Czym jest zarządzanie organizacją?
Zarządzanie organizacją łączy cele, procesy i zespoły, aby stworzyć solidne podstawy sukcesu biznesowego. W tym przewodniku wyjaśniamy, jak usprawnia ono podejmowanie decyzji, sprzyja spójności i wspiera zdolność adaptacji, a także przedstawiamy kluczowe kroki do jego skutecznego wdrożenia.
Zarządzanie organizacją: klucz do sukcesu w biznesie
Za każdą firmą odnoszącą sukcesy stoi niewidzialny system, który łączy strategię, działania operacyjne i zarządzanie ludźmi. Jest to złożona praktyka, znana jako zarządzanie organizacją. Stanowi ona fundament, dzięki któremu firmy prosperują nawet w obliczu wyzwań, takich jak gwałtowne zmiany na rynku, nowe wymagania w zakresie pracowników i rosnąca presja ze strony konkurencji.
Z raportu firmy McKinsey wynika, że dwie trzecie obecnych dyrektorów generalnych twierdzi, że ich firmy działają w sposób zbyt skomplikowany i nieefektywny. Zaledwie połowa deklaruje, że jest dobrze przygotowana na zmiany. Skuteczne zarządzanie organizacją niweluje luki między działaniami operacyjnymi, zasobami a ludźmi. Dzięki temu wszystkie te trzy elementy mogą harmonijnie współdziałać, a firmy mogą w pełni wykorzystać swój potencjał.
Kluczowe wnioski
Zarządzanie organizacją koordynuje strategię, działania operacyjne i ludzi, aby pomóc firmom zachować zwinność i osiągać cele.
Silne umiejętności przywódcze kształtują kulturę organizacyjną i zapewniają skuteczną współpracę zespołu.
Planowanie, wyznaczanie celów i przydzielanie zasobów zapewniają strukturę niezbędną do usprawnienia przepływu pracy i wydajności operacyjnej.
Budowanie kultury feedbacku i wspieranie zaangażowania pracowników pozwala dostosować wysiłki poszczególnych osób i zespołów do celów firmy.
Technologia i skalowalne systemy są niezbędne do usprawniania procesów, poprawy współpracy i wspierania zrównoważonego rozwoju.
Czym jest zarządzanie organizacją?
Zarządzanie organizacją to strategia polegająca na koordynowaniu wszystkich ruchomych elementów w firmie, aby umożliwić realizację jej celów. Obejmuje to zdefiniowanie struktury firmy, określenie sposobu podziału zadań oraz decydowanie o przydzielaniu zasobów, takich jak czas, pieniądze i personel.
Zarządzanie organizacją polega nie tylko na nadzorowaniu codziennych działań, ale także na tworzeniu systemów, które pozwalają firmie sprawnie funkcjonować i przystosowywać się do wyzwań. Chodzi o dostosowanie sposobu działania firmy do ludzi, którzy wykonują faktyczna pracę i napędzają jej sukces. Ponieważ współczesny świat biznesu ewoluuje i zmienia się w coraz szybszym tempie, zadanie to staje się coraz trudniejsze dla większości liderów.
Kluczowy wniosek ze wspomnianego wcześniej badania McKinsey jest taki, że zła struktura organizacyjna często stanowi barierę dla sukcesu nawet dla najlepszych dyrektorów generalnych i liderów biznesu. „Zamiast ułatwiać realizację misji i strategii” – czytamy w badaniu – „struktury organizacyjne stoją im na drodze”.
Strategia, zasoby i ludzie muszą ze sobą współdziałać, aby ich codzienne wysiłki były zgodne z nadrzędnymi celami firmy. Zarządzanie organizacją może pomóc Twojej firmie to osiągnąć, zapewniając jej strukturę i przejrzystość na wszystkich poziomach, ułatwiając poruszanie się w złożonym otoczeniu i utrzymanie konkurencyjności w dynamicznym środowisku.
Podstawowe zasady zarządzania organizacją
Każda funkcja zarządzania organizacją musi opierać się na solidnych podstawach strategii i teorii. Skuteczne zarządzanie organizacją bazuje na zestawie podstawowych zasad, które obejmują:
Przywództwo i podejmowanie decyzji
Przywództwo określa sposób podejmowania decyzji, a także ogólną kulturę i wyniki firmy. Skuteczne przywództwo wymaga nakreślenia jasnej wizji, zbudowania zaufania oraz wspierania zespołów w realizacji wspólnych celów. Style przywództwa kształtują dynamikę organizacyjną w różny sposób. Oto niektóre popularne style przywództwa w organizacji:
Przywództwo autokratyczne: centralizuje władzę decyzyjną; przydatne w sytuacjach kryzysowych, ale stwarza ryzyko ograniczenia innowacyjności.
