„Prostota jest kluczem do skutecznego działania”.
Według Mike'a McNamary, prezesa jednego z największych na świecie producentów kontraktowych, to zdanie doskonale wyjaśnia powód, dla którego Flex wybrał Workday.
Flex to organizacja zatrudniająca około 200 000 pracowników i prowadząca działalność w 30 krajach, która wierzy w prostotę. Firma jest globalnym liderem w projektowaniu, produkcji, dystrybucji i usługach posprzedażowych dla setek szybko rozwijających się przedsiębiorstw technologicznych i potrzebuje prostych, wydajnych systemów, aby dotrzymać im kroku.
„Działamy w bardzo konkurencyjnym środowisku międzynarodowym” – mówi McNamara. „Musimy mieć możliwość przemieszczania pracowników i zasobów w zależności od potrzeb. W obliczu zmian rynkowych i wahań kursów walut na świecie, musimy być w stanie przenosić produkcję z jednego regionu do innego. A jeśli w grę wchodzi tworzenie nowych technologii, musimy upewnić się, że mamy odpowiednie technologie produkcyjne dla tych nowych produktów, gdy tylko się pojawią” – kontynuuje.
„Moim zdaniem do najważniejszych wyzwań stojących przed prezesem, należy ciągłe dostosowywanie się do zmieniających się cykli życia produktów, globalnych przemian i wyzwań ze strony konkurencji. Uważam, że najważniejszym aspektem utrzymania się na rynku jest zarządzanie wielkimi talentami” – stwierdza.
Jednak prostota bynajmniej nie opisuje sytuacji, w jakiej znalazł się Flex po 10-letnim cyklu przejęć, w wyniku którego używał 80 różnych systemów HR na całym świecie.
Jak wspomina McNamara: „Było to kosztowne, rozdrobnione i nieskalowalne rozwiązanie. W takim systemie trudno o spójność w zarządzaniu zasobami ludzkimi i kulturą organizacyjną”.
Przejście do chmury
Firma rozpoczęła więc poszukiwania jednego systemu, który mógłby zintegrować jej globalną strukturę HR i zapewnić bardziej spójne, strategiczne podejście do zarządzania rozbudowaną kadrą pracowniczą.
Podejście Software-as-a-Service (SaaS) oferowane przez Workday idealnie odpowiadało potrzebom Flex. Dzięki temu, że systemy HR działają w chmurze, nie jest konieczna rozległa rozbudowa wewnętrznej infrastruktury technologicznej, co wiązałoby się z koniecznością dostosowywania, konfiguracji i korzystania z kosztownych usług konsultantów (oraz regularnymi, drogimi aktualizacjami).
„We Flex zależy nam na maksymalnym uproszczeniu wszystkiego” – mówi Dave Smoley, dyrektor ds. informatyki w firmie”. „Chcemy minimalizować koszty wdrożenia i uruchamiania nowych systemów. Musimy również być w stanie skalować w górę i w dół, dodając funkcje i możliwości w miarę potrzeb. Model SaaS nam to umożliwia”.
Dalej wyjaśnia: „W przypadku tradycyjnych wdrożeń oprogramowania na początku wydaje się miliony na systemy, które stara się wykorzystywać tak długo, jak to możliwe. [Tradycyjni dostawcy] zachęcają do dalszych zakupów, zwiększania wydatków i komplikowania systemów. Wszyscy ludzie i cały sprzęt znajduje się wówczas w firmie”.
„Natomiast Workday stawia na maksymalną prostotę. Ich celem jest dostarczanie łatwej w obsłudze usługi. Takie podejście jest zgodne z celem Flex, jakim jest zachowanie prostoty” – podsumowuje.
Uzyskanie globalnego spojrzenia
Zespół Flex zdawał sobie sprawę, że samoobsługa menedżerów i pracowników będzie miała kluczowe znaczenie dla stworzenia globalnego systemu HR, którego potrzebowała firma. Dział HR musiał uwolnić się od czasochłonnych, manualnych zadań transakcyjnych. Również w tym przypadku Workday zaproponował rozwiązanie.
Wyjątkowo intuicyjny interfejs użytkownika Workday ułatwia pracownikom Flex zarządzanie własnymi danymi. Menedżerowie mają dokładny wgląd w swoich podwładnych, ich koszty i bieżące zadania; z kolei pracownicy mogą łatwo dokonywać rutynowych aktualizacji. A dzięki chmurowej architekturze Workday informacje są dostępne zawsze i wszędzie, zarówno dla menedżerów, jak i pracowników.
