Czym jest automatyzacja płac i jakie niesie korzyści?
Automatyzacja płac rewolucjonizuje tradycyjne rozliczanie wynagrodzeń, optymalizując obliczenia, minimalizując błędy i oszczędzając cenny czas działów HR oraz finansów. Ten przewodnik wyjaśnia, na czym polega automatyczne rozliczanie płac, jakie są jego główne korzyści oraz jak można je wykorzystać do wdrożenia inteligentniejszych i bardziej odpornych procesów płacowych.
Czym jest automatyzacja płac?
Automatyzacja płac usprawnia zadania płacowe i zarządza nimi, realizując je w ułamku czasu potrzebnego przy pracy ręcznej. Obecnie stanowi ona kluczowy element zarządzania pracownikami.
Od obliczania wynagrodzeń pracowników, przez obsługę potrąceń podatkowych , po generowanie pasków wypłat – zautomatyzowane systemy zarządzania płacami przejmują powtarzalne, czasochłonne procesy, dzięki czemu działy HR i finansowy mogą skupić się na pracy o większej wartości.
Badania Workday pokazują, że 92% liderów biznesowych i specjalistów od płac dostrzega strategiczne znaczenie procesów płacowych, jednak aż 89% uważa, że ich dotychczasowe rozwiązania nie spełniają oczekiwań. Automatyzacja wypełnia tę lukę, sprawiając, że naliczanie płac staje się bardziej efektywną i wydajną funkcją.
Kluczowe wnioski
Automatyzacja płac przekształca ręczne procesy płacowe, oszczędzając czas i usprawniając przepływy pracy.
Zautomatyzowane systemy zarządzania płacami sprawiają, że rozliczanie płac staje się strategiczną funkcją przedsiębiorstwa.
Konkretne korzyści z automatyzacji płac to m.in. spójne i terminowe wypłaty, mniejsza liczba błędów oraz niższe obciążenie administracyjne zespołów HR i finansowych.
Takie funkcje jak samoobsługowe portale płacowe i aktualizacje w czasie rzeczywistym stają się standardem jakości.
Współpraca z renomowanym dostawcą rozwiązań do automatyzacji płac może znacznie zminimalizować ryzyko związane z wdrożeniem nowego systemu i zapewnić sprawniejszą transformację.
5 najważniejszych korzyści automatyzacji płac
Automatyzacja płac nie tylko zastępuje zadania wykonywane ręcznie, ale także pomaga organizacjom usprawnić przepływy pracy, ograniczyć liczbę błędów i przekształcić obsługę płac w zasób strategiczny. Ręczna obsługa płac jest pracochłonna i mało wydajna, natomiast zautomatyzowane systemy płac oszczędzają czas bez utraty dokładności. Zobacz, co możesz dzięki nim osiągnąć.
Uprość złożone obliczenia
Zautomatyzowane systemy obsługi płac szybko i dokładnie obliczają przedziały podatkowe, wynagrodzenia za nadgodziny i alokację świadczeń, nawet w obliczu zmian przepisów i stawek. Aktualizacje są wprowadzane automatycznie, co gwarantuje, że każde wyliczenie płacy jest zgodne z aktualnymi przepisami. Zespoły zajmujące się płacami mogą polegać na zautomatyzowanych systemach, aby zminimalizować liczbę błędów i uniknąć ręcznych korekt.
Czy wiesz, że...?
87% respondentów raportu Workday pt. „Strategiczny rozwój globalnego systemu płac” stwierdziło, że rosnąca złożoność systemu płac stanowi duże wyzwanie.
Zapewnij terminowe przetwarzanie płac
Opóźnienia w przetwarzaniu płac mogą prowadzić do niezadowolenia pracowników i zakłócać planowanie finansowe. W przypadku ręcznych procesów płacowych takie problemy są powszechne – aż 99% organizacji twierdzi, że rozlicza płace wstecznie i każdego roku z powodu błędów dokonuje średnio ponad 300 dodatkowych wypłat.
Zautomatyzowane usługi kadrowo-płacowe gwarantują, że każdy cykl wypłat będzie realizowany zgodnie z harmonogramem, bez względu na liczbę pracowników czy zmiany wprowadzone w ostatniej chwili.
Zmniejsz obciążenie administracyjne
Proces obsługi wynagrodzeń obejmuje znacznie więcej niż tylko obliczanie wynagrodzenia – zawiera w sobie również śledzenie zgodności, zarządzanie systemami płacowymi dla pracowników, aktualizowanie dokumentacji pracowniczej, generowanie raportów i wiele innych czynności. Zautomatyzowane systemy płac konsolidują te zadania w ramach jednej platformy, automatyzując ich wykonywanie, co pozwala zmniejszyć obciążenie pracą administracyjną i zwiększyć przejrzystość danych dotyczących płac.
