Firma BDO Norway zatrudnia 2200 pracowników w ponad 50 biurach i obsługuje ponad 40 000 klientów, przez co jest jedną z czołowych w kraju firm świadczących usługi profesjonalne.
W ostatnich latach firma postawiła za priorytet modernizację sposobu wspierania pracowników i klientów, kierując się jasną strategią skoncentrowaną na rozwoju kadry, przyszłościowej technologii i wyjątkowej jakości usług.
Chcąc zrealizować tę strategię, firma BDO Norway poszukiwała ujednoliconego systemu, który zmieniłby sposób zarządzania kadrami, operacjami i danymi finansowymi.
Firma zwróciła się ku Workday, aby usprawnić procesy, zwiększyć dokładność danych i stworzyć solidne podstawy do podejmowania strategicznych decyzji, korzystając z Workday Human Capital Management (HCM), Workday Financial Management i Workday Professional Services Automation (PSA).
„To kompletny pakiet, który wspiera nasz ciągły rozwój” – powiedziała Heidi Merethe Kalhagen, menedżerka ds. produktu Workday w BDO Norway.
Zyskaliśmy ujednolicone dane z obszarów HCM, finansów i PSA, usprawnione procesy, regularne aktualizacje funkcji oraz łatwą do wdrożenia platformę AI.
Menedżerka ds. produktu Workday
Wspieranie pracowników na każdym etapie kariery
Firma BDO Norway korzysta z Workday, aby wspierać pełny cykl życia pracownika, od wdrożenia, poprzez rozwój i oceny wyników aż po odejście z pracy. Centralizacja danych i standaryzowanie procesów pozwoliło BDO Norway zwiększyć przejrzystość i spójność praktyk kadrowych.
„W Workday mamy ustandaryzowane procesy, które wspierają kluczowe etapy ścieżki pracownika, takie jak zatrudnianie, wdrażanie i odchodzenie z firmy” – wyjaśniła Kalhagen. „Jesteśmy również w stanie gromadzić i utrzymywać niezbędne dane, w tym umowy, kwestionariusze i inne informacje”.
Oceny wyników i wynagrodzeń są bezpośrednio powiązane z celami strategicznymi, co pomaga zapewnić uczciwość i przejrzystość w rozwoju kariery. BDO Norway wykorzystuje również narzędzia Workday do gromadzenia informacji zwrotnych, aby wspierać bieżące oceny i opinie dotyczące projektów.
„Przeprowadzamy rozmowy podsumowujące wyniki i przeglądy wynagrodzeń dostosowane do ocen pracowników” – powiedziała Kalhagen. „Nasza tabela wynagrodzeń pomaga zapewnić, że pensje i premie są uczciwe, spójne i zgodne z wkładem pracowników”.
Workday Learning stało się kluczowym elementem zarządzania szkoleniami i zgodnością z przepisami. „Jesteśmy ściśle regulowaną firmą, w której szkolenia są nie tylko wymagane, ale też ważne dla rozwoju personelu” – zauważyła Kalhagen. „Używamy do tego Workday Learning, a kursy i certyfikaty śledzimy bezpośrednio w Workday”.
Firma BDO Norway zintegrowała również Workday Peakon Employee Voice, aby stale mierzyć nastroje w zespole i szybciej na nie reagować. „Od 2025 roku zaczęliśmy stale wsłuchiwać się w głosy pracowników. Dzięki temu możemy poznać ich nastroje i szybciej podejmować działania” – dodała Kalhagen.
Zwiększanie wydajności i dokładności w zakresie finansów i operacji
BDO Norway wykorzystuje Workday w dziale finansów do znacznego skrócenia czasu potrzebnego na zamknięcie miesiąca, schodząc z dziewięciu dni do zaledwie pięciu. Poprawa ta była możliwa dzięki usprawnionemu śledzeniu czasu pracy i nieobecności, codziennemu uznawaniu przychodów i ujednoliconemu fakturowaniu.
Pracownicy każdego dnia rejestrują czas pracy i nieobecności, a menedżerowie sprawdzają je i zatwierdzają w czasie rzeczywistym. Dzięki codziennemu uznawaniu przychodów, miesięcznemu podziałowi dochodów i kompleksowemu usprawnieniu procesów jesteśmy w stanie zapewnić dokładne raportowanie i praktyczne analizy na odpowiednich szczeblach zarządzania.
Menedżerka ds. produktu Workday
Rozliczanie wydatków to kolejny obszar, w którym automatyzacja i AI odgrywają kluczową rolę. „Korzystamy z trzech funkcji opartych na AI” – wspomniała Kalhagen. „Używamy obliczania odległości za pomocą Map Google, skanowania paragonów na urządzeniach mobilnych oraz pobierania wiadomości e-mail z programu Outlook”.
Ta inteligentna automatyzacja zapewnia zgodność z przepisami i wymogami zrównoważonego rozwoju, jednocześnie ułatwiając proces pracownikom.
Podejmowanie przemyślanych decyzji na podstawie bieżących danych
Dzięki Workday jako jedynemu systemowi ewidencji firma BDO Norway zyskała wgląd w dane kadrowe i finansowe w czasie rzeczywistym. Dzięki Workday Prism Analytics zespół tworzy niestandardowe wskaźniki KPI, pulpity oraz raporty, aby wspierać kadrę kierowniczą na każdym szczeblu.
„Korzystamy zarówno ze standardowych, jak i niestandardowych raportów oraz pulpitów, choć głównie z tych drugich” – poinformowała Kalhagen. „Tworzymy pola obliczeniowe, aby generować odpowiednie wskaźniki KPI dla firmy, i używamy grupowania celów, co pomaga zespołom łatwo znaleźć odpowiednie dane”.
Arkusze Workday są używane nie tylko do analizy, ale także do zarządzania wydaniami, dokumentacji, a nawet jako podstawa zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA).
BDO Norway planuje w przyszłości rozszerzyć wykorzystanie funkcji Workday. „W przyszłości planujemy również wdrożyć Workday Skills Cloud do oceny pracowników” – przekazała Kalhagen. „Naszym celem jest proaktywne identyfikowanie przyszłych luk w umiejętnościach i reagowanie na nie”.
Omawiając transformację firmy, Kalhagen podkreśliła szerszą wartość Workday, która wykracza poza samą technologię. „Regularnie otrzymujemy nowe funkcje i poprawki błędów, mamy łatwą w adaptacji platformę AI oraz społeczność, która wymienia się wiedzą i oferuje szkolenia oraz wsparcie”.
To właśnie połączenie innowacji, partnerstwa i ciągłego doskonalenia pomaga BDO Norway utrzymać przewagę w dynamicznie rozwijającej się branży.