McNamara wyjaśnia: „Jedną z rzeczy, które naprawdę spodobały nam się w Workday był interfejs użytkownika. Częścią naszego celu, jakim było wprowadzenie nowego systemu, było zaangażowanie pracowników w ten proces. Ze względu na dużą liczbę zatrudnionych, kluczowy był prosty, efektywny i intuicyjny interfejs. Workday spełnił te wymagania”.
Obecnie Flex korzysta z jednego systemu HR na całym świecie. Globalne raportowanie, które wcześniej zajmowało tygodnie a nawet miesiące, teraz można skrócić do kilku minut lub godzin. Dzięki wsparciu nowo wzmocnionego zespołu HR menedżerowie mogą podejmować decyzje oparte na danych, co przyczynia się do wzrostu i rozwoju Flex.
„Zależało nam na platformie, która przeniesie zarządzanie HR i talentami na wyższy poziom” – podkreśla McNamara. „Wiedzieliśmy, że potrzebujemy systemu, który będzie łatwy w obsłudze i skalowalny, nie tylko dla użytkowników, ale także pod względem tworzenia analiz i podejmowania lepszych decyzji dla firmy. Workday zapewnia nam taką platformę”.
Przed terminem i poniżej budżetu
Flex rozpoczęło współpracę z Workday w 2008 roku. Według szacunków firmy udało im się zredukować całkowity koszt posiadania o 30% w porównaniu z gotowymi rozwiązaniami od tradycyjnego dostawcy oprogramowania. Co więcej, w przeciwieństwie do innych projektów IT wdrożenie przebiegło wyjątkowo sprawnie.
„Wdrożenie było dla nas prawdziwym punktem kulminacyjnym” – mówi McNamara. „Ostatecznie zaimplementowaliśmy ten system rok przed planowanym terminem i poniżej budżetu. To doprawdy niezwykłe. Właściwie, to nie sądzę bym spotkał się z czymś takim w całej swojej karierze. To świadczy o jakości Workday i jej zaangażowaniu w zapewnienie pomyślnego wdrożenia”.
Jakie korzyści widzi McNamara po kilku latach korzystania z Workday? Wspomina o dwóch – jednej taktycznej i jednej strategicznej.
„Z taktycznego punktu widzenia użytkownicy są nim zachwyceni” – mówi. „Interfejs użytkownika jest prosty w obsłudze, logiczny i łatwy w utrzymaniu. Nie jest to typowe w przypadku projektów integracji systemów na dużą skalę”.
A korzyści strategiczne? „Zaczynamy dostrzegać łatwość wykorzystania danych i informacji z tego systemu do podejmowania świadomych i przemyślanych decyzji dotyczących sposobu prowadzenia naszej firmy” – mówi.
„Ogromna przewaga strategiczna polega na tym, w jaki sposób dążymy do generowania zysków i jak wykorzystujemy talenty w firmie” – kontynuuje. „Postrzegamy Workday jako kluczowy element w rozpoznawaniu talentów, zarządzaniu nimi oraz przydzielaniu ich w celu realizacji naszych celów”.
Przenoszenie talentów po całym świecie
Ze względu na ogólnoświatowy zasięg firmy Flex, globalne możliwości Workday, tj. obsługa wielu języków i walut oraz wsparcie w zakresie bezpieczeństwa i przepisów dla poszczególnych krajów, były szczególnie ważne dla maksymalnego wykorzystania potencjału pracowników.
„Musimy stale dostosowywać naszą załogę do potrzeb klientów” – mówi McNamara. „Przykładowo, możemy w danym momencie zwiększyć zaangażowanie w Malezji i zmniejszyć w Chinach. W zależności od rynków, na których działamy, możemy chcieć przenieść większą część naszego personelu do Meksyku zamiast do Europy Wschodniej”.
Kontynuuje: „Workday rzeczywiście dostarcza danych, które pozwalają na bieżąco analizować nasze struktury kosztów – średnie stawki wynagrodzeń w poszczególnych regionach. W wyniku analizy danych oraz obserwowanych trendów, faktycznie zmieniło to niektóre z naszych polityk inwestycyjnych w różnych krajach”.
McNamara uważa, że Workday pomaga Flex osiągnąć wyższy poziom efektywności i konkurencyjności.
„To nie jest zwykły projekt wdrożenia oprogramowania. To zmiana sposobu zarządzania firmą”.