Co to jest system HRIS? Wspólny rozwój działów IT i HR.
Nigdy wcześniej sukces w biznesie nie zależał tak bardzo od współpracy działów HR i IT. System informacji o zasobach ludzkich jest idealnym narzędziem do zsynchronizowania pracy tych działów.
W nowoczesnym świecie pracy dane mają fundamentalne znaczenie. Dane pracowników stały się czynnikiem decydującym o sukcesie organizacji, niezależnie od tego, czy koncentrujemy się na zarządzaniu kapitałem ludzkim, zarządzaniu efektywnością pracowników czy ogółem ich doświadczeń związanych z firmą. Właśnie dlatego odpowiedni system informacji o zasobach ludzkich (HRIS) odgrywa w biznesie coraz większą rolę.
Według wyników ankiety Human Resource Executive przeprowadzonej wśród 500 specjalistów ds. HR, 44% respondentów uważa, że najważniejszą technologią, z której korzystają, jest system HRIS. Plasuje go to nawet powyżej podstawowych technologii HR, takich jak oprogramowanie do obsługi listy płac czy zarządzania czasem pracy, które za najważniejsze uznaje 42% respondentów. Czym w istocie jest HRIS i dlaczego rozwiązania HR są obecnie tak ważne dla firm?
Czym jest system informacji o zasobach ludzkich?
System informacji o zasobach ludzkich działa przede wszystkim jako centralna baza danych związana z różnymi zadaniami administracyjnymi z zakresu kadr, takimi jak zarządzanie nieobecnościami, świadczeniami czy wynagrodzeniami. HRIS łączy rozmaite funkcje HR w jednym systemie, co pozwala łatwo gromadzić dane i dzielić się nimi między działami.
Jak można zauważyć używamy zamiennie określeń „HRIS” i „system HRIS”. To drugie tak naprawdę zawiera w sobie powtórzenie, podobnie jak określenie „numer PIN” (PIN to skrót od Personal Identification Number, czyli osobisty numer identyfikacyjny). Słowo „system” jest jednak przydatne, ponieważ pomaga wyjaśnić znaczenie akronimu, albo wprowadzić liczbę mnogą, gdy mowa o więcej niż jednym systemie HRIS.
Jakie są przykłady systemów HRIS?
Wybranie systemu HRIS najbardziej odpowiedniego dla danej organizacji stanowi nie lada wyzwanie. Z raportu „Software Path 2022 HRIS Report” wynika, że wybór systemu HRIS trwa średnio 15 tygodni. Nawet przy doskonałej komunikacji w miejscu pracy podejmowanie istotnych decyzji dotyczących oprogramowania może sprawiać trudności.
Ważne jest rozpoznanie potrzeb przedsiębiorstwa, które system HRIS ma spełniać. Należy też zadbać o to, by decyzja była podejmowana wspólnie przez dział HR i IT. Oto funkcje, jakie może pełnić system HRIS.
Operacyjny system HRIS: operacyjny system HRIS gromadzi podstawowe dane dotyczące zasobów ludzkich, takie jak dane demograficzne pracowników, ich oceny i informacje dotyczące stanowisk pracy. Pomaga w skróceniu czasu wykonania rutynowych zadań działu HR, jednocześnie dodając menedżerom pewności w takich procesach jak rekrutacja, ocena i awansowanie pracowników.
Strategiczny system HRIS: strategiczny system HRIS zapewnia przede wszystkim nadzór nad zasobami ludzkimi w celu wsparcia planowania i strategii zatrudnienia. Obejmuje on takie dane, jak dostępność i umiejętności pracowników, jak również możliwość porównywania i zestawiania tych danych z długoterminowymi celami firmy. Umożliwia to przedsiębiorstwom świadomą ekspansję lub transformację.
Taktyczny system HRIS: taktyczny system HRIS informuje osoby decyzyjne o tym, w jaki sposób najefektywniej rozdzielać zasoby i budżet. Porównując dane na temat konkurencji, stosowane plany wynagrodzeń i lokalne wymogi prawne, przełożeni mogą z większą łatwością podejmować decyzje na poziomie makro.
Kompleksowy system HRIS: podczas gdy każdy z wymienionych wyżej systemów HRIS ma specyficzny cel, kompleksowy system HRIS łączy te funkcje w jeden organizm. Platformę HRIS typu „wszystko w jednym” preferują przedsiębiorstwa, w których koszt systemu znajduje uzasadnienie w oszczędności czasu.
HRIS łączy różne funkcje HR w jednym systemie w celu łatwego gromadzenia danych i przekazywania ich między działami.
Jaka jest różnica między systemami HRIS, HCMS i HRMS?
Według e-booka firmy Productiv zatytułowanego „The State of SaaS Sprawl” (Stan rozrostu SaaS) przeciętna firma korzysta obecnie z 254 aplikacji w modelu SaaS (Software as a Service), przy czym w przypadku dużych przedsiębiorstw liczba ta sięga aż do 364. Analiza różnic między poszczególnymi rozwiązaniami HR może zaoszczędzić firmie cenny czas i środki. Ponadto może ona pomóc w zapewnieniu, że funkcje stosowanych rozwiązań nie będą się pokrywać.
