Avago war ursprünglich die Halbleiterabteilung von Hewlett Packard. Das Unternehmen ist tief im Silicon Valley verwurzelt und hat seinen eigenen Platz auf der Weltbühne eingenommen. Seine Produkte finden Anwendung in Smartphones, Unterhaltungselektronik, Unternehmensspeichern und -Servern und Industrieelektronik. Der Kundenstamm reicht von LG und Samsung bis Cisco und Siemens.
Das Unternehmen ist in mehr als einem Dutzend Ländern auf der ganzen Welt tätig und hat jetzt, um seine globale Reichweite zu managen, zwei Hauptsitze, einen in Singapur und einen San Jose, Kalifornien. Der Wunsch, seine weltweit tätigen Mitarbeiter besser betreuen zu können, hat Avago zu Workday geführt.
Die Suche nach einer kostengünstigen, globalen Lösung
Chong Yee Lin, globaler HRIS Senior Manager bei Avago erinnert sich an die Reise, die 2008 begann, kurz bevor das Unternehmen an die Börse ging.
„Wir waren auf der Suche nach einem Cloud-Service für Unternehmen, der eine globale Abstimmung der Prozesse bietet“, sagt sie. „Wir wollten einen Selfservice für Führungskräfte und Mitarbeiter. Außerdem wünschten wir uns eine Lösung, die anwenderfreundlich und einfach einzuführen war, und das weltweit.“
Bei den zwei Legacy-ERP-Systemen von Avago vermisste man nicht nur den Selfservice, sie mussten auch ständig aufeinander abgestimmt werden. Daten von einem System wurden händisch in das andere eingegeben. Weil das HR-Team von keinem der Systeme alle Daten erhalten konnte, verwendete es ein Reporting-Tool von einem Drittanbieter. „Das bedeutete vor allem viel manuelle Arbeit“, erinnert sich Yee Lin.
Das Unternehmen wünschte sich eine Lösung, die leicht zu ändern und zu aktualisieren war, ohne den langwierigen Prozess, der bei seinem Legacy-System erforderlich war. Ein wichtiger Aspekt war auch die Benutzerfreundlichkeit. „Wir haben einen Endanwendertest durchgeführt und die Mitarbeiter durften die Lösungen bewerten“, erinnert sich Yee Lin. „Sie bevorzugten Workday. Was das Look and Feel anging, war es intuitiver als andere Lösungen.“
Am wichtigsten war dem Avago-Team, dass es eine kostengünstige Lösung ist. „Unter den Lösungen, die zur Auswahl standen, sollte die robusteste und wirtschaftlichste Plattform gewählt werden“, sagt Yee Lin.
Avago hat sich zwar auch die neuesten Versionen seiner Legacy-ERP-Systeme angesehen, hat aber schnell erkannt, dass eine cloudbasierte Lösung dem Unternehmen Geld sparen würde. „Einer der wichtigsten Gründe für die Entscheidung war, dass Workday ein Software-as-a-Service ist. Im Vergleich zu On-Premise-Implementierungen waren die Kosteneinsparungen von SaaS offensichtlich“, sagt Yee Lin. Im Vergleich zu On-Premise-Implementierungen waren die Kosteneinsparungen von SaaS offensichtlich“, sagt Yee Lin.
Deployment in Rekordzeit, mit problemloser Integration
Als sich das Team sich schließlich für Workday entschieden hatte, stellte sich die Frage, wie schnell die Lösung weltweit implementiert werden könnte. Das Ziel? Sieben Monate für das vollständige Deployment.
„Wir haben uns gefragt, ob das überhaupt möglich sein würde“, erklärt Yee Lin. „Zu diesem Zeitpunkt war das Unternehmen noch etwas kleiner. Es war in 16 Ländern tätig. Wir hatten 12 Währungen und einige sprachliche Anforderungen. Workday wurde unser Partner und versprach uns, das in sieben Monaten hinzukriegen. Bei Mitbewerbern hätte die Implementierung ein Jahr oder länger gedauert. Mit Workday haben wir unsere Ziele erreicht.“
Workday-Updates werden mehrmals pro Jahr bereitgestellt. Das bedeutet, dass die Anwendungen von Avago immer auf dem neuesten Stand sind. Das Team von Yee Lin hatte eine lange Liste von Änderungsanforderungen, bevor Workday zum Einsatz kam. „Die Zeit für die Implementierung war auf zwei Jahre angesetzt“, sagt sie. Doch mit jedem Update verringerte sich der Rückstand.
„Wir fanden heraus, dass viele Dinge, die wir als ‚nett‘ oder sogar wichtig erachteten, ganz einfach aktiviert werden konnten“, sagt sie. Einige wurden einfach schon mit dem Release geliefert, andere mussten konfiguriert werden. Daher hatten wir die Wahl und die Flexibilität, zu entscheiden und zu priorisieren, was wir wann brauchen. Wir können innerhalb unseres Teams entscheiden, wann wir Funktionen aktivieren.“
Wie jedes komplexe globale Unternehmen hat Avago viele Systeme, die integriert werden müssen. Dass mit Workday die Integration reibungslos ablaufen würde, war ein weiteres wichtiges Verkaufsargument.
„Eines der Implementierungsziele für das Go-Live war, dass die Schnittstellen weiterhin funktionieren müssen“, sagt Yee Lin. „Wir hatten eine Liste von fast 20 Unternehmensschnittstellen, die verschiedene Teile des Unternehmens bedienten. Die wichtigsten Schnittstellen gehen von unserer ERP-Lösung aus, mit der wir die Bereitstellungslogistik und die Beschaffung abwickeln. Wir hatten auch Schnittstellen, die die Authentifizierung und die Single-Sign-on-Erstellung in anderen Teilen der Organisation speisten. Aber die primäre Schnittstelle, die reibungslos funktionieren musste, war die Entgeltabrechnungsschnittstelle.“
Insgesamt verlief die Implementierung aus Sicht der HR-Abteilung und der Schnittstellen problemlos, ohne das Schnittstellen ausfielen. Dazu gehörte auch die wichtige Integration in die lokalen Entgeltabrechnungssysteme.
