Was ist eine rollierende Prognose?

Rollierende Prognosen – kurz erklärt

Mit rollierenden Prognosen verbessern Sie Ihren Geschäftsausblick durch die kontinuierliche Aktualisierung der Projektionen – in der Regel auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis. Statt an eine feste Periode wie das traditionelle Geschäftsjahr gebunden zu sein, konzentriert sich eine rollierende Prognose auf einen konstanten Planungshorizont – etwa 12, 18 oder 24 Monate – und fügt kontinuierlich neue Perioden hinzu, sobald ältere abgeschlossen sind.

Mit einem kontinuierlichen Budgetzyklus stellen Sie sicher, dass Ihre Prognosen stets die aktuelle Geschäftslage widerspiegeln und einen genaueren sowie dynamischeren Ausblick in die Zukunft bieten. Mit rollierenden Prognosen können Unternehmen effektiver planen und flexibel auf Veränderungen reagieren, indem sie statische und häufig kurzlebige Annahmen durch Echtzeit-Daten und zukunftsorientierte Einblicke ersetzen.

Schlüsselelemente einer rollierenden Prognose

Rollierende Prognosen sind besonders aussagekräftig, da sie einen dynamischen, zukunftsorientierten Blick auf die Finanzlage Ihres Unternehmens bieten. Anders als statische Budgets werden rollierende Prognosen kontinuierlich mit neue Daten aktualisiert und auf die wichtigsten Treiber ausgerichtet. Die effektive Implementierung rollierender Prognosen setzt ein Verständnis der Schlüsselkomponenten voraus, die wesentlich zur Aussagekraft der Prognosen beitragen:

Treiberbasierte Planung

Rollierende Prognosen priorisieren wesentliche Geschäftstreiber – Kennzahlen, die unmittelbar die finanzielle Performance beeinflussen –, statt statischer Budgetposten. Indem Unternehmen sich auf diese kritischen Variablen konzentrieren, schaffen sie flexible, aussagekräftige Prognosen, die reale dynamische Faktoren berücksichtigen.

So sieht das in der Praxis aus:

• Ein abonnementbasiertes Geschäftsmodell könnte sich beispielsweise auf Kennzahlen wie die Kundenakquisitionskosten, Erneuerungsraten und den durchschnittlichen Umsatz pro Anwender (ARPU) konzentrieren.

• Ein Fertigungsunternehmen priorisiert dagegen Produktionskapazität, Materialkosten und Bestandsumschlagraten.

Eine treiberbasierte Planung reduziert nicht nur die Komplexität der Prognoseerstellung, sondern sorgt auch dafür, dass Prognosen unmittelbar mit den erfolgsentscheidenden Faktoren verknüpft sind. Dieser Fokus ermöglicht bessere Entscheidungen und eine schnellere Reaktion auf Veränderungen.

Regelmäßige Aktualisierungen

Eines der wichtigsten Merkmale rollierender Prognosen ist ihre regelmäßige Aktualisierung. Im Gegensatz zu jährlichen Budgets, die für ein komplettes Geschäftsjahr festgeschrieben sind, werden rollierende Prognosen monatlich oder vierteljährlich aktualisiert, um die jeweils aktuellen Daten und Marktbedingungen zu berücksichtigen.

Vorteile häufiger Aktualisierungen:

• Zeitnahe Anpassungen: Unternehmen können schnell auf Veränderungen reagieren, wie z. B. eine wechselnde Kundennachfrage, Unterbrechungen der Lieferkette oder steigende Kosten.

• Verbesserte Genauigkeit: Regelmäßige Aktualisierungen minimieren das Risiko veralteter Annahmen und ermöglichen realitätsnahe Prognosen.

Wenn beispielsweise ein Handelsunternehmen einen deutlichen Anstieg der Online-Verkäufe in einem bestimmten Quartal verzeichnet, kann es mittels rollierender Prognose umgehend die Ausgaben für Marketing oder Bestandsallokation anpassen, um die Gewinne zu maximieren.