Przywództwo demokratyczne: zachęca do współpracy i wspiera innowacje, ale może również spowalniać podejmowanie decyzji.
Przywództwo transformacyjne: inspiruje zespoły i napędza zmiany, najlepiej sprawdza się w fazach rozwoju lub innowacji.
Żaden pojedynczy styl nie będzie idealnie sprawdzał się przez cały czas. Wielcy liderzy uczą się dostosowywać i wiedzą, kiedy wprowadzać różne style przywództwa w zależności od bieżących potrzeb firmy. Liderzy, którzy potrafią zrównoważyć stanowczość z otwartością, tworzą środowiska, w których zespoły są zgrane i mają stałą motywację.
Planowanie i wyznaczanie celów
Planowanie i wyznaczanie celów stanowią wytyczne do realizacji zamierzeń firmy. Obejmuje to definiowanie celów długoterminowych, rozkładanie ich na konkretne cele krótkoterminowe oraz zapewnienie spójności między zespołami.
Przykład: firma technologiczna może wyznaczyć cel strategiczny polegający na wprowadzeniu nowego produktu na rynek w ciągu 18 miesięcy, wspierany celami operacyjnymi, takimi jak ukończenie prototypów projektów w ciągu 6 miesięcy i nawiązanie partnerstwa z dostawcami w ciągu 9 miesięcy.
Skuteczne połączenie planowania krótko- i długoterminowego jest kluczowym aspektem zarządzania organizacją, który wymaga współpracy i dobrych zdolności przywódczych.
Optymalizacja przepływów pracy
Wydajne przepływy pracy pozwalają zachować produktywność i unikać niepotrzebnego powielania wysiłków. Praktyki optymalizacji przepływów pracy obejmują analizowanie istniejących procesów, wskazywanie nieefektywności oraz wdrażanie rozwiązań usprawniających działania operacyjne.
Strategie takie jak mapowanie procesów, czyli wizualizowanie przepływów pracy w celu wskazania przestojów i obszarów do poprawy, mają kluczowe znaczenie dla optymalizacji przepływów pracy. Współpraca jest niezbędna do przełamywania barier i zapewnienia otwartej komunikacji między wszystkimi działami zaangażowanymi w dany przepływ pracy.
Oprogramowanie, które ułatwia ten proces, a nawet może w dużej mierze go zautomatyzować, to klucz do sukcesu. Ujednolicone narzędzia do zarządzania projektami mogą pomóc zespołom śledzić postępy i dzielić się aktualizacjami, a także zagwarantować dotrzymywanie terminów bez nieporozumień.
Przydzielanie zasobów i ustalanie priorytetów
Przydzielanie zasobów zapewnia, że czas, pieniądze i personel firmy są efektywnie wykorzystywane do realizacji jej celów. Ustalanie priorytetów pomaga skoncentrować te zasoby na inicjatywach przynoszących największe korzyści.
Efektywne praktyki zarządzania zasobami obejmują inteligentne budżetowanie, strategiczne rozmieszczanie talentów i konsekwentne zarządzanie czasem. Pozwala to utrzymać produktywność bez nadmiernego obciążania pracowników.
Na przykład podczas wprowadzania produktu na rynek firma może przeznaczyć dodatkowe fundusze na marketing, jednocześnie tymczasowo ograniczając wydatki w innych obszarach. Alokacja strategiczna kieruje zasoby tam, gdzie w danym momencie mogą przynieść największą wartość.
Dostosowanie kultury i zaangażowanie pracowników
Kultura organizacyjna jest tym, co łączy pracowników z misją i wartościami firmy i przekłada się na jej ogólny sukces. Według niedawnego badania Workday pracownicy, którzy czują, że ich praca ma sens, są o 37% bardziej produktywni – nawet wtedy, gdy czują się przytłoczeni obowiązkami albo gdy firma stara się zwiększyć zyski przy tym samym poziomie zatrudnienia.
Pracownicy, którzy czują, że ich praca ma sens, są także bardziej zaangażowani i lojalni. W ostatecznym rozrachunku przekłada się to na kulturę zgodną z celami biznesowymi, która sprzyja współpracy i innowacjom. Oto kluczowe elementy spójnej kultury:
Jasna komunikacja: liderzy jasno przedstawiają wartości firmy i zapewniają, że znajdują one odzwierciedlenie w jej politykach i praktykach.
Programy uznaniowe: osiągnięcia są doceniane, aby podnosić morale i motywować pracowników.
Rozwój zawodowy: pracownicy mają zapewniony dostęp do szkoleń, aby mogli rozwijać się w firmie.
Gdy pracownicy czują się zaangażowani i docenieni prawdopodobieństwo, że będą bardziej produktywni i chętni do pracy na rzecz sukcesu firmy jest wyższe. Z kolei organizacje mogą skuteczniej zatrzymywać największe talenty i z czasem osiągać wyższe wyniki.
