Firma TraceLink zarządza jedną z najlepszych cyfrowych platform sieciowych do inteligentnej orkiestracji globalnego łańcucha dostaw w branży farmaceutycznej. Zatrudnia ponad 800 pracowników w 7 krajach, dlatego utrzymanie wewnętrznej zwinności ma kluczowe znaczenie. Mając to na uwadze, zespół HR firmy TraceLink dostrzegł potrzebę modernizacji operacji kadrowych i zastąpił ręczne, odizolowane procesy oraz przepływy pracy oparte na arkuszach kalkulacyjnych, które były częścią codziennych działań.
Chcąc przeprowadzić tę transformację, w 2022 roku dział HR zwrócił się do Workday Extend w celu zautomatyzowania administracyjnych przepływów pracy, poprawienia dostępności danych oraz stworzenia bardziej skalowalnego i wydajnego modelu operacyjnego do zarządzania globalną kadrą pracowniczą.
Przewodnik po szybkich innowacjach
Skupiając się na newralgicznych, charakterystycznych dla HR przypadkach użycia, zespół HR firmy TraceLink – wspierany przez niewielki dział technologii HR – wdrożył 10 aplikacji Workday Extend z pomocą zaledwie dwóch programistów Extend. Te aplikacje służą do optymalizacji najbardziej złożonych i wymagających zaangażowania procesów kadrowych.
W swoim podejściu kierują się trzema zasadami:
- Małe kroki, szybka iteracja: ułatwia szybkie eksperymentowanie i ciągłe doskonalenie
- Przyjęcie modelu rozwoju opartego na testach: gwarantuje, że aplikacje są odporne i gotowe do produkcji
- Ciągłe uczenie się: pozwala czerpać z doświadczenia społeczności programistów Workday
Do tej pory aplikacje stworzone przez zespół HR firmy TraceLink pozwoliły zautomatyzować ponad 6500 transakcji i zaoszczędzić rocznie ponad 500 godzin ręcznej pracy działu HR, zwiększając przy tym wykorzystanie samoobsługowych narzędzi Workday o 20%.
„Workday Extend wypełnia lukę między standardowymi funkcjami HR a naszymi unikalnymi wymaganiami w zakresie obsługi kadr” – mówi Marianna McGrath, dyrektor ds. operacji kadrowych. „Zyskaliśmy zwinność umożliwiającą tworzenie niestandardowych rozwiązań HR, które przynoszą realne korzyści”.
Extend i kreatywność idą w parze. Wyobraź sobie niemożliwe. Rzeczy, których jeszcze kilka lat temu nie dało się w Workday zrobić, teraz stają się możliwe dzięki Extend.
Menedżer ds. technologii HR w firmie TraceLink
Szybsze zatrudnianie pracowników tymczasowych na dużą skalę
Zespół HR w TraceLink odpowiada za zarządzanie wdrażaniem i współpracą z partnerami usługowymi, którzy wspierają globalne operacje firmy, na każdym jej etapie. Wcześniej ten proces opierał się głównie na rozproszonych wiadomościach e-mail i ręcznej koordynacji w wielu systemach.
Chcąc temu zaradzić, zespół HR opracował aplikację Service Partner Management w Workday Extend, tworząc scentralizowany pulpit do zarządzania pełnym cyklem – od zgłoszenia i wdrożenia po odejście. Menedżerowie mogą przesyłać zgłoszenia za pomocą prostego formularza, co automatycznie uruchamia sekwencję tworzenia stanowiska, przyznawania dostępu do systemu i powiadamiania odpowiednich interesariuszy w czasie rzeczywistym.
Proces odejścia na koniec umowy jest równie uproszczony, a dostęp do systemu zostaje automatycznie cofnięty za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Zaprojektowanie i wdrożenie tego rozwiązania pozwoliło zespołowi HR firmy TraceLink skrócić czas zatrudniania partnerów usługowych o 80%. Umożliwiło to szybszy rozwój zespołu przy zachowaniu zgodności z przepisami i pełnej ścieżki audytu.
Większa dokładność listy płac dzięki płynnej automatyzacji
Zespół działu kadr i płac w TraceLink zarządza globalnymi płatnościami za dodatkowe godziny dyżurów, które wcześniej były śledzone i obliczane ręcznie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Proces ten wymagał znacznego wysiłku przy comiesięcznym zestawianiu, zatwierdzaniu i przesyłaniu danych.
Workday Extend pozwolił zespołowi HR przekształcić go w uproszczony, samoobsługowy proces. Pracownicy zgłaszają teraz wnioski o dyżur bezpośrednio w Workday, gdzie wbudowana logika automatycznie oblicza odpowiedni poziom wynagrodzenia i kwotę. Menedżerowie zatwierdzają wnioski w systemie, uruchamiając zautomatyzowane przetwarzanie płac dzięki integracji z ADP.