Datenintegration in Echtzeit

Präzise und aktuelle Daten sind für rollierende Prognosen entscheidend. Ohne zuverlässige Informationen können Prognosen schnell an Relevanz verlieren oder zu Fehlentscheidungen führen. Moderne Finanzplanungslösungen wie Workday Adaptive Planning überzeugen durch die Integration von echtzeitbasierten Finanz- und Betriebsdaten und stellen sicher, dass Prognosen stets auf den aktuellsten Informationen basieren.

Vorteile einer Integration in Echtzeit:

• Optimierte Datenerfassung: Daten werden automatisch aus verschiedenen Systemen abgerufen, was manuelle Aktualisierungen überflüssig macht.

• Ganzheitliche Einblicke: Finanz-, Betriebs- und externe Daten werden kombiniert, um einen umfassenden Überblick über die geschäftliche Performance zu vermitteln.

• Fehlerreduzierung: Durch Automatisierung wird das Risiko menschlicher Fehler minimiert und die Zuverlässigkeit der Prognosen verbessert.

Integration in Echtzeit gewährleistet, dass Entscheidungsträger Zugriff auf die neuesten Informationen haben und dadurch schnell und sicher agieren können.

Szenarioanalyse

Eine der effektivsten Merkmale rollierender Prognosen ist die Möglichkeit, What-If-Szenarien zu modellieren. So können Organisationen evaluieren, wie sich verschiedene Faktoren auf ihre Performance auswirken, und entsprechend planen.

Szenarioanalysen bieten folgende Vorteile:

• Sie bereitet Unternehmen auf verschiedene potenzielle Ergebnisse vor, von Best-Case- bis hin zu Worst-Case-Szenarien.

• Sie ermöglichen eine proaktive Planung für unerwartete Ereignisse, wie z. B. Konjunkturkrisen, regulatorische Änderungen oder Wettbewerbsrisiken.

• Sie optimieren strategische Entscheidungen, indem Unternehmen die Auswirkungen neuer Initiativen – sei es der Einstieg in einen neuen Markt oder die Einführung eines Produkts – vorab testen können.

Beispiel aus der Praxis:

Ein Logistikunternehmen könnte Szenarioanalysen einsetzen, um die Auswirkungen steigender Treibstoffkosten auf die Rentabilität zu evaluieren. Durch die Einbeziehung dieser Analysen in seine rollierenden Prognosen kann das Unternehmen seine Preisstrategien anpassen oder alternative Methoden zur Risikominimierung bestimmen.

Erfolgreiche Zusammenarbeit

Rollierende Prognosen entfalten ihr volles Potenzial erst durch die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen. Anders als statische Budgets, die oft als Datensilos in der Finanzfunktion existieren, basieren rollierende Prognosen auf den Beiträgen von Stakeholdern aus allen Unternehmensbereichen.

Die kollaborative Planung umfasst folgende Beteiligte:

• Vertriebsteams: Sie gewähren Einblicke in Markttrends, Kundennachfrage und anstehende Geschäftsabschlüsse

• Marketing-Teams: Sie teilen Daten zur Performance von Kampagnen, Lead-Generierung und zu Kundenakquisitionskosten

• Operations-Teams: Sie liefern Daten zu Kapazitätsengpässen, Produktionszeitplänen und Lieferkettenproblemen

• HR-Teams: Sie teilen Personaldaten wie Einstellungspläne oder Fluktuationsraten, um Projektionen für Arbeitskosten zu erstellen.

Diese funktionsübergreifende Zusammenarbeit gewährleistet, dass Prognosen die Geschäftslage präzise und ganzheitlich abbilden und fördert gleichzeitig die Abstimmung zwischen den Abteilungen.

Rollierende Prognosen vs. statische Budgets

Statische Budgets bildeten jahrzehntelang das Rückgrat der Finanzplanung, sind jedoch mit erheblichen Einschränkungen verbunden. Sie bieten eine strukturierte Roadmap für das Geschäftsjahr, ohne jedoch unvorhergesehene Ereignisse zu berücksichtigen.

