McKesson Corporation, globalna firma działająca w branży opieki zdrowotnej, potrzebowała rozwiązania, które umożliwiłoby pracownikom szybkie przeszukiwanie repozytoriów umów w celu znalezienia informacji i danych, których potrzebowali ich klienci. Firma zdecydowała się na rozwiązanie Workday Contract Intelligence oparte na sztucznej inteligencji Evisort AI, aby scentralizować swoje umowy i przekształcić je w użyteczne, możliwe do przetworzenia dane.
McKesson Corporation to firma farmaceutyczna, której misją jest poprawa stanu zdrowia pacjentów na całym świecie. Dostarcza klientom produkty medyczne i farmaceutyczne oraz produkty i rozwiązania z zakresu technologii informatycznych w ochronie zdrowia.
Posiadanie systemu, który ułatwia pracę mojemu zespołowi, było dla mnie, jako liderki, przełomowym momentem. Pomyślałam wtedy: „Tak! W końcu mogę usunąć barierę”.
Starsza dyrektorka ds. zaangażowania płatników
Poznawanie możliwości
Dla Emily Flaugher, starszej dyrektorki ds. zaangażowania płatników, głównym celem zespołu było zdigitalizowanie umów i usprawnienie procesu zarządzania nimi. Działania te podjęli, aby lepiej monitorować i mierzyć korzyści płynące z pracy zespołu, zarówno wewnętrznie, jak i dla tysięcy klientów obsługiwanych przez McKesson w całych Stanach Zjednoczonych
Zespół Flaugher zajmuje się wsparciem małych sieci aptek i apteki średniej wielkości, określane mianem „rodzinnych sklepów”. Jedną z ich podstawowych usług jest zawieranie umów. Poprzednie procesy stosowane przez zespół były dość przestarzałe i opierały się na arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach e-mail, a nawet papierowych dokumentach. Pracowaliśmy w biurze, realizując wiele czynności za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, wiadomości e-mail i papierowych dokumentów – trudno w to uwierzyć – a ja między spotkaniami szukałam odpowiedniej, aby podpisać umowę” – wyjaśnia Flaugher.
To ręczne podejście stało się poważnym wyzwaniem, zwłaszcza gdy zespół przeszedł na pracę zdalną w czasie pandemii, co uwydatniło pilną potrzebę wdrożenia lepszego sposobu monitorowania jego pracy i zarządzania nią w celu zapewnienia ciągłości działania firmy.
Flaugher i jej zespół zaczęli analizować różne rozwiązania do zarządzania cyklem życia umów. Ich celem było znalezienie scentralizowanego systemu, który pozwoliłby pracownikom na szybkie pozyskiwanie informacji i danych potrzebnych klientom z umów.
Dobranie odpowiedniej technologii
Po obejrzeniu prezentacji produktu zespół Flaugher wiedział, że znalazł właściwe rozwiązanie do zarządzania umowami.
Rozwiązania Workday Contract Intelligence i Workday Contract Lifecycle Management, oba oparte na sztucznej inteligencji Evisort AI, „były atrakcyjne wizualnie i naprawdę łatwe w obsłudze” – mówi Flaugher.
Flaugher i zespół McKesson byli szczególnie pod wrażeniem tego, jak szybko Workday Contract Intelligence, rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji Evisort, potrafiło przeskanować ich repozytorium umów i przekształcić dokumenty w użyteczne, możliwe do przetworzenia dane. Spodobało im się również to, że platforma pozwalała śledzić dane wejściowe i wyjściowe oraz automatyzować procesy robocze.
Flaugher podkreśla, że największe oszczędności uzyskali dzięki repozytorium dokumentów. Poprzednio umowy były zapisywane w formie elektronicznej, ale wyszukiwanie było ograniczone do nazw plików. „Sprawdzenie, czy dana umowa zawiera konkretne zdanie lub akapit wymagało otwarcia każdego dokumentu z osobna – to była żmudna, czasochłonna praca” – stwierdza Flaugher.