Najnowsze badania Workday podkreślają istotność ujednoliconych systemów zarządzania płacami. Ponad jedna trzecia kadry zarządzającej jest zdania, że brak spójności systemów stanowi barierę dla strategicznych operacji związanych z płacami. Centralizacja listy płac na jednej platformie poprawia dostępność i pozwala działom HR i finansowym na efektywniejsze wykorzystywanie danych dotyczących płac.
Promuj samoobsługę wśród pracowników
Nowoczesne zautomatyzowane systemy płacowe obejmują portale samoobsługowe, dzięki którym pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do pasków wypłat, aktualizować swoje dane lub śledzić rozliczenia podatkowe bez angażowania działu HR. Zmniejsza to konieczność ciągłej komunikacji, która często ma miejsce w systemach ręcznych, i pozwala pracownikom na niezależne zarządzanie informacjami.
Samoobsługa staje się nowym standardem w rozliczeniach płacowych. Organizacja American Payroll Assciation podaje, że 83% pracodawców oferuje samoobsługę i natychmiastowy dostęp do informacji o wynagrodzeniach, co wyznacza nowy standard przejrzystości płac.
Usprawnij audyt
Błędy w rozliczaniu wynagrodzeń mogą skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Zautomatyzowane systemy płac dysponują skutecznymi narzędziami audytowymi, które pozwalają na identyfikację nieprawidłowości i usprawnienie rozwiązywania błędów. Dzięki wbudowanemu śledzeniu, dane dotyczące płac są zawsze gotowe do kontroli, co upraszcza zachowanie zgodności i zmniejsza obciążenie pracą działów HR i finansowego.
„Przejście na w pełni zintegrowany system [płac] z funkcjami takimi jak samoobsługa i raportowanie w czasie rzeczywistym przekłada się na szybsze terminy realizacji i wyjątkową obsługę wszystkich naszych klientów”.
– Jenn Pottorf, dyrektor ds. usług finansowych, hrabstwo Tulsa
Podstawowe cechy najlepszych systemów automatyzacji płac
Zautomatyzowane systemy zasadniczo zmieniają sposób działania systemu płac, usprawniając wszystkie aspekty zarządzania płacami w celu zapewnienia maksymalnej dokładności i efektywności. Poniższe porównanie pokazuje, w jaki sposób automatyzacja usprawnia najważniejsze funkcje listy płac, oferując wyraźne korzyści w porównaniu z procesami ręcznymi.
Obliczanie wynagrodzeń/zarządzanie nadgodzinami
Ręczna obsługa płac
Wymaga porównywania arkuszy czasu pracy i ręcznego naliczania nadgodzin, co często prowadzi do nieścisłości.
Zautomatyzowana obsługa płac
Szybko i precyzyjnie obsługuje skomplikowane obliczenia wynagrodzeń, stawek godzinowych i nadgodzin.
Pobieranie zaliczek na podatek i zarządzanie zgodnością
Ręczna obsługa płac
Wiąże się z koniecznością ręcznego wyszukiwania i aktualizacji regulacyjnych, co zwiększa ryzyko wystąpienia błędów i niezgodności.
Zautomatyzowana obsługa płac
Zapewnia dokładne obliczanie i pobieranie podatków federalnych, stanowych i lokalnych oraz automatycznie dostosowuje się do zmieniających się przepisów podatkowych.
Przetwarzanie świadczeń i potrąceń
Ręczna obsługa płac
Wymaga skrupulatnej dbałości o szczegóły i częstych aktualizacji, co jest czasochłonne i może prowadzić do błędów.
Zautomatyzowana obsługa płac
Automatycznie nalicza składki na świadczenia i potrącenia, np. z tytułu planów emerytalnych, ubezpieczenia zdrowotnego i zajęć komorniczych.
Przelewy bezpośrednie i wypłata wynagrodzeń
Ręczna obsługa płac
Wymaga weryfikacji obliczeń i indywidualnego inicjowania płatności, co zwiększa czas i wysiłek potrzebny do realizacji płac.
Zautomatyzowana obsługa płac
Automatycznie dokonuje płatności, zarówno za pośrednictwem przelewu bezpośredniego, jak i innych metod elektronicznych.
Aktualizacje danych pracowników
Ręczna obsługa płac
Korzysta z wielu systemów i dokumentów, co często powoduje, że informacje są nieaktualne i generuje inne nieścisłości.
Zautomatyzowana obsługa płac
Automatycznie synchronizuje i aktualizuje dane pracowników dotyczące zmiany wynagrodzeń czy stanowisk i informacje podatkowe.