Herausforderungen statischer Budgets

1. Überholte Annahmen: Statische Budgets beruhen in der Regel auf den Monate vor Beginn des Geschäftsjahres verfügbaren Daten. Daher eignen sie sich kaum, um auf Veränderungen in Echtzeit zu reagieren.
2. Mangelnde Flexibilität: Einmal festgeschriebene, statische Budgets lassen sich nur schwer anpassen, selbst wenn sich die Prioritäten ändern oder nicht eingeplante Ausgaben entstehen.
3. Ineffizienz: Die Erstellung eines statischen Budgets ist zeitaufwendig und erfordert oft eine monatelange Beteiligung mehrerer Teams.

Vorteile rollierender Prognosen

Rollierende Prognosen stellen sich diesen Herausforderungen, indem sie einen kontinuierlichen, adaptiven Ansatz für die Finanzplanung bieten. Zu den wichtigsten Vorteile zählen:

• Zeitnahe Anpassungen: Regelmäßige Updates ermöglichen zeitnahe Aktualisierungen und bei Bedarf Planänderungen.

• Höhere Genauigkeit: Durch die Integration von Echtzeit-Daten wird das Risiko fehlerhafter Prognosen minimiert.

• Proaktive Entscheidungsfindung: Unternehmen können schnell auf sich abzeichnende Risiken oder Chancen reagieren und sind nicht an einen statischen Plan gebunden.

• Bessere Ressourcenallokation: Rollierende Prognosen ermöglichen Organisationen eine effektivere Zuweisung von Budgets und die Ausrichtung von Investitionen an aktuellen Prioritäten sowie langfristigen Zielen, indem sie aufzeigen, wo Ressourcen am dringendsten benötigt werden.

• Optimiertes Risikomanagement: Durch die Szenarioplanung im Rahmen rollierender Prognosen können Unternehmen potenzielle Risiken besser einschätzen und Notfallpläne entwickeln. So sinkt die Wahrscheinlichkeit, von unerwarteten Ereignissen überrascht zu werden.

• Stärkere strategische Ausrichtung: Rollierende Prognosen verknüpfen eine kurzfristige Finanzplanung mit langfristigen strategischen Zielen – und gewährleisten so, dass jede Entscheidung die übergeordneten Unternehmensziele unterstützt.

Rollierende Prognosen mit Workday Adaptive Planning erstellen

Die Implementierung rollierender Prognosen mag schwierig anmuten, doch mit der richtigen Herangehensweise und Lösungen wie Workday Adaptive Planning wird der Prozess sowohl effizient als auch beherrschbar. Die folgende detaillierte Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine rollierende Prognose gezielt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zuschneiden.

Schritt 1: Definition des zeitlichen Rahmens

Der erste Schritt bei der Erstellung einer rollierenden Prognose besteht darin, den Zeitrahmen für die Prognose zu bestimmen. Am häufigsten werden 12 Monate gewählt. Der Fokus liegt dabei auf kurzfristigen operativen Zielen mit einem strategischen Ausblick. Je nach Branche und Anforderungen an die Planung können Sie jedoch auch einen Zeitraum von 18 oder 24 Monaten wählen.

Handelsunternehmen können zum Beispiel mit einem 12-Monats-Zeitraum arbeiten, um saisonale Schwankungen abzubilden, während sich Hersteller möglicherweise für einen 24-Monats-Zeitraum entscheiden, der längeren Produktions- und Vertriebszyklen Rechnung trägt.

Bei der Wahl eines Zeitraums ist Folgendes zu beachten:

1. Einbeziehung von Stakeholdern: Stimmen Sie sich mit Finanz-, Operations- und Führungsteam ab, wie weit die Planung in die Zukunft reichen soll, um Entscheidungen zu optimieren.
2. Ausrichtung auf strategische Ziele: Vergewissern Sie sich, dass der gewählte Planungshorizont die übergeordneten Ziele Ihres Unternehmens unterstützt, wie z. B. Wachstumsinitiativen oder Maßnahmen zur Kosteneinsparung.

