Czym jest system zarządzania finansami (FMS)?

Jak działają tradycyjne systemy zarządzania finansami?

Systemy zarządzania finansami zostały stworzone, aby ułatwiać zadania księgowe i wspierać tworzenie okresowych raportów finansowych. Proces ten był kiedyś ściśle określony i prosty: zaczynał się od rejestracji transakcji, a kończył na aktualizacji księgi głównej. Gdy transakcje przechodzą przez proces księgowania, niektóre szczegóły są usuwane, a do aktualizacji sald wykorzystuje się zapisy zbiorcze. Systemy te obsługują wyłącznie raporty finansowe oparte na segmentach księgowych zdefiniowanych na samym początku.

W celu uzyskania pełniejszych informacji biznesowych oraz dostępu do sprawozdawczości z zarządzania finansami firmy oprócz systemu FMS potrzebują hurtowni danych, rozwiązań z zakresu analityki biznesowej i narzędzi do raportowania. Takie podejście oznacza tworzenie i utrzymywanie kosztownych integracji, wymaga większego wysiłku przy uzgadnianiu danych i może narażać firmy na niepotrzebne błędy. Często rozwiązanie to prowadzi do powstawania nieaktualnych zbiorów odizolowanych danych i niedokładnych sprawozdań finansowych. 

Gdy firma korzysta z oddzielnych systemów do prowadzenia księgowości, konsolidacji, uzgadniania, zakupów, obsługi przychodów czy zapewniania zgodności, jej środowisko FMS staje się jeszcze bardziej złożone. Rozproszone systemy utrudniają liderom firmy uzyskiwanie informacji w czasie rzeczywistym, a także ograniczają jej rozwój i zdolność adaptacji. Skalowanie lub modyfikowanie tych systemów na potrzeby firmy jest powolne, kosztowne, a czasami wręcz niemożliwe.

Czym wyróżniają się chmurowe systemy zarządzania finansami?

Chmurowe systemy zarządzania finansami zostały zaprojektowane w celu wyeliminowania sztywnych procesów podsumowujących transakcje, które są niezbędne do generowania raportów finansowych. 

System taki jak Workday Financial Management pozwala zachować szczegółowe informacje biznesowe dotyczące wszystkich transakcji, które są natychmiast odzwierciedlane w raportach finansowych, zarządczych i operacyjnych. Korzysta także z wbudowanej AI, która zapewnia automatyzację, umożliwia tworzenie inteligentnych prognoz i chroni prywatność. 

Dzięki jednemu chmurowemu systemowi, który rejestruje wszystkie transakcje i obsługuje podstawowe procesy, zespoły finansowe mają dostęp do zatwierdzonych informacji biznesowych w czasie rzeczywistym. Posiadanie jednego źródła rzetelnych danych biznesowych pozwala firmom planować, realizować i analizować działania w jednym systemie.

Dlaczego posiadanie chmurowego systemu zarządzania finansami jest ważne?

Operacje finansowe firmy stanowią podstawę jej sukcesu, a od zespołów finansowych coraz częściej oczekuje się przejęcia inicjatywy w podejmowaniu decyzji. Chmurowy system FMS umożliwia działom finansowym podejmowanie lepszych decyzji i dostarczanie informacji interesariuszom w całej firmie – od marketingu i sprzedaży po dział produktu i operacyjny. Pomaga to w opracowywaniu strategii i dostarczaniu informacji o wpływie nowych procesów biznesowych na wyniki finansowe.

W Workday uważamy, że do osiągnięcia tego celu potrzebne są dwie rzeczy: łatwy dostęp do aktualnych danych finansowych i pracowniczych oraz możliwość łączenia różnych źródeł danych na potrzeby wielowymiarowego raportowania i analityki. 

Dane niefinansowe, zwłaszcza te pochodzące z systemów operacyjnych, zapewniają szerszy kontekst dla prezentowanych liczb i pozwalają lepiej zrozumieć czynniki wpływające na wydajność. Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie zapasami, czy przepływy pieniężne, zrozumienie przyczyn stojących za danymi jest niezbędne do podejmowania skutecznych decyzji.

Jak technologia wpływa na procesy finansowe?