Von vielen Systemen zu einer einzigen Lösung
Nachdem die Lösung nun dreieinhalb Jahre in Betrieb ist, hat Avagos Erfahrung mit Workday einige wichtige Vorteile aufgezeigt.
Yee Lin sagt, dass für das Unternehmen gleich zu Beginn des Deployments finanzielle Vorteile deutlich wurden. Für Avago war es auch von Vorteil, dass viele Systeme durch eine einzige Lösung ersetzt wurden. „Diese eine Komplettlösung bedeutet eine einfache Wartung und weitere Vorteile“, meint sie. „Das Look and Feel ist gleich. Früher waren die Spesen auf einem anderen System, und die Mitarbeiter mussten sich anders anmelden. Jetzt haben wir alles auf derselben Bedienoberfläche. Informationen über die Mitarbeiterhierarchie und Beziehungen für die Genehmigung von Berichten befinden sich alle in derselben Lösung. Alle Funktionen verwenden denselben Workflow und es sind keine zusätzlichen Schulungen erforderlich.“
Vor Workday war es nicht möglich, die weltweiten Mitarbeiterzahlen für das gesamte Unternehmen ohne manuelle Arbeit abzufragen. Die Daten mussten händisch von Tabellenblättern aus den verschiedenen Ländern abgelesen und eingegeben werden. Yee Lins Team gab die Daten ein, so schnell sie eben hereinkamen. „Es gab daher Zeiten, wo es gar nicht möglich war, die korrekte Anzahl zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erhalten“, sagt sie. Jetzt ist die weltweite Mitarbeiteranzahl jederzeit abrufbar. „Und wir haben die Aufschlüsselung nach Ländern, die Echtzeit-Mitarbeiteranzahl, die Bevölkerung“, sagt sie. „Wir können die Zahlen ganz einfach in fest angestellte Mitarbeiter und externe Mitarbeiter aufschlüsseln. Abteilungsleiter können ihre eigene Liste ganz schnell in Echtzeit abrufen.“
Die Echtzeitanalysen von Workday haben dem Unternehmen geholfen, weil nun eine einzige globale Ansicht von bestimmten wichtigen Daten abgerufen werden kann. „Wir können allen Managern wichtige Berichte im Dashboard bereitstellen, oder allen HR-Geschäftspartnern, sodass sie einen Standardbericht haben“, sagt sie. „Diese Berichte werden während der Einführung wichtiger Programme verwendet.“
„Der Vorteil dabei ist, dass wir Berichte weltweit bereitstellen können. Diese können dann vom globalen HR Business Support Team abgerufen werden. Wir haben eine Standardansicht, die gegebenenfalls in Regionen aufgeschlüsselt werden kann.“
Workday hat Avago dabei unterstützt, seine beiden Hauptsitze in Singapur und San Jose zu managen. Dies gestaltet sich mithilfe der Lösung viel leichter, weil nun beide Teams auf dieselben Informationen zugreifen können. „Wir haben so viel übergreifendes Reporting von Asien in die USA und umgekehrt“, meint Yee Lin. „Wenn zum Beispiel globale Programme von den USA aus eingeführt werden – z. B. Vergütung –, haben wir jetzt weniger Probleme mit der Datenintegrität als früher. Und von Anfang an konnten Manager und Mitarbeiter ihre Daten sehen.“
Bereit für die Zukunft
Das Unternehmen entdeckt auch die Vorteile der mobilen Fähigkeiten von Workday. Die Mitarbeiter verwenden nun Mobilgeräte, um Belege zu erfassen und sehen Potenzial für andere Zwecke. „Mobilgeräte sind ein Bereich, auf den wir uns noch mehr konzentrieren möchten“, sagt Yee Lin. „Es ist definitiv von Vorteil, wenn man sich die Dashboard-Berichte auf einem iPad oder Mobiltelefon ansehen kann.“ Sie sieht auch Vorteile darin, dass Führungskräfte Genehmigungen über Mobilgeräte erteilen können. Statt einfach nur Informationen abzurufen, können Manager sich damit befassen, wenn es für sie gerade gut passt.
Und schließlich kann sich das HR-Team auf strategische Aufgaben konzentrieren. „Jetzt sind keine manuellen Eingaben mehr nötig“, sagt sie. „In der HR-Abteilung haben wir das Gefühl, dass wir nun mehr Kontrolle haben, weil wir für spezielle Konfigurationen keine Anträge mehr stellen müssen. Das HR-Team hat nun diese Fähigkeit und kann mit der IT zusammenarbeiten, um die strategischen Schnittstellen zu verbessern.“
„Derzeit definieren wir uns selbst noch immer als tendenziell administrative Abteilung. Workday gibt uns meiner Meinung nach die Möglichkeit, uns neu zu positionieren – wir können uns jetzt stärker auf strategische Fragen konzentrieren“, sagt sie.
„Normalerweise gibt es Widerstände gegen Änderungen, aber wir haben gelernt, dass wir diese leicht überwinden können“, schließt sie. „Wir sind davon ausgegangen, dass das Änderungsmanagement zu einer großen Herausforderung werden würde. Dem war aber nicht so. Keine Neuigkeiten sind in diesem Fall gute Neuigkeiten.“