Schritt 2: Sammlung historischer Daten

Zuverlässige Prognosen erfordern ein Verständnis der bisherigen Performance. Historische Daten bilden die Basis zur Ermittelung von Trends, saisonalen Schwankungen und Mustern, die zukünftige Ergebnisse beeinflussen. Hier erfahren Sie, wie Sie bei diesem Schritt effektiv vorgehen:

1. Erfassung wichtiger Datasets: Ertrags- und Ausgabendaten, operative Kennzahlen (wie Produktionsvolumen oder Verkaufszahlen) und externe Faktoren wie Markttrends oder Wirtschaftsindikatoren.
2. Normalisierung der Daten: Bereinigen Sie Ihre Daten, um Anomalien wie einmalige Aufwendungen oder Ausreißer bei Vertriebsereignissen zu eliminieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Prognosen nicht durch ungewöhnliche Ereignisse in der Vergangenheit verzerrt werden.
3. Verwendung historischer Durchschnittswerte: Identifizieren Sie Trends im Jahresvergleich, saisonale Schwankungen oder wiederkehrende Performance-Hochs und Tiefs. Als abonnementbasiertes Unternehmen sollten Sie beispielsweise analysieren, wie sich die Erneuerungsraten im Jahresverlauf entwickeln.
4. Einsatz von Workday: Importieren Sie historische Daten in Workday Adaptive Planning, um mühelos Baselines zu generieren und Trendanalysen zu automatisieren.

Durch die umfassende Analyse historischer Daten schaffen Sie eine solide Basis für Ihre Prognose.

Schritt 3: Konzentration auf wichtige Treiber

Setzen Sie den Fokus auf die wesentlichen Geschäftstreiber, die maßgeblich die Performance Ihrer Organisation beeinflussen, anstatt für jeden einzelnen Posten Prognosen zu erstellen. Die treiberbasierte Planung vereinfacht die Prognoseerstellung und gewährleistet, dass alle Projektionen auf die wesentlichen Faktoren ausgerichtet sind.

So ermitteln Sie die wichtigsten Treiber:

1. Einordnung Ihres Geschäftsmodells:Während für ein SaaS-Unternehmen möglicherweise Kundengewinnung und Abwanderungsraten entscheidend sind, könnten für ein Handelsunternehmen Bestandsumschlag und saisonale Verkaufstrends im Fokus liegen.
2. Priorisierung von Kennzahlen, die Ertrag oder Kosten beeinflussen: Konzentrieren Sie sich auf Kennzahlen wie Umsatzvolumen, Mitarbeite-Headcount und Arbeitskosten sowie Aufwendungen für Produktion oder Lieferung.
3. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Holen Sie Teamleitungen aus Finanzfunktion, Operations und Vertrieb ins Boot, um die aus ihrer Perspektive wichtigsten Einflussfaktoren auf die Ergebnisse zu ermitteln.

Workday bietet folgende Vorteile:
Mit Workday Adaptive Planning können Sie treiberbasierte Modelle erstellen, indem Sie Eingaben (z. B. Verkaufsvolumen) mit Ausgaben (z. B. Ertrag oder Produktionskosten) verknüpfen. Dies ermöglicht eine automatische Anpassung von Prognosen, wenn sich entscheidende Treiber verändern. So sparen Sie Zeit und sorgen für Genauigkeit.

Schritt 4: Verwendung treiberbasierter Modelle

Treiberbasierte Modelle sind ein Kennzeichen effektiver rollierender Prognosen. Diese Modelle konzentrieren sich auf besonders wichtige Variablen und passen die zugehörigen Kennzahlen automatisch an, wenn sich wichtige Eingaben ändern. Mit Workday Adaptive Planning lassen sich die Modelle auf intuitive Weise erstellen und verwalten.

So erstellen Sie treiberbasierte Modelle:

1. Definieren Sie Beziehungen zwischen Kennzahlen: Verknüpfen Sie beispielsweise das Vertriebsvolumen mit den Erträgen, den Umsatzkosten und den Marketingausgaben.
2. Binden Sie Annahmen ein: Legen Sie Annahmen für Variablen wie Wachstumsraten, Preisänderungen oder Marktbedingungen fest. Legen Sie zum Beispiel als Annahme einen 5 %igen Anstieg der Rohstoffkosten fest und modellieren Sie die Auswirkungen auf Ihre Gesamtausgaben.
3. Testen Sie die Sensitivität: Analysieren Sie, wie sich Änderungen bei einem Treiber (z. B. Kosten für die Kundenakquise) auf die Gesamtprognose auswirken.