Kto odpowiada za zarządzanie organizacją?
Zarządzanie organizacją to wspólne przedsięwzięcie, które angażuje wiele ról w całej firmie. Każdy szczebel kierownictwa i wspierające je zespoły odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu, że firma działa wydajnie, realizuje swoje cele i dostosowuje się do wyzwań. Oto podział odpowiedzialności i wkładu poszczególnych osób:
Kierownictwo najwyższego szczebla (dyrektor generalny, dyrektor operacyjny, dyrektor finansowy itp.)
Zakres obowiązków: Określanie misji, wizji i długoterminowej strategii firmy. Przydzielanie zasobów i ustalanie najważniejszych priorytetów. Monitorowanie wyników firmy za pomocą wskaźników i raportów.
Wpływ: Kształtują ramy strategiczne i wyznaczają kierunek, który przyświeca całej firmie.
Kadra kierownicza średniego szczebla (kierownicy działów, menedżerowie zespołów)
Zakres obowiązków: Przekładanie ogólnofirmowych celów na konkretne plany strategiczne dla swoich zespołów. Nadzorowanie wdrażania przepływów pracy, procesów i inicjatyw. Zapewnianie zgodności wyników zespołu z szerszymi celami firmy.
Wpływ: Niwelują lukę między strategią a jej realizacją, zapewniając spójność na poziomie operacyjnym.
Liderzy działu kadr
Zakres obowiązków: Budowanie i utrzymywanie silnej kultury firmy. Tworzenie systemów zarządzania zatrudnieniem, szkoleniami i wynikami, które są zgodne z celami firmy. Wspieranie działań w zakresie zarządzania zmianą w okresach wzrostu lub restrukturyzacji.
Wpływ: Dział kadr dba o to, aby strategie personalne firmy były zgodne z jej celami, budując zmotywowany i wykwalifikowany zespół.
Liderzy zespołów i przełożeni
Zakres obowiązków: Zarządzanie codziennymi działaniami i zapewnianie, że zespoły dotrzymują terminów i realizują cele. Udzielanie wskazówek, rozwiązywanie problemów i dbanie o morale w zespołach. Przekazywanie kierownictwu wyższego szczebla informacji o wyzwaniach lub możliwościach poprawy.
Wpływ: Są bezpośrednio odpowiedzialni za zapewnienie wydajności i produktywności poszczególnych członków zespołu.
Rola specjalistyczna (kierownik projektu, kierownik operacyjny itp.)
Zakres obowiązków: Prowadzenie określonych inicjatyw, takich jak wdrażanie nowych systemów czy zarządzanie projektami międzywydziałowymi. Optymalizacja zasobów, harmonogramów i budżetów w swoich obszarach działania.
Wpływ: Specjaliści dostarczają ukierunkowaną wiedzę specjalistyczną w celu zwiększenia wydajności i innowacyjności w określonych aspektach zarządzania organizacją.
Wszyscy pracownicy
Zakres obowiązków: Wykonywanie przydzielonych zadań i obowiązków w ramach ustalonych przez kierownictwo. Przekazywanie opinii i spostrzeżeń w celu usprawnienia procesów i przepływów pracy.
Wpływ: Pracownicy są fundamentem każdej firmy. Przekształcają strategię w wymierne wyniki i wspierają ciągłe doskonalenie.
Chociaż zarządzanie organizacją zaczyna się od przywództwa, jego sukces zależy od współpracy i jasnej komunikacji na wszystkich szczeblach firmy. Dzięki skoordynowaniu wysiłków wszystkich osób w firmie – od kadry kierowniczej po pracowników pierwszej linii – przedsiębiorstwa mogą wspierać zrównoważony wzrost i budować odporność.
Jak wdrożyć zarządzanie organizacją: 5 najważniejszych kroków
Włączenie zarządzania organizacją w działalność biznesową to nie tylko kwestia procesów. Trzeba także stworzyć system, który umożliwia firmie efektywne funkcjonowanie i zrównoważony rozwój. Aby to osiągnąć, należy skupić się na konkretnych krokach, które zapewnią spójność wizji, zespołów i narzędzi.
1. Określ jasne cele i wskaźniki
Zacznij od zdefiniowania, co sukces oznacza dla Twojej firmy. Podziel ogólne ambicje na konkretne, wymierne cele, aby dać zespołowi jasność i określić kierunek działania. W tym celu używaj ram, takich jak SMART. Regularnie przeglądaj wskaźniki celów, aby postępy były widoczne i pomagały określić, gdzie trzeba wprowadzić korekty w celu utrzymania właściwego kursu.