Taka automatyzacja, kierowana przez zespół HR, zapewnia dokładność, terminowość i możliwość pełnego prześledzenia płatności, znacznie zmniejszając przy tym nakład pracy ręcznej.
Obecnie aplikacja On-Call Payments pozwala zaoszczędzić ponad 20 godzin miesięcznie i zapewnia wgląd w wykorzystanie kadr i wydatki na bieżąco, usprawniając planowanie oraz zwiększając zgodność i gotowość do audytu.
Zastąpiliśmy niektóre z naszych największych arkuszy kalkulacyjnych, które wymagały ręcznego nadzoru, zautomatyzowanymi przepływami pracy w aplikacji Extend.
Menedżer ds. technologii HR w firmie TraceLink
Zapewnianie wsparcia w sytuacjach awaryjnych na bieżąco
Zespoły ds. HR, komunikacji korporacyjnej i ciągłości działania w TraceLink potrzebowały skuteczniejszego sposobu komunikacji z pracownikami w sytuacjach awaryjnych. Istniejące procesy opierały się na rozproszonych narzędziach i ręcznym śledzeniu, co ograniczało widoczność i spowalniało reakcję.
Chcąc temu zaradzić, zespół technologii HR firmy TraceLink opracował aplikację Emergency Console w Workday Extend, tworząc w ten sposób jedno centrum komunikacyjne. Aplikacja pozwala liderom wysyłać ukierunkowane powiadomienia za pośrednictwem wiadomości SMS, e-mail i głosowych, a dodatkowo rejestruje odpowiedzi pracowników w czasie rzeczywistym.
Wszystkie odpowiedzi są automatycznie rejestrowane w Workday, co zapewnia działowi HR i kierownictwu bieżący wgląd w status pracowników w sytuacjach awaryjnych.
Tworząc to rozwiązanie bezpośrednio w Workday, zespół HR zapewnił bezpieczny dostęp do poufnych danych oparty na rolach, jednocześnie rozszerzając możliwości komunikacji dzięki integracjom z Twilio, Workato i SendGrid. W ten sposób udało się dostarczyć skalowalne i opłacalne rozwiązanie do reagowania kryzysowego.
Centralizacja zasad przywództwa w procesie rozwoju
Zespół HR w TraceLink stworzył aplikację Promotion Nomination, aby decyzje dotyczące awansów pracowników w całej firmie były bardziej uporządkowane i spójne. Wcześniej brak jednolitego podejścia i ograniczona widoczność utrudniały sprawiedliwą ocenę kandydatów.
Aplikacja jest osadzona bezpośrednio w profilu pracownika i przeprowadza menedżerów przez ustrukturyzowany proces oceny, który jest zgodny z zasadami przywództwa TraceLink. Menedżerowie podają oceny, uzasadnienie oraz szczegółowy kontekst, umożliwiając partnerom biznesowym ds. zarządzania zasobami ludzkimi podejmowanie bardziej świadomych decyzji.
Zaprojektowanie tego procesu w Workday pozwoliło zespołowi HR stworzyć bardziej przejrzyste, spójne i sprawiedliwe podejście do awansów, jednocześnie umożliwiając rejestrowanie danych historycznych, co wspiera długoterminowy rozwój pracowników i organizacji.
Extend pomaga wcielać w życie nasze zasady przywództwa. Włączając je bezpośrednio do procesu awansu, doceniamy nie tylko wyniki, ale także zachowania, które kształtują naszą kulturę.
Dyrektor ds. pracowników w TraceLink
Zwiększanie wpływu w całym przedsiębiorstwie i wspieranie globalnej kadry
Dzięki Workday Extend zespół HR firmy TraceLink stworzył centrum innowacji wyróżniające się niezwykłą zwinnością. Może nieustannie tworzyć aplikacje, które poprawiają zarówno wydajność operacyjną, jak i satysfakcję pracowników.
Dodatkowe rozwiązania – w tym związane z zarządzaniem wizami, udogodnieniami w biurze wpływającymi na zdrowie, zwrotem kosztów szkoleń i darowiznami – pozwoliły zespołowi HR wyeliminować ręczne procesy, zmniejszyć zależność od arkuszy kalkulacyjnych i uzyskać bieżące informacje dotyczące kadry.
Te działania pokazują, w jaki sposób zespół HR firmy TraceLink, pomimo ograniczonych zasobów programistycznych, wspiera transformację w całym przedsiębiorstwie, modernizując operacje kadrowe i dostarczając wymierne korzyści na dużą skalę za pomocą Workday Extend.