Zu verwendende Workday-Features:

• Einsatzfertige Vorlagen: Nutzen Sie branchenspezifische Vorlagen als Ausgangspunkt oder passen Sie Ihre eigenen Modelle benutzerdefiniert an.

• Automatisierung: Sobald die Beziehungen zwischen den Treibern definiert sind, aktualisiert Workday automatisch alle zugehörigen Kennzahlen. So sparen Sie Zeit und sorgen für Konsistenz.

• Szenarioplanung: Entwickeln Sie mehrere treiberbasierte Szenarien, um sich auf den Best Case, den Worst Case und den wahrscheinlichsten Fall vorzubereiten.

Die treiberbasierte Modellierung verschiebt Ihren Fokus von einzelnen Posten hin zu übergeordneten geschäftlichen Dynamik und ermöglicht dadurch eine agile und responsive Prognose.

Schritt 5: Regelmäßige Aktualisierungen

Rollierende Prognosen sind nur effektiv, wenn sie kontinuierlich aktualisiert werden. Dies erfordert regelmäßige Updates, um sicherzustellen, dass Ihre Projektionen die neuesten Daten enthalten und die aktuelle Geschäftslage widerspiegeln.

So sorgen Sie für regelmäßige Aktualisierungen:

1. Erstellen Sie einen Zeitplan: Die meisten Organisationen aktualisieren rollierende Prognosen monatlich oder vierteljährlich. Wählen Sie ein Intervall, das Genauigkeit und betriebliche Bandbreite optimal ausbalanciert.
2. Optimieren Sie die Datenerfassung: Nutzen Sie die Integrationsfunktionen von Workday, um Daten automatisch aus Betriebs- und Finanzsystemen zusammenzuführen. Die manuelle Dateneingabe wird damit überflüssig.
3. Beziehen Sie wichtige Stakeholder ein: Planen Sie Review-Meetings mit den Abteilungsleitungen, um Annahmen zu validieren und Eingaben zu aktualisieren.
4. Analysieren Sie Abweichungen: Vergleichen Sie Prognosen mit der tatsächlichen Performance der vorherigen Periode. Identifizieren Sie Bereiche, in denen Annahmen angepasst werden müssen, und optimieren Sie das Modell entsprechend.

Verwenden Sie Workday für Aktualisierungen:
Workday Adaptive Planning automatisiert den Aktualisierungsprozess und sorgt dafür, dass Prognosen mit Echtzeit-Daten aktualisiert werden. Mit anpassbaren Dashboards können Stakeholder mühelos aktualisierte Projektionen anzeigen und deren Auswirkungen beurteilen.

Schritt 6: Kommunikation und direkte Umsetzung von Erkenntnissen

Nach der Aktualisierung Ihrer rollierenden Prognose ist es wichtig, dass die Erkenntnisse unternehmensweit geteilt und umgesetzt werden. In diesem Schritt werden die Zahlen in handlungsorientierte Strategien umgewandelt, die die Entscheidungsfindung unterstützen.

1. Einsatz von Dashboards für Übersichtlichkeit: Workday-Dashboards visualisieren komplexe Daten auf intuitive Weise und machen diese auch für Stakeholder außerhalb der Finanzabteilung verständlich.
2. Maßgeschneidertes Reporting für unterschiedliche Zielgruppen: Stellen Sie den Führungskräften eher allgemeine Zusammenfassungen bereit, während Sie den Abteilungsleitungen detailliert aufgeschlüsselte Informationen bieten.
3. Förderung von Verantwortlichkeit: Weisen Sie Aktionselemente basierend auf Prognoseeinblicken zu und sorgen Sie dafür, dass Teams ihre Rolle bei der Umsetzung der Ziele wahrnehmen.

Kommunizieren Sie Prognosen effektiv, damit sie als Grundlage für strategische Entscheidungen und operative Anpassungen dienen.

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