Nozioni di base: che cos'è un sistema informativo per l'istruzione superiore?
Scopri come i moderni software di gestione dei dati sugli studenti per l'istruzione superiore consentono ai responsabili degli istituiti di favorire il successo degli studenti, ottimizzare i processi aziendali, ottenere insight più approfonditi sull'intera organizzazione e orientarsi in un contesto in continua evoluzione.
Gli istituti di istruzione superiore devono far fronte a una pressione sempre maggiore. Le iscrizioni all'università sono in diminuzione da un decennio, con un calo del 15% tra il 2010 e il 2021 delle iscrizioni ai corsi di laurea triennale.
Sempre più spesso gli studenti cercano percorsi formativi alternativi, come programmi orientati alla carriera che vanno oltre i corsi tradizionali e l'apprendimento in presenza. E dato che sempre meno studenti provenienti direttamente dalle scuole superiori si iscrivono all'università, gli atenei dovranno ripensare la loro strategia di reclutamento e i loro modelli di business tradizionali.
"Sapevamo già che i trend demografici avrebbero influenzato le iscrizioni universitarie e trasformato la composizione del corpo studentesco… e poi è arrivata la pandemia", afferma Joellen Shendy, Product Strategy Director di Workday Student. "Ora non solo abbiamo assistito a un'accelerazione dei trend, ma sono cambiate anche le aspettative. Abbiamo introdotto iniziative come la formazione ibrida e l'accesso ai servizi 24/7. Il futuro sta proprio in questa nuova flessibilità."
Tutto ciò richiede che gli istituti di istruzione superiore operino al massimo dell'efficienza per garantire la soddisfazione degli studenti, la solidità finanziaria e la capacità di adattarsi alle esigenze future.
Oggi più che mai, il settore dell'istruzione superiore deve essere flessibile e agile, non solo per gestire al meglio la propria crescita, ma anche per fornire a college e università insight rapidi e facilmente accessibili su studenti, docenti e attività operative.
Che cos'è un sistema informativo per l'istruzione superiore?
Sebbene gli istituti scolastici utilizzino una varietà di software e tecnologie, il software per l'istruzione superiore si riferisce in genere a un sistema informativo per l'istruzione superiore o a un sistema informativo per gli studenti (SIS). Si tratta di programmi che aiutano gli istituti a gestire i dati e i processi relativi al percorso di carriera degli studenti: ammissione, iscrizione, documentazione e consulenza accademica, gestione dei programmi di studio, aiuti finanziari e altro ancora.
Ecco un altro modo di vedere la questione: le aziende hanno un sistema HR che gestisce il "ciclo di vita dei dipendenti", cioè processi come assunzione, onboarding, sviluppo delle competenze e così via. Allo stesso modo, anche i college e le università hanno bisogno di un sistema per gestire il percorso formativo degli studenti, dal recruiting e le ammissioni fino alla laurea e oltre.
Perché gli istituti di istruzione superiore hanno bisogno di un sistema informativo per gli studenti?
La maggior parte dei sistemi software utilizzati da college e università è stata implementata prima della diffusione capillare di e-mail, social media e Internet; per questo il settore dell'istruzione superiore ha continuato ad aggiornare le proprie piattaforme software integrandole con le tecnologie più recenti. Ma questi sistemi ibridi, spesso costruiti in modo frammentario, sono sottoposti a una pressione particolare a causa dell'evoluzione delle esigenze digitali degli studenti, inclusi quelli non tradizionali, e delle nuove modalità di istruzione.
Il settore sta prendendo coscienza del fatto che l'agilità organizzativa è fondamentale per promuovere la crescita a lungo termine e l'innovazione digitale.
Con l'evoluzione continua delle modalità di apprendimento e della composizione della popolazione studentesca, scuole e università cercheranno sempre più di coinvolgere gli studenti lungo tutto il loro percorso accademico e di accedere a informazioni utili per abbinarli a corsi, attività extracurriculari, consulenti, mentori e altro ancora. Un'esperienza studente fluida è la migliore esperienza possibile e, con tutti i dati in un unico luogo, università e studenti potranno accedere agli insight quando ne hanno bisogno.
In definitiva, la funzione dei software per l'istruzione superiore è promuovere il successo scolastico. Per farlo, amministratori, docenti e studenti hanno bisogno di un sistema che sia intuitivo e facile da usare quanto le altre tecnologie che utilizzano nella vita quotidiana.
Quali sono i vantaggi di un moderno sistema informativo per l'istruzione superiore?
I sistemi legacy del settore dell'istruzione superiore sono frammentati, obsoleti e non rispecchiano il modo in cui scuole e università operano oggi. Molte funzioni oggi essenziali per gli istituti di istruzione non esistevano 20 o 30 anni fa, quando sono stati realizzati i sistemi attualmente in uso.
Ma c'è di più: il settore sta prendendo coscienza che l'agilità organizzativa è fondamentale per favorire la crescita a lungo termine e l'innovazione digitale. Questo però non significa che il percorso di trasformazione digitale sia privo di ostacoli. Secondo l'indagine globale di Workday intitolata "Colmare il gap dell'accelerazione digitale per una digital transformation sostenibile", il 60% dei responsabili del settore dell'istruzione superiore afferma che il ritmo della trasformazione digitale è rallentato rispetto all'anno precedente oppure prevede che rallenterà in futuro.