System finansowy gotowy na przyszłość wymaga zaawansowanej technologii backend do obsługi kluczowych funkcji, takich jak transakcje, raportowanie i analityka, w jednym miejscu. Dzięki temu zespół finansowy może planować, realizować transakcje, analizować i raportować dane bez opuszczania systemu. Dzięki chmurowemu systemowi zarządzania finansami to wszystko jest możliwie. 

Połączenie transakcji i analityki w jednym rozwiązaniu pozwala na natychmiastowe przetwarzanie, konsolidację i raportowanie danych finansowych przechowywanych w systemie FMS. Umożliwia on jednoczesne przetwarzanie transakcji i analitykę, zapewniając dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym. Zaraz po zrealizowaniu transakcji ten sam system może natychmiast wykorzystać ją do raportowania i analizy.

Zespoły finansowe mogą generować codzienne skonsolidowane raporty dla wielu podmiotów prawnych i w wielu walutach, oszczędzając czas na obliczaniu należności i zamykaniu ksiąg. Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy firmy mogą łatwo tworzyć lub zmieniać procesy, aby dostosować się do zmian w branży czy przepisów.

Podsumowując, system FMS powinien:

• zapewniać kompletny, dokładny i aktualny obraz działalności firmy

• dostarczać liderom istotne informacje biznesowe osadzone w kontekście

• umożliwiać dyrektorom finansowym i ich zespołom wprowadzanie zmian w zakresie organizacji, procesów i raportowania bez zakłócania działalności biznesowej.

Jak chmurowy system FMS pomaga zespołom finansowym sprostać zmieniającym się wyzwaniom?

W ostatnich latach zakres obowiązków dyrektora finansowego ewoluował. Kiedyś pełnił on głównie rolę księgowego lub kontrolera wyników. Teraz jest strategicznym partnerem biznesowym odpowiedzialnym za tworzenie wartości. Dyrektorzy generalni oczekują od działów finansowych szczegółowych, perspektywicznych analiz, aby móc zarządzać ryzykiem i dostrzegać nowe możliwości, a także radzić sobie w obliczu wstrząsów gospodarczych i niestabilności. Obecna i przyszła wartość przedsiębiorstwa oraz jakość jego analiz są teraz ze sobą powiązane. 

Oczekuje się, że dział finansowy będzie dostarczać informacje szerszemu gronu odbiorców w coraz bardziej dynamicznym środowisku biznesowym. Aby odgrywać bardziej strategiczną rolę w firmie, musi więc wprowadzić i wykorzystywać technologię.

W tym celu zespoły finansowe muszą dostarczać analizy wykraczające poza informacje z księgi głównej, do których generowania zostały zaprojektowane tradycyjne systemy.

Dla wielu organizacji finansowych zadanie to nie jest jednak łatwe. Nadal zajmują się tradycyjnymi zadaniami związanymi z rozliczaniem transakcji i spędzają większość czasu na gromadzeniu danych, zamiast je analizować i stać się strategicznym partnerem, którego ich firma tak bardzo potrzebuje. Rozproszone lub przestarzałe systemy finansowe utrudniają, a nawet uniemożliwiają, uzyskanie potrzebnych danych w odpowiednim czasie.

W wielu firmach cenne dane są uwięzione w tradycyjnych systemach – a nawet w arkuszach kalkulacyjnych – i silosach organizacyjnych. Oznacza to, że nie mają one dostępu do tych informacji i nie mogą łatwo łączyć ich z zewnętrznymi źródłami, aby tworzyć modele danych i prognozy potrzebne do dalszego rozwoju.

Połączenie różnych strumieni danych współczesnej firmy w systemie planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) umożliwia rejestrowanie, analizowanie i raportowanie zarówno danych finansowych, jak i niefinansowych, co pomaga tworzyć wartość dla interesariuszy. (System ERP to pakiet aplikacji niezbędnych do prowadzenia działalności. Może on obejmować finanse, zasoby ludzkie, łańcuch dostaw, zarządzanie relacjami z klientami czy zarządzanie zapasami – w jednym systemie).

Dlaczego aktualne dane są tak ważne w zarządzaniu finansami?

Przedsiębiorstwa codziennie przetwarzają ogromne ilości danych. Firmy, które potrafią je wykorzystać i skutecznie analizować, mogą szybciej podejmować trafniejsze decyzje.

