Uitdagingen.
De legacysystemen van Kansas City University (KCU) legden veel druk op de HR- en finance-teams. Dit kwam door het gebrek aan benodigde functionaliteit, zoals directe toegang tot data, integratie met 'benefits providers' en het studenteninformatiesysteem, realtime rapportage, enzovoort. En toen KCU uitbreidde naar een tweede campus in Joplin, werd de behoefte aan efficiëntere processen op beide campussen nog groter.
Waarom Workday?
KCU wilde handmatige taken en de administratieve druk verminderen, directe toegang bieden tot werknemers en managers, en zowel de rapportage als de systeemintegratie verbeteren. Met Workday kan KCU nu een verbeterde user experience bieden. En met betere processen voor controles van personeels- en operationele kosten en onboarding, heeft de universiteit de efficiëntie op beide campussen vergroot.
Voordelen en resultaten.
Automatisering en configuratie van processen.
Het business process framework en de integratiemogelijkheden in Workday stellen de HR- en finance-teams van KCU in staat om meer resources en tijd te besteden aan belangrijke activiteiten die toegevoegde waarde bieden. Processen voor onboarding, payroll, maandafsluiting, tijdregistratie en onkostenbeheer zijn nu gestroomlijnder en efficiënter.
50%
vermindering van het aantal dagen voor maandafsluiting en salarisuitbetaling
416
uren per jaar bespaard door het schrappen van data-invoer voor 1 FTE
Controle.
Het ontbreken van een procurementsysteem bij KCU leidde tot een trage, inconsistente verwerking met onbetrouwbare informatie. Nu worden de uitgaven beter gecontroleerd via contracten en een gemakkelijk toegankelijke aankoopgeschiedenis. Validatieregels, processtappen en goedkeuringen zorgen ervoor dat transacties correct worden ingevoerd en gemakkelijk te volgen zijn. De controle op de personeelskosten verloopt beter dankzij een beter benefits management, een nauwkeurigere payroll, minder problemen met tijdregistratie en meer inzicht in tijdelijke werknemers.
37%
minder onbeheerde uitgaven
90%
verhoging van automatisering van belangrijke controles
Data-integriteit en audit.
Minder handmatige invoer en het business process framework hebben de data-integriteit verbeterd. HR en finance hebben vertrouwen in de data en kunnen gebruikmaken van de permanente auditmogelijkheden in Workday om snel problemen te signaleren KCU heeft ook het externe auditproces gestroomlijnd door beveiligingsmachtigingen voor auditors toe te wijzen.
30%
vermindering van de audittijd
60%
nauwkeurigere journaalposten
Ondersteuning van beslissingen.
Met Workday kan KCU nu rapporten genereren die realtime inzicht bieden in kritieke informatie, waaronder budgetten versus werkelijke uitgaven, gemiddelde uitgaven per afdeling, tijdelijk personeel, payrolldata, verlof/absentie en tijdregistratie. Leaders kunnen gemakkelijker beschikken over informatie waardoor ze betere en snellere beslissingen kunnen nemen.
Meer inzicht in en betere controle over uitgaven
Beter overzicht van tijdelijke medewerkers