Ponieważ terminy „HRIS”, „system zarządzania zasobami ludzkimi” (ang. Human Resources Management System, HRMS) i „system zarządzania kapitałem ludzkim” (ang. Human Capital Management System, HCMS) odnoszą się do oprogramowania HR, często są one używane zamiennie. Określenie HCMS może również oznaczać szerszą kategorię technologii HR. Jednak każdy system HR ma inne możliwości:
HRIS: w systemie HRIS są gromadzone i przechowywane dane pracowników. Zawiera on dane demograficzne pracowników, status ich zatrudnienia, dane kontaktowe, wynagrodzenia oraz informacje na ich temat z innych obszarów.
HRMS: system HRMS poszerza zasoby systemu HRIS o dalsze programy i narzędzia. Termin ten powstał na początku XXI wieku w celu opisania pakietów oprogramowania HR obsługujących listę płac, śledzenie postępów kandydatów i rejestrację ich danych, jak również świadczenia i zarządzanie talentami.
HCMS: system HCMS obejmuje funkcjonalność HRIS i HRMS, jednocześnie obsługując szerszy zakres funkcji HR, w tym ogół doświadczeń pracowników i analitykę danych. Ogólnie rzecz biorąc, termin HCM odnosi się przede wszystkim do pakietów HR zaprojektowanych do działania w chmurze i podlegających adaptacji.
Pomimo powyższych rozróżnień, terminy HRIS, HRMS i HCMS są nadal używane niekonsekwentnie, co może utrudniać analizę przydatności rozwiązań HR. W Workday używamy terminu HCM, gdy odnosimy się do naszego podstawowego pakietu oprogramowania kadrowego, który obejmuje m.in. zarządzanie zasobami ludzkimi, ogół doświadczeń pracowników i zarządzanie zatrudnieniem.
Sześć komponentów systemów HRIS
W raporcie firmy doradczej Sapient Insights Group na lata 2022–2023 zatytułowanym „HR Systems Survey White Paper” stwierdzono dwunastoprocentowy wzrost pozytywnych wyników przedsiębiorstw, posiadających strategię systemów HR w porównaniu z przedsiębiorstwami, które jej nie miały. Istotną częścią tej strategii jest analiza rozwiązań, z których korzystają działy HR i IT. Oto sześć elementów, które powinny występować na wszystkich platformach HRIS.
1. Zarządzanie bazą danych.
Główna funkcja oprogramowania HRIS polega na tym, że pełni ono rolę centralnej bazy danych pracowników. Wybrany przez firmę system HRIS powinien ułatwiać wprowadzanie i udostępnianie informacji o zasobach ludzkich, a także zarządzanie tymi informacjami. Efektywny system HRIS powinien też umożliwiać specjalistom ds. zasobów ludzkich szybkie korzystanie z analiz przed podjęciem decyzji o kluczowym znaczeniu.
Błędem jest jednak postrzeganie systemu HRIS jako skarbca, do którego dostęp mają wyłącznie specjaliści z działów HR i IT. Dostęp do własnych danych powinien być tak samo łatwy dla samego pracownika, jak dla specjalistów z działu HR. Umożliwiając pracownikom dostęp do systemu HRIS, nie tylko zwiększamy ich poczucie sprawczości, ale także budujemy zaufanie do firmy i zmniejszamy ryzyko wypalenia zawodowego.
2. Planowanie i optymalizacja zatrudnienia.
Każda inicjatywa dotycząca optymalizacji wykorzystania siły roboczej powinna w pierwszej kolejności uwzględniać najcenniejszy zasób firmy: czas pracowników. Nie zwiększymy ich produktywności, nie wiedząc, jakimi projektami się zajmują i kiedy dokładnie to robią. Prosty system rejestracji obecności połączony z systemem HRIS, wspiera dokładne naliczanie czasu pracy i efektywne planowanie grafików.
System HRIS ułatwia również menedżerom monitorowanie obecności pracowników różnych działów. Ponieważ narzędzia do zarządzania pracownikami są bezpośrednio powiązane z innymi funkcjami HR, takimi jak lista płac, wyniki działania menedżerów są automatycznie przenoszone do pozostałych baz danych. Na przykład wnioski urlopowe natychmiast znajdują odzwierciedlenie w wynagrodzeniu pracownika.
3. Zarządzanie płacami i pracownikami.
Zarządzanie płacami i pracownikami to od zawsze jedne z najbardziej czasochłonnych aspektów pracy działu HR. Jednak dzięki wprowadzeniu systemów HRIS czas poświęcony na zarządzanie wynagrodzeniem pracowników ulega znacznemu skróceniu, zachodzi bowiem automatyzacja procesów HR, a zmiany wynikające z korekt wynagrodzeń lub przepisów podatkowych są odzwierciedlane automatycznie.