2. Zbuduj skalowalną strukturę
Rozwój jest ekscytujący, ale często ujawnia słabości w strukturze firmy. Aby przygotować się na przyszłość, musisz zaprojektować ramy, które będą rozszerzać się wraz z rozwojem Twojej firmy. Oznacza to określenie jasnych ról i obowiązków, stworzenie wydajnych przepływów pracy oraz ustanowienie ścieżek raportowania, które zapewnią odpowiedzialność.
ASMPT, czołowy globalny dostawca z branży produkcji artykułów elektronicznych i półprzewodników, wykorzystał do tego platformę Workday, jednocząc swoje dane kadrowe. „Jesteśmy jednym zespołem” – mówi Vinod Sharma, globalny dyrektor działu HR i analityki w ASMPT – „więc potrzebowaliśmy jednego zestawu danych i jednego sposobu pracy”.
Dzięki rozwiązaniom Workday firma ASMPT dysponuje jedną, skonsolidowaną platformą kadrową w 30 krajach. Poprawiła wydajność organizacyjną poprzez skrócenie czasu cyklu wdrażania, potwierdzania przeglądu próbnego, zmian organizacyjnych i restrukturyzacji.
„[Dzięki Workday] czas potrzebny na coroczne działania HR, takie jak wyznaczanie celów, oceny wyników i kalibracje, również uległ znacznemu skróceniu”.
– Vinod Sharma, globalny dyrektor działu HR i analityki, ASMPT
3. Wspieraj kulturę feedbacku
Otwarta komunikacja to podstawa skutecznego zarządzania. Gdy pracownicy czują, że ich głos jest słyszany, są bardziej zaangażowani, zmotywowani i oddani sukcesowi firmy. Raport Workday pt. „Tworzenie strategii zaangażowania pracowników w firmie” wykazał, że organizacje o wysokim zaangażowaniu uwzględniają opinie pracowników o 20% częściej niż firmy, w których zaangażowane jest niższe. Prowadzą o 16% więcej rozmów z pracownikami.
Staraj się tworzyć kulturę, w której informacje zwrotne przepływają swobodnie w całej firmie, aby ujawniać przestoje i inicjować innowacje. Stwórz kanały komunikacji, takie jak regularne spotkania zespołowe lub anonimowe ankiety, i reaguj na dobre opinie, aby budować zaufanie pracowników.
4. Wykorzystuj technologię i narzędzia
W dzisiejszym świecie technologia jest kluczowym czynnikiem umożliwiającym zarządzanie organizacją. Odpowiednie narzędzia mogą automatyzować powtarzalne zadania, poprawiać współpracę i dostarczać zaawansowane analizy oparte na danych, które wspomagają podejmowanie decyzji.
Określ, z jakich narzędzi powinna korzystać Twoja firma, i wybierz dostawców, którzy najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom i celom. Stwórz współdziałające systemy technologiczne, aby zapewnić połączone funkcje, które rozwiną Twój biznes. Odpowiedni zespół rozwiązań technologicznych może mieć transformacyjną siłę.
Airtable, platforma chmurowa, która pomaga zespołom organizować się i współpracować oraz tworzyć niestandardowe przepływy pracy, zrezygnowała z rozwiązań punktowych na rzecz ujednoliconej platformy Workday do zarządzania organizacją. W rezultacie firma mogła poprawić doświadczenia pracowników, obniżyć koszty utrzymania systemu, zmniejszyć obciążenie pracą ręczną i usprawnić przepływy pracy dzięki nowym automatyzacjom.
„Wiemy, że Workday będzie rozwijać się wraz z naszą firmą i zapewni nam przewagę konkurencyjną”.
– dyrektor ds. systemów kadrowych i finansowych, Airtable
5. Inwestuj w rozwój przywództwa
Silne przywództwo jest podstawą sukcesu firmy. Liderzy nadają ton, kierują swoimi zespołami i podejmują decyzje, które wpływają na każdy szczebel firmy. Dlatego inwestowanie w rozwój przywództwa nie podlega negocjacjom. Zapewnij programy szkoleniowe, które koncentrują się na kluczowych umiejętnościach, takich jak komunikacja, podejmowanie decyzji i zarządzanie zmianą.
Upewnij się, że Twój zespół kierowniczy jest przygotowany na wyzwania. Dobieraj wschodzących liderów w pary z mentorami, aby stworzyć pulę talentów gotowych do objęcia kluczowych ról w miarę rozwoju firmy. Tylko wówczas będziesz w stanie sprostać przyszłym wyzwaniom organizacyjnym.
Uwalnianie pełnego potencjału firmy
Skuteczne zarządzanie organizacją pozwala firmom prosperować w złożonych i dynamicznych środowiskach. Jest niezbędne, aby dopasować strategię, zasoby i ludzi, od określania jasnych celów i budowania skalowalnych struktur po wspieranie kultury współpracy i wykorzystywanie odpowiednich technologii.