Jak firma Welltech przyspieszyła rozwój dzięki jednej platformie do obsługi HR i finansów

W ciągu ostatniej dekady Welltech z małego start-upu zmienił się w firmę zajmującą się technologią fitness i wellness wartą pół miliarda dolarów, która dociera do milionów użytkowników na całym świecie. Obecnie zatrudnia blisko 800 osób w centrach w Ukrainie, Polsce, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii i na Cyprze. Ten utalentowany zespół tworzą ludzie ponad 30 narodowości.

Welltech działa na dynamicznie rozwijającym się rynku cyfrowym, mierząc się z jednym z najtrudniejszych wyzwań w technologii medycznej: utrzymaniem długoterminowej motywacji i zmianą zachowań. Największą szansę stanowi rozwiązanie tego problemu. Wymaga to jednak ciągłego eksperymentowania, uczenia się i zdolności przyciągania osób, które czerpią energię z podejmowania trudnych wyzwań.

Ponieważ firma szybko się rozwijała, kierownictwo wiedziało, że utrzymanie wzrostu będzie wymagać solidnych podstaw operacyjnych. Nie chcieli jednak zrezygnować z kultury skupionej na człowieku, która definiuje Welltech.

Skalowanie szybko rozwijającej się firmy z misją

Szybki rozwój zwiększył złożoność zarówno w obszarze HR, jak i finansów. Systemy były rozproszone, podobnie jak dane. Udzielenie rzetelnych odpowiedzi nawet na podstawowe pytania, dotyczące na przykład zatrudnienia, rotacji czy struktury organizacyjnej, było trudne.

„W miarę rozwoju działalności rosły też wymagania wobec naszej firmy” – powiedziała Nataliia Rudnyk, wiceprezes ds. kadr. „W tym samym czasie zmienialiśmy nasz sposób pracy i wdrażaliśmy odpowiednie systemy, aby ta zmiana była trwała”.

Dział finansów borykał się z podobnymi ograniczeniami. „Nasze środowisko było bardzo rozproszone. Systemy, raportowanie i ogólne doświadczenia użytkowników nie były ze sobą powiązane” – mówi Svitlana Biletska, dyrektor finansowa. W rezultacie ręczne prowadzenie arkuszy kalkulacyjnych stało się podstawą codziennych operacji, pochłaniając czas i wysiłek, a do tego zwiększając ryzyko. To uzależnienie ograniczyło widoczność i spowolniło podejmowanie decyzji. Zmniejszyło też zdolność zespołu do dostarczania informacji w odpowiednim czasie i skutecznego wspierania szybko rosnącego biznesu.

Oba działy potrzebowały sposobu na skalowanie bez konieczności zwiększenia zatrudnienia. „Nigdy nie chodziło o to, aby zmniejszać zatrudnienie” – podkreśliła Biletska. „Chodziło o odciążenie zespołów od ręcznych zadań, aby mogły wnieść rzeczywistą wartość dodaną”.

Podstawy dla rozwoju, analiz i automatyzacji

Zamiast wdrażać odizolowane innowacje, firma Welltech skupiła się najpierw na prawidłowych podstawach. „Innowacje zaczynają się od przejrzystych danych i mocnych fundamentów” – wyjaśniła Biletska. „Nie można opierać AI ani automatyzacji na wadliwych procesach”.

Workday został wybrany na długoterminowy plan. Firma Welltech postanowiła wdrożyć jedną platformę, która stosuje najlepsze praktyki, wspiera szybki rozwój i zmniejsza ryzyko rozproszonego, doraźnego sposobu pracy w miarę wzrostu złożoności.

Rozwiązanie chmurowe było kluczowe od samego początku. Nie tylko zaspokajało ono bieżące potrzeby, ale też zapobiegało konieczność szybkiej wymiany systemu. Równie ważna była przejrzysta wizja technologii i strategii AI w Workday. Dało to firmie pewność, że platforma będzie stale się rozwijać i nadążać za zmianami rynkowymi oraz biznesowymi.

Dla działu HR Workday stał się kompleksowym systemem, który ustabilizował doświadczenia pracowników w obliczu ciągłych zmian. „Struktura ułatwia całą tę drogę” – zauważyła Rudnyk. „Workday zapewnił nam wgląd w naszą organizację i pozwala nam podejmować szybsze, oparte na danych decyzje kadrowe”.

W obszarze finansów automatyzacja zmniejszyła obciążenie administracyjne. Poprawiła też takie kwestie jak prognozowanie i wgląd w płynność finansową. „Potrzebowaliśmy wglądu w nasze środki pieniężne i zobowiązania finansowe w czasie rzeczywistym” – wspomniała Biletska.