Inteligentne oprogramowanie płacowe dostarcza też analiz i wniosków, które w innym wypadku mogłyby zostać pominięte. Dzięki niemu można ustalić oddziaływanie zmian wynagrodzenia, zarówno pod kątem zadowolenia pracowników, jak i szerszego rynku pracy. A w dzisiejszym stale zmieniającym się krajobrazie gospodarczym przewidywanie skutków decyzji finansowych jest niezwykle ważne.
4. Pozyskiwanie i zatrzymywanie talentów w firmie.
Jednym z największych wyzwań w świecie biznesu jest zarządzanie talentami. Z przeprowadzonego niedawno przez Workday badania wynika, że odejście z pracy może rozważać nawet 27% pracowników. Firmy, które chcą obniżyć ten odsetek, bezwzględnie muszą dysponować odpowiednimi narzędziami do pozyskiwania i zatrzymywania talentów.
System HRIS ułatwia rekrutację, umożliwiając firmom prowadzenie ewidencji właściwych kandydatów na właściwe stanowiska. Pomaga również wspierać jakość onboardingu, zapewniając spójność szkoleń i jednocześnie dostosowując się do indywidualnych potrzeb pracowników.
5. Interfejs pracownika.
Kiedy mówimy o przyszłości HR, często pojawia się temat samoobsługi, zarówno w kontekście przełożonych, jak i podwładnych. Zaletą systemu HRIS jest to, że gromadzi wszelkie prośby kierowane przez pracowników do działu HR na jednej platformie. Pracownicy korzystają z jednego rozwiązania, aby przeglądać informacje o stanowisku, w podstawowym zakresie monitorować czas pracy i wydatki oraz aktualizować dane osobowe. To sprawia, że system HRIS stanowi istotny element świadczenia usług HR w nowoczesnym wydaniu.
Wybierając narzędzie HR dla swojej firmy, warto ocenić, na ile przyjazny jest jego interfejs. Pracownicy coraz częściej oczekują, że narzędzia technologiczne w miejscu pracy będą na takim samym poziomie zaawansowania, jak ich inteligentne urządzenia osobiste. Przyjazny dla użytkowników interfejs systemu HRIS może stanowić prosty środek do zwiększenia ich zaangażowania.
6. Zarządzanie świadczeniami.
Jedna z największych zmian na rynku pracy w ciągu ostatniej dekady dotyczy oczekiwań pracowników, zwłaszcza w zakresie pakietów świadczeń. Sfera, w której niegdyś negocjacje dotyczyły tylko pensji i płatnego urlopu, teraz obejmuje znacznie więcej. Świadczenia mogą przybierać przeróżną formę, od przekąsek, przez możliwość wzięcia udziału w wolontariacie pracowniczym, po prywatną opiekę medyczną.
Dzięki systemowi HRIS można zyskać pełny obraz wszystkich oferowanych przez firmę świadczeń, wraz z informacją, kto zdecydował się na poszczególne opcje. Sam system HRIS może również stanowić pewien bonus dla pracowników. Każdy pracownik powinien mieć możliwość przeglądania swojego pakietu wynagrodzeń z taką samą łatwością, z jaką wnioskuje o urlop.
Jednym z największych wyzwań w świecie biznesu jest zarządzanie talentami. Z przeprowadzonego niedawno przez Workday raportu wynika, że obecnie aż 27% pracowników może rozważać odejście z pracy.
Przyszłość systemów informacji o zasobach ludzkich
Rozważając przyszłość systemów HRIS, należy przyjąć perspektywę współpracy. Jeśli decyzje dotyczące oprogramowania będą podejmowane samodzielnie przez dział IT lub dział HR, w firmie może zabraknąć poparcia dla systemu ze strony ogółu wyższej kadry kierowniczej. Na dodatek, zabraknie też jednej długoterminowej strategii dotyczącej systemów i rozwiązań HR.
Ponieważ od liderów HR coraz częściej oczekuje się wsparcia przy podejmowaniu decyzji dotyczących pracowników, stanowiska w dziale HR ewoluują w kierunku coraz bardziej strategicznych. Mimo to w raporcie firmy Sapient Insights Group dotyczącym lat 2022–2023, pod tytułem „HR Systems Survey White Paper” odnotowano trzydziestotrzyprocentowy spadek liczby respondentów z ponad 10-letnim doświadczeniem w dziedzinie technologii HR. Zatrzymanie tego trendu, zwłaszcza jeśli chodzi o rotację doświadczonych pracowników, wydaje się mieć kluczowe znaczenie.
Sukces firmy jest nieodłącznie związany z inwestowaniem w pracowników. System HRIS musi być w stanie dostarczać dane i analizy w czasie rzeczywistym, a zatem pośrednio wspierać podejmowanie decyzji biznesowych. Jednak bez odpowiednich strategów analizy te będą bezwartościowe. Jedynie wzmacniając pozycję swoich pracowników, zapewnisz pełne wykorzystanie potencjału informatycznych rozwiązań w zakresie HR.