Perspektywa wykorzystania sztucznej inteligencji Evisort AI wywarła wielkie wrażenie na zespole Flaugher, ponieważ umożliwiała przeszukiwanie nie tylko nazw plików, ale także tekstu w całym portfolio naraz, co pozwalało zaoszczędzić ogromną ilość czasu.
„System rzeczywiście uwidocznił problemy, o których istnieniu w naszym procesie nie miałem pojęcia, dopóki nie zaczęliśmy go używać”. – mówi Flaugher.
Osiąganie wpływu
Zespół Flaugher wkrótce po rozpoczęciu korzystania z rozwiązań do zarządzania umowami Workday dostrzegł różnicę w procesach i efektywności. Zespół mógł teraz:
- Wykorzystywać czas bardziej efektywnie. Przed wdrożeniem nowej platformy, zespół Flaugher musiał otwierać każdą umowę z osobna. W ten sposób pracownicy ręcznie przeglądali dokumenty w poszukiwaniu informacji potrzebnych klientom. Teraz zespół McKesson może za pomocą rozwiązania Workday Contract Intelligence jednym kliknięciem przycisku z łatwością uzyskać potrzebne im dane.
- Szybko identyfikować i eliminować wąskie gardła. Flaugher może łatwiej śledzić postępy zespołu, korzystając z rozwiązania Workday Contract Lifecycle Management. Platforma pomogła również Flaugher zidentyfikować, gdzie występują utrudnienia w pracy, i zadbać o to, aby wszystkie zgłoszenia klientów były rozpatrywane terminowo i odpowiednio potwierdzane.
- Określić ilościowo wyniki swojej pracy. „W poprzednich latach nie mieliśmy możliwości oceny postępów, jakie osiągnął mój zespół pod względem wolumenu podpisywanych umów” – mówi Flaugher. Dzięki nowym funkcjom platformy – obejmującym dane i elementy zarządzania procesami – Flaugher może mierzyć efekty pracy i zaangażowania zespołu. Flaugher podkreśla wagę tej kwestii, zauważając: „Zawsze mieliśmy z tym problem, ponieważ wiedzieliśmy, że wykonujemy mnóstwo dodatkowej pracy, ale jak to zmierzyć?” „Kluczowa okazała się zdolność do oceny naszej pracy i wykazania w raportach wewnętrznych, jak dużego wysiłku wymaga działanie zespołu” – mówi Flaugher.
- Zapewnić klientom natychmiastową pomoc. Dzięki Workday firma McKesson opracowała rozwiązania skierowane do klientów, umożliwiające im szybki dostęp do potrzebnych danych za pośrednictwem bezpiecznego portalu firmy. Flaugher wyjaśnia, że platforma „naprawdę dała mi możliwość rozważenia tego, jak możemy wyróżnić się na rynku. W jaki sposób ten system pomoże nam stworzyć lepsze, bardziej proste w obsłudze rozwiązanie, które możemy udostępnić klientom w jednym z naszych portali?
„Nie muszę szukać alternatyw. Mogę po prostu wykorzystać ten system, aby dać klientom dostęp do zasobów. To zapewni nam przewagę konkurencyjną – dodaje Flaugher.
Równie ważne dla Flaugher było to, że narzędzia Workday do zarządzania umowami sprawiły, że wysiłki zespołu stały się widoczne. Flaugher wspomina – „Posiadanie systemu, który ułatwia pracę mojemu zespołowi, było dla mnie, jako liderki, przełomowym momentem.. Pomyślałam wtedy: „Tak! W końcu mogę usunąć barierę”. System pomógł również ograniczyć ryzyko w całej firmie w miarę przesuwania się pracowników między stanowiskami. Zapewnił możliwość kontynuowania pracy w miejscu, w którym ktoś inny ją przerwał.