Integracja z ewidencją czasu pracy
Ręczna obsługa płac
Wymaga ręcznego uzgadniania kart czasu pracy i rejestrów obecności.
Zautomatyzowana obsługa płac
Płynna integracja z narzędziami do ewidencji czasu pracy.
Dokumentacja podatkowa na koniec roku
Ręczna obsługa płac
Wymaga dużego nakładu pracy w celu zebrania i weryfikacji danych, co często prowadzi do nieścisłości i opóźnień.
Zautomatyzowana obsługa płac
Ułatwia generowanie i dystrybucję formularzy W-2, 1099 i innych formularzy podatkowych, gwarantując ich bezbłędność i terminowe przekazanie.
Niestandardowe raportowanie i analityka
Ręczna obsługa płac
Wymaga ręcznego zbierania danych i obsługi arkusza kalkulacyjnego, co pochłania wiele godzin pracy personelu.
Zautomatyzowana obsługa płac
Generuje szczegółowe raporty płacowe w ciągu kilku minut, a nawet sekund.
W jaki sposób organizacje wykorzystują automatyzację płac?
Organizacje z różnych branż wykorzystują automatyzację płac, aby sprostać wyjątkowym wyzwaniom i osiągnąć wymierne wyniki. Dzięki zautomatyzowanym rozwiązaniom przedsiębiorstwa zwiększają wydajność, dokładność i zgodność procesów kadrowo-płacowych. Te rzeczywiste przykłady pokazują, jak automatyzacja płac może znacząco poprawić wyniki przedsiębiorstwa.
Uniwersytet Waszyngtoński
W obliczu nieefektywności działającego od dziesięcioleci systemu kadrowo-płacowego Uniwersytet Waszyngtoński wdrożył zautomatyzowaną platformę płacową Workday. Dzięki zastąpieniu ręcznych, papierowych procesów zaoszczędzono 2000 godzin miesięcznie na ewidencji czasu pracy i nieobecności. Dzięki lepszej widoczności danych dotyczących kadr i płac pracownicy mogą teraz podejmować bardziej świadome decyzje i działać wydajniej.
Hrabstwo Tulsa
Hrabstwo Tulsa postawiło sobie za cel skonsolidowanie swojego rozproszonego systemu płac, aby zaoszczędzić czas i zasoby. Dzięki ujednoliconemu rozwiązaniu do obsługi płac Workday hrabstwo usprawniło swoje działania, eliminując konieczność ręcznego uzgadniania i wprowadzania danych. Ta transformacja skróciła czas przetwarzania płac o połowę, dzięki czemu hrabstwo mogło przeznaczyć więcej środków na poprawę usług publicznych.
Land O’Lakes
Działająca w 50 krajach firma Land O'Lakes potrzebowała nowoczesnego systemu płacowego, który zastąpiłby przestarzałą platformę lokalną. Dzięki wdrożeniu Workday Human Capital Management (HCM) i Workday Payroll firma Land O'Lakes zautomatyzowała procesy związane z obsługą płac, usprawniła audyty i wprowadziła portal samoobsługowy dla pracowników. Zmiana ta pozwoliła na zwiększenie dokładności obsługi wynagrodzeń do ponad 99,9% i zmniejszenie liczby wypłat poza cyklem o 50%.
„Kiedyś zakończenie roku było koszmarem. Dzięki Workday całkowicie usunęliśmy ten problem”.
– John Gardner, kierownik ds. płac i zgodności, Land O’Lakes
Ryzyka automatyzacji płac w porównaniu z rozliczaniem ręcznym
Chociaż automatyzacja płac oferuje oczywiste korzyści, ważne jest, aby ograniczyć potencjalne ryzyko w celu zapewnienia płynnego przejścia na nowe rozwiązanie i długoterminowy sukces. Poniżej przedstawiamy najważniejsze ryzyka, które należy wziąć pod uwagę, i sposoby radzenia sobie z nimi:
Błędy integracji
Wdrożenie zautomatyzowanego systemu obsługi płac wymaga precyzyjnej migracji danych i integracji z istniejącymi systemami. Błędy w tym procesie – takie jak nieprawidłowe dane pracowników lub ustawienia płac – mogą prowadzić do błędnych obliczeń, opóźnień w płatnościach lub problemów ze zgodnością.
Jak sobie z tym poradzić: Należy przeprowadzać dokładne audyty i testy w trakcie wdrażania, aby wcześnie zidentyfikować i rozwiązać błędy integracji oprogramowania. Współpracuj ściśle z dostawcą oprogramowania do obsługi płac, aby zapewnić bezproblemową migrację danych.
