Crown Commercial Service (CCS) arbeitete mit getrennten Finanz- und HR-Systemen, die nicht nur veraltet und ineffizient, sondern auch im Funktionsumfang begrenzt und schwer zu verwalten waren. Die Finanz- und HR-Teams bei CCS benötigten jeden Monat bis zu drei Tage allein für den Datenabgleich zwischen den verschiedenen Systemen.
Für die Vorlage der Abschlusszahlen war ein hoher manueller Aufwand erforderlich. Die Erstellung von Headcounts und Budgets war eine zeitraubende Angelegenheit, und Spesenabrechnungen sowie Urlaubsanträge wurden manuell auf Papier eingereicht.
Unsere Finanz- und HR-Experten waren vor allem auf administrative Aufgaben fokussiert, anstatt durch strategische Arbeit einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.
Delivery Manager
Eine einzige Lösung für Finanzen und HR
Mit der neuen Software wollte CCS mehr erreichen, als nur veraltete Anwendungen zu ersetzen. Geplant war eine Transformation der Finanz- und HR-Funktionen durch eine moderne, kollaborative Lösung, die eine einheitliche Version der Daten bereitstellt.
Damit hätten Führungskräfte sowie Finanz- und HR-Experten Zugriff auf präzise Informationen für die geschäftliche Planung und Entscheidungsfindung.
Die Benutzerfreundlichkeit und Funktionsbandbreite unserer Lösungen waren für CCS ebenfalls ausschlaggebende Faktoren. CCS wollte seine Finanz- und HR-Anwendungen durch eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) ersetzen, die leichter zu verwalten ist und bei neuen Benutzeranforderungen entsprechend erweitert werden kann.
Mehrwert durch mehr Eigenständigkeit für Mitarbeiter
Wir haben CCS dabei unterstützt, die Arbeitsweise seiner Finanz- und HR-Spezialisten zu transformieren. Prozesse auf Papierbasis wurden durch Selfservice-Anwendungen zur Erfassung von Abwesenheiten und für Spesenabrechnungen ersetzt.
Bei der Implementierung von Workday wurden die Finanz- und HR-Prozesse von CCS geprüft und optimiert. Als Ergänzung zu den Standardberichten in der Lösung wurden neue benutzerdefinierte Berichte und Dashboards entwickelt. Mittlerweile können sich die Finanz- und HR-Teams Projekten widmen, die von strategischem Nutzen sind, anstatt Transaktionen zu verwalten und Daten abzugleichen.
„Selfservice war ein wichtiger Bestandteil unserer Änderungsvorgaben“, erläutert John Seery, Delivery Manager bei CCS. „Jetzt sind unsere Bereichsleiter für die Erfassung von Abwesenheiten im Krankheitsfall und die Genehmigung von Spesen zuständig. All das wurde durch die Implementierung von Workday gefördert.“
Wir benötigten eine zentrale Lösung, die unsere Finanz- und HR-Funktionen zusammenführt. Deshalb haben wir uns für Workday entschieden.
Finance Director
Eine einheitliche Datenbasis
Durch die „Single Source of Truth“ für Manager und Führungsteam konnte CCS die Qualität der Entscheidungsfindung verbessern. Finanz- und HR-Experten müssen keine Zeit mehr für das Abgleichen von Daten aufwenden. Fehler können innerhalb der Lösung erörtert und behoben werden.
Berichte, in denen Kostenstellen-Managern relevante Budgetinformationen in Echtzeit präsentiert werden, sparen enorm viel Zeit. Im Schnitt benötigten Business Partner im Finanzbereich drei Tage pro Monat für das Erstellen von Informationspaketen für Kostenstellen-Manager, die jetzt Live-Berichte online einsehen können. Das entspricht einer Zeitersparnis von 216 Tagen pro Jahr bei sechs Business Partnern in der Finanzabteilung.
Seery zufolge ist die Berechnung der Jahresabschlussberichte für Performance und Boni ebenfalls wesentlich einfacher. „Wir können die Namen der Mitarbeiter einfach in eine 9-Box-Matrix ziehen und dann die Performance einzelner Mitarbeiter oder Gruppen vergleichen.“
Die Zukunft im Visier
CCS steht gerade erst am Anfang, was die optimale Nutzung der Funktionen von Workday angeht. Doch schon jetzt wurde ein neuer Hub für Onboarding und Learning gestartet, der Online-Kurse zum Mitarbeiter-Wellbeing, zu Cybersicherheit und unternehmerischen Kompetenzen anbietet.
Außerdem ist geplant, das Recruiting künftig mit Workday zu managen. CCS hat in Zusammenarbeit mit unserem zertifizierten Software- und Servicepartner Kainos die von der Civil Service Commission vorgeschriebene Anonymisierung von Bewerberdaten umgesetzt.
Weitere spannende Ergänzungen sind die Einführung von Workday Assistant, ein durch Sprachbefehle gesteuerter Chatbot.
Unsere Geschäftsführung sowie die Kostenstellen-Manager können schneller Entscheidungen treffen, weil sie verlässliche Echtzeit-Daten zur Hand haben.
Delivery Manager