Na przykład firmy mogą wykorzystywać analitykę, aby w czasie rzeczywistym sprawdzać, którzy klienci są najbardziej rentowni. Zazwyczaj wymaga to oddzielnego rozwiązania analitycznego poza systemem FMS.

Działy takie jak marketing wykorzystują dane do przekształcania i personalizowania doświadczeń klientów. Liderzy biznesowi tworzą nowe źródła przychodów, oferując usługi oparte na danych jako dodatek do produktów. Kluczowym czynnikiem wyróżniającym chmurowe, zautomatyzowane systemy zarządzania finansami jest jednak szybkość, z jaką mogą pomóc liderom w generowaniu analiz i tworzeniu wartości.

Zaawansowana analityka danych może usprawnić prognozowanie przychodów, sprawiając, że jest bardziej wielowymiarowe i dokładne. Łączenie danych finansowych z informacjami niefinansowymi, takimi jak dane o konsumentach lub informacje z innych systemów operacyjnych, może zaowocować świeżymi spostrzeżeniami, a nawet nowymi, nowoczesnymi i bardziej użytecznymi wskaźnikami KPI. 

Bogate dane biznesowe przechowywane w chmurze mogą być także dostarczane za pomocą finansowych kart wyników i pulpitów nawigacyjnych, dostępnych na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu kadra zarządzająca może uzyskać aktualny obraz działalności firmy i na bieżąco śledzić najważniejsze wskaźniki – żadnych niespodzianek i opóźnień w reagowaniu na zmiany rynkowe.

Jakie są kluczowe cechy chmurowego systemu zarządzania finansami?

Każdy nowoczesny system zarządzania finansami powinien umożliwić dyrektorom finansowym i ich zespołom przejście od zwykłego zarządzania kontrolą finansową i transakcjami do dostarczania rzetelnych analiz, które mogą przekształcić firmę i tworzyć wartość. 

Workday na nowo definiuje podejście do zarządzania finansami, dostarczając jeden chmurowy system do wszystkich procesów finansowych. Zobacz, co zyskują na tym organizacje:

Wspieranie działalności firmy dzięki rzetelnym analizom. Natywny system chmurowy z obiektowym modelem danych w pamięci rejestruje transakcje w czasie rzeczywistym i obsługuje podstawowe procesy. Dzięki temu zespoły finansowe mogą szybciej podejmować decyzje biznesowe.

Pewność przy konsolidacji i zamykaniu procesów Architektura chmurowa w Workday eliminuje złożone i czasochłonne procesy liniowe, oferując szybsze, bardziej zwinne i dokładniejsze podejście. Zamiast czekać do końca miesiąca, kwartału lub roku na skonsolidowany obraz działalności, firmy mogą uzyskać dostęp do tych informacji w dowolnym momencie, zmierzając w kierunku zamknięcia na koniec dnia.

Planowanie i przygotowywanie się na przyszłość. Workday łączy transakcje finansowe i kadrowe z funkcjami raportowania i planowania, eliminując konieczność przenoszenia i uzgadniania danych. Pozwala to stworzyć bardziej elastyczny i wydajny proces planowania, który wykorzystuje rzeczywiste dane transakcyjne.

Proaktywne i skuteczne zarządzanie ryzykiem. Workday nie ogranicza się do monitorowania transakcji. Zapewnia także „zawsze aktywną” ścieżkę audytu, która rejestruje wszystkie zmiany. Firmy mogą zarządzać, nadzorować i konfigurować limity zatwierdzeń, a także ustalać progi i rozdzielać obowiązki. Dzięki temu Workday pomaga im ograniczyć ryzyko i przypadki oszustw.

Gotowość na zmiany. Zmiany są nieuniknione, a Workday pozwala modyfikować i dostosowywać konfiguracje w dowolnym momencie. Po zakończeniu są one natychmiast stosowane do odpowiednich organizacji, transakcji i raportów w obszarach finansów, HR i planowania.

Dzięki odpowiedniemu chmurowemu systemowi FMS firma zyskuje nie tylko sposób na śledzenie transakcji finansowych, ale także możliwość poprawy zwinności organizacyjnej, przyspieszenia procesów planowania i prognozowania oraz lepszego przygotowania się na przyszłe wyzwania w zmieniającym się świecie.