Obawy dotyczące cyberbezpieczeństwa
Zautomatyzowane systemy płac często opierają się na platformach w chmurze. Może to się wiązać z zagrożeniami cyberbezpieczeństwa, w tym wyciekami danych i nieautoryzowanym dostępem do poufnych informacji o pracownikach.
Jak sobie z tym poradzić: Należy wybrać platformę stosującą solidne środki bezpieczeństwa danych, takie jak szyfrowanie i uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Regularnie aktualizuj protokoły bezpieczeństwa i przeprowadzaj audyty systemów, aby zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych.
Szkolenie i wdrażanie pracowników
Nowe systemy często wymagają pewnego stopnia opanowania, a nieprzeszkoleni pracownicy mogą nieświadomie popełniać błędy lub nie wykorzystywać w pełni funkcji oprogramowania do automatyzacji płac. Brak zaangażowania zespołów może dodatkowo spowolnić proces wdrażania i zakłócić działanie systemu płacowego.
Jak sobie z tym poradzić: Należy zapewnić kompleksowe szkolenie dostosowane do swoich zespołów, obejmujące kluczowe funkcje, typowe pułapki i rozwiązywanie problemów. Zachęcaj do otwartej komunikacji, aby móc odpowiadać na pytania i budować zaufanie do nowego systemu.
Przestój systemu w trakcie przejścia
Przejście na system zautomatyzowany może spowodować tymczasowe zakłócenia, zwłaszcza jeśli w trakcie wdrażania wystąpią nieoczekiwane problemy techniczne. Nawet krótki przestój może mieć wpływ na ciągłość wypłat wynagrodzeń i zadowolenie pracowników.
Jak sobie z tym poradzić: Należy wdrażać system etapami, prowadząc równoległe cykle obsługi wynagrodzeń, co pozwoli wychwycić wszelkie rozbieżności przed całkowitym przejściem na nowy system. Przygotuj plan awaryjny, aby w razie przestoju nie zakłócić operacji związanych z płacami.
Proaktywne reagowanie na te ryzyka pozwala przedsiębiorstwom w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji płac, zapewniając jednocześnie ciągłość, bezpieczeństwo i zaufanie w całej organizacji.
Wprowadzenie do automatyzacji płac
Wdrożenie zautomatyzowanego oprogramowania do obsługi płac to proces, który nie musi być przytłaczający. Dzięki przemyślanemu planowi i właściwym narzędziom Twoja organizacja będzie mogła płynnie przejść transformację i szybko zobaczyć rezultaty. Oto jak podzielić ten proces na pięć jasnych i łatwych do opanowania kroków:
1. Określ, na jakim etapie się znajdujesz
Zacznij od oceny obecnego procesu obsługi wynagrodzeń. Zidentyfikuj obszary opóźniające działania firmy, często typowe błędy powodujące frustrację oraz zadania, które mogłyby zostać zautomatyzowane. Wskazując te problematyczne obszary, zyskasz jasny obraz tego, gdzie automatyzacja może przynieść największe korzyści.
2. Ustal priorytety
Współpracuj z działem HR i finansowym, aby określić, czym jest sukces dla Twojej organizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o wyeliminowanie błędów w rozliczaniu wynagrodzeń, oszczędność czasu czy poprawę zgodności z przepisami, jasne ustalenie priorytetów pomoże Ci podejmować decyzje na dalszych etapach.
3. Wdrażaj etapami
Natychmiastowe przejście na system zautomatyzowany może wydawać się zniechęcające. Zamiast tego zacznij od małych kroków – wprowadź system w jednym dziale lub w ramach konkretnych przepływów pracy. W tej fazie należy przeprowadzić równoległe cykle obsługi wynagrodzeń, aby przetestować system, rozwiązać problemy i zbudować zaufanie przed wdrożeniem go w całej firmie.
4. Wspieraj swój zespół
Skuteczność nowego systemu zależy od osób, które go obsługują. Zorganizuj praktyczne szkolenie, aby Twój zespół czuł się pewnie i miał wsparcie. Zapewnij stały dostęp do zasobów, co pozwoli odpowiadać na pytania i pomagać pracownikom w pełni wykorzystać nową platformę.
5. Nie przestawaj się rozwijać
Po uruchomieniu systemu możesz korzystać z analiz automatyzacji w czasie rzeczywistym, aby śledzić wyniki i identyfikować dalsze możliwości udoskonaleń. Automatyzacja płac nie służy wyłącznie rozwiązywaniu obecnych problemów, ale także jest ważna w uprzedzaniu przyszłych wyzwań.
W Workday projektujemy rozwiązania do obsługi płac, które upraszczają złożone procesy i zapewniają niezawodność, na której można polegać. Dowiedz się więcej o tym, jak zacząć korzystać z Workday.