Jedna platforma dla HR i finansów, aby wspólnie szybciej się rozwijać

Firma Welltech wdrożyła Workday Human Capital Management we wrześniu 2024 r., a następnie Workday Financial Management w kwietniu 2025 r. Połączenie obu rozwiązań na jednej platformie szybko udowodniło swoją wartość.

Transformacja HR została ukończona, a następnie wykorzystana podczas wdrażania systemu do obsługi finansów. Tych samych menedżerów centrów kosztów użyto w procesach zatwierdzania. Oznaczało to, że struktura już istniała i mogła zostać wykorzystana ponownie bez wprowadzania zmian. „Ponieważ fundament był już gotowy, wymagało to bardzo niewielkiego ręcznego mapowania” – powiedziała Biletska. „Udało nam się od razu wdrożyć tę strukturę w dziale finansowym i od samego początku sprawnie realizować nasze zadania”.

Kolejnym punktem zwrotnym były zamówienia. Wnioski, które kiedyś przychodziły na Slacku lub pocztą e-mail, przeniesiono do jednego punktu wejścia. „Traciliśmy widoczność i siłę negocjacyjną” – wyjaśniła Biletska. „Teraz mamy lepsze planowanie i silniejszy nadzór, a wnioskodawcom oferujemy znacznie płynniejszy proces”.

Oprócz wydajności, współdzielony model danych zmienił sposób współpracy między zespołami. „Workday pomógł nam zlikwidować bariery” – przyznała Rudnyk. „Doprecyzowaliśmy obowiązki, które z czasem stały się intuicyjne. Zaczęliśmy myśleć o procesach kompleksowo, a nie tylko z perspektywy poszczególnych funkcji”.

Kształtowanie firmy gotowej na przyszłość dzięki pewności i danym

Skupienie na człowieku to teraz kluczowa umiejętność w zespole ds. kadr Welltech. Profile użytkowników są określane, ulepszone przepływy pracy tworzy się znacznie łatwiej niż wcześniej, a nowe narzędzia są testowane przed wprowadzeniem ich na szerszą skalę.

W tym kontekście aplikacja Workday Peakon Employee Voice odgrywa również kluczową rolę. Pozwala ona firmie Welltech na bieżąco zbierać opinie pracowników, zamiast polegać na jednorazowych ankietach. Proces, który wcześniej wymagał ponad tygodnia ręcznej konsolidacji danych, teraz jest ustrukturyzowany, odbywa się w czasie rzeczywistym i umożliwia natychmiastowe podjęcie działań.

Liderzy i menedżerowie mogą śledzić nastroje na przestrzeni czasu i porównywać trendy w zespołach. Mogą też łączyć dane dotyczące zaangażowania bezpośrednio ze zmianami organizacyjnymi. „To całkowicie zmieniło sposób, w jaki słuchamy naszych pracowników” – podkreśliła Rudnyk. „Zamiast opóźnionych wniosków mamy teraz ciągły obieg informacji zwrotnych, który wspiera podejmowanie konkretnych decyzji. Ułatwia to zarówno reorganizację zespołów, dostosowanie obciążenia pracą, jak i wspieranie menedżerów w czasie zmian”.

Ankiety zaangażowania szybko zyskały popularność. Osiągnięto w nich około 90% frekwencji, a menedżerowie chętnie z nich korzystali. „Menedżerowie nie patrzą tylko na wyniki” – kontynuowała Rudnyk. „Analizują trendy, odpowiadają na komentarze i wykorzystują te dane do zwiększenia zaangażowania”.

Firma wprowadziła na próbę krótkie ankiety nastrojów, które mają dodatkowo wzmocnić model ciągłego monitorowania, pozwalając Welltech wcześnie wykrywać zmiany organizacyjne i reagować, zanim problemy się nasilą. Wysoki poziom adopcji wzmocnił też odpowiedzialność. Menedżerowie aktywnie korzystają z pulpitów, komentują analizy i używają danych w rozmowach z zespołami.

W przyszłości firma Welltech zamierza rozszerzyć automatyzację w obszarze finansów dzięki Workday Accounting Center i Prism Analytics. Planuje także nadal integrować zarządzanie wynikami, wynagrodzeniami, talentami i umiejętnościami w HR.

Firma kładzie równie duży nacisk na dalsze wzmacnianie swojej zdolności do modelowania scenariuszy, reagowania na niepewności i szybkiego dostosowywania planów na dynamicznie zmieniającym się rynku.

Zwrócenie się w stronę AI, postrzeganej jako wsparcie, a nie sposób na zastąpienie człowieka, to dla firmy naturalny kolejny krok. „Maszyny powinny zajmować się podstawowymi sprawami” – wspomniała Biletska. „Dzięki temu ludzie mogą skupić się na analizach, partnerstwie i trudnych decyzjach, które naprawdę przynoszą rezultaty”.