Od niemal stu lat duńska firma ALK działa na rzecz poprawy jakości życia osób cierpiących na alergie. Jako światowy lider w dziedzinie immunoterapii alergii, to innowacyjne przedsiębiorstwo farmaceutyczne wyróżnia się zaangażowaniem w tworzenie produktów i rozwiązań opartych na badaniach, które nie tylko łagodzą objawy alergii, ale także zapewniają długotrwałą ulgę poprzez ukierunkowanie na pierwotne przyczyny.
W wyniku organicznego rozwoju, przejęć i fuzji, ALK rozrosło się do ponad 2300 pracowników w 20 różnych krajach. Liderzy HR wiedzieli, że muszą znaleźć innowacyjne rozwiązanie, które sprosta zmieniającym się potrzebom firmy. Doraźne rozwiązania tymczasowe nie były wystarczające. Tu na scenę wkroczył Workday.
Szersze spojrzenie
„Począwszy od 2013 roku, opracowaliśmy strategię globalizacji HR i optymalizacji naszych procesów HR” – wyjaśnia Pernille Tang Raschke, starsza wiceprezes ds. HR i komunikacji wewnętrznej w ALK. „Korzystaliśmy z wielu odrębnych narzędzi, procesów i aplikacji w całej firmie, w tym ponad 19 aplikacji IT HR i 10 procesów płacowych. Musieliśmy też prowadzić podwójne księgowanie danych administracji personalnej i pracowników pełnoetatowych w 15 różnych krajach. Wiedzieliśmy, że potrzebujemy wydajnego, ustandaryzowanego systemu, który pozwoli nam się globalnie zintegrować."
„Ważne było wdrożenie systemu, który pozwalałby nam pewnie podejmować kluczowe decyzje oparte na danych z raportowania w czasie rzeczywistym, uzyskać lepszą widoczność zatrudnienia i wyników oraz skuteczniej zarządzać kosztami wynagrodzeń” – kontynuuje Tang Raschke. „Ponadto chcieliśmy, aby dział HR był w stanie wnieść rzeczywistą wartość dodaną do firmy, a nie tracić czas na czasochłonne zadania ręczne i operacyjne”.
Workday pozwolił ALK stworzyć prawdziwie ujednolicony i globalny system HR. „To był sukces” – przyznaje Minje de Lasson, dyrektor ds. efektywności HR i HRIS. „Wdrożyliśmy system na czas, w ramach budżetu, z poprawnymi danymi i zaczęło z niego korzystać 80% pracowników”. Korzyści stały się widoczne natychmiast po krótkim, siedmiomiesięcznym wdrożeniu.
Workday umożliwia nam dalszą optymalizację działań firmy i działu HR. Dzięki globalnym procesom jakość jest wyrównana we wszystkich krajach, a menedżerowie na całym świecie i dział HR mogą pracować wydajniej.
Dyrektor ds. efektywności HR i HRIS
Jedno źródło danych upraszcza operacje
„Nasi menedżerowie musieli wykonywać wiele ręcznej pracy, korzystając z licznych procesów i narzędzi, które różniły się w zależności od kraju” – mówi de Lasson. „Kiedy używasz tak wielu oddzielnych narzędzi, jak można oczekiwać, że uzyskasz pełny obraz organizacji niezbędny do efektywnego zarządzania?”. Dzięki jednemu, dostępnemu systemowi i kompletnym danym HR w Workday, ALK ma teraz wgląd w dane i talenty w czasie rzeczywistym, co usprawnia proces podejmowania decyzji.
Przejrzystość była kolejnym z kluczowych powodów biznesowych, dla których ALK szukało nowego systemu HR. „Transparentność danych pozwala nam poznać trendy i zobaczyć szerszy obraz, zamiast spekulować na poziomie indywidualnym” – wyjaśnia de Lasson. Posiadanie przejrzystych danych sprawia, że są one bardziej wartościowe dla zespołu HR i liderów ALK. „Mając wiarygodne dane, możemy krytycznie spojrzeć na naszą działalność. Dział HR jest lepiej przygotowany do rzeczowych dyskusji, a także kwestionowania i wspierania decyzji oraz zmian organizacyjnych, takich jak rozwój czy przejęcia”.
„Firma ALK przeszła wiele dużych reorganizacji, a dzięki Workday są to bardzo łatwe procesy” – wyjaśnia de Lasson. „Wcześniej zmiany procesów biznesowych były złożone i problematyczne. Workday umożliwia proste wprowadzanie zmian w miarę rozwoju firmy i łatwy podgląd nowej organizacji”.
Intuicyjność i innowacyjność
Dla ALK istotna była możliwość tworzenia sprawnie funkcjonujących procesów na skalę globalną, zapewniających większą wydajność, zgodność z przepisami, jakość i przejrzyste zarządzanie. Nie jest to jednak jedyny powód, dla którego ALK wybrało Workday. „Workday był najbardziej intuicyjny dla użytkownika” – mówi de Lasson. „Bez wątpienia jest łatwy w użyciu”.
„Czuliśmy, że robimy krok w przyszłość. Otrzymujemy przyszłościowe rozwiązanie” – mówi Raschke.
To doświadczenie jest odczuwalne w całej firmie. Jak wyjaśnia Eduardo Vilas Ventura, szef działu zaopatrzenia w Hiszpanii: „Workday naprawdę pomaga menedżerom zwiększyć poczucie odpowiedzialności. Podczas rozmów z pracownikami nie trzeba mówić: »Porozmawiam z działem HR«, ponieważ z Workday udzielanie odpowiedzi na pytania odbywa się na bieżąco. Ogólnie rzecz biorąc, daje większe poczucie kontroli zarówno menedżerom, jak i pracownikom”.
Realizacja globalnych celów
W miarę jak ALK nieustannie opracowuje ekscytujące innowacje w immunoterapii, Workday pomaga organizacji w realizacji jej celów globalizacji HR. „Workday wspiera naszą działalność poprzez świadczenie opłacalnych usług HR, zapewnienie silnych lokalnych kompetencji z zakresu HR oraz rozwój biznesu dzięki wdrażaniu angażujących strategii pracowniczych. Teraz mamy narzędzia i procesy, które pozwalają nam dostosowywać się i wspierać naszą nieustannie zmieniającą się firmę” – wyjaśnia Tang Raschke.