La ricerca indica che molti college e università faticano a gestire le sfide della trasformazione digitale, aggravate dalla pandemia, e non riescono a elaborare strategie adeguate. Per affrontare questo problema, così come le lacune della strategia digitale, gli istituti devono prima compiere un passo più strutturale. Questo significa elaborare e attuare una strategia in materia di dati. Ma la capacità di effettuare investimenti oculati nel settore digitale dipende dalla disponibilità dei dati giusti su cui basare le decisioni.
In che modo un sistema informativo facilita la gestione dei dati?
I campus e gli istituti di istruzione superiore sono come piccole città, con molte parti in movimento che si influenzano a vicenda. Per comprendere meglio il funzionamento delle università e le esigenze degli studenti occorrono insight e capacità di monitoraggio avanzati, a partire dai dati. Ottenere dati significativi con il livello di granularità richiesto utilizzando fogli di calcolo è difficile e laborioso. E anche quando un sistema è più moderno, la sfida resta estrarre tutti questi dati da fonti non integrate tra loro. Nella migliore delle ipotesi, i responsabili ottengono insight retrospettivi.
Modernizzando la propria infrastruttura tecnologica, cioè sostituendo sistemi obsoleti e frammentati con una piattaforma che unifica in modo trasparente e sicuro tutti i dati, i responsabili possono accedere in tempo reale a dati accurati e pronti a supportare decisioni.
Il settore dell'istruzione superiore deve trasformare i dati in una risorsa strategica affinché gli istituti riescano a soddisfare le esigenze di studenti, budget, docenti e infrastrutture, oggi come domani.
Una visione dei dati a 360° consente agli istituti di individuare quali programmi rappresentano centri di costo e quali generano ricavi, per poi analizzare i dati per area di studio.
Con una piattaforma agile, i responsabili dell'istruzione superiore possono supportare gli studenti, ottimizzare i processi aziendali, ottenere insight più approfonditi sull'intera organizzazione e orientarsi in un contesto in continua evoluzione.
Che cos'è Workday Student?
Il software per l'istruzione superiore di Workday si chiama Workday Student ed è un unico sistema cloud che si integra perfettamente con Workday Human Capital Management e Workday Financial Management. Grazie a Workday, gli istituti di istruzione superiore possono gestire tutte le attività del campus attraverso un'unica piattaforma moderna, agile e facile da usare.
Workday ha sviluppato un software per l'istruzione superiore pensato appositamente per gli studenti di oggi. I nostri partner ci hanno informati che i sistemi attuali sono frammentati, obsoleti e non rispecchiano la nuova gestione didattica. Workday Student è stato creato con la consapevolezza che amministratori, docenti e studenti hanno bisogno di un sistema intuitivo e facile da usare quanto le tecnologie che usano nella loro vita quotidiana.
Workday ha creato un sistema informativo scolastico (SIS) che offre agli studenti un'esperienza moderna, dando loro e agli amministratori la flessibilità di svolgere attività ovunque e in qualsiasi momento, sia da un laptop in biblioteca o da uno smartphone in spiaggia.
Workday Student è un sistema sviluppato con il contributo diretto dei clienti per portare sul mercato un sistema informativo realmente moderno: l'unico prodotto end-to-end per la gestione degli studenti già adottato da clienti attivi.
In che modo Workday Student si differenzia dagli altri sistemi informativi per studenti?
La maggior parte degli istituti utilizza un sistema informativo scolastico che ha almeno vent'anni, ovvero è più vecchio di molti studenti. Questi istituti devono gestire sistemi obsoleti e desiderano passare a una soluzione cloud che offra un'esperienza digitale coerente, intuitiva e più personalizzata, consentendo agli studenti di iscriversi ai corsi, monitorare le ore di lavoro-studio, gestire gli aiuti finanziari e richiedere un appuntamento con un consulente tramite dispositivo mobile. Siamo davvero in grado di supportare le esigenze di questi studenti, un vantaggio oggi più importante che mai.
In Workday crediamo che il fondamento di qualsiasi software per l'istruzione superiore sia la capacità di assicurare piena visibilità su tutti i dati (Finance, HR e studenti) in un unico sistema cloud che consenta di accedere agilmente alle informazioni e di analizzarle.
Se tutti i dati vengono conservati in un unico sistema, università e studenti potranno accedere agli insight quando ne hanno bisogno.
Con un moderno sistema di gestione dell'istruzione superiore come Workday Student, i responsabili di college e università possono utilizzare dashboard per monitorare l'andamento delle iscrizioni, verificare la richiesta per determinati corsi, gestire le posizioni aperte nel corpo docente, tenere traccia dei ricavi delle tasse universitarie per area di studio e tenere sotto controllo le scelte dei corsi in base alle iscrizioni, così da pianificare tempestivamente il personale necessario.
Gli studenti possono utilizzare i dashboard per iscriversi ai corsi online, ricevere notifiche sulle scadenze, ottenere feedback immediato sull'esito della loro iscrizione ai corsi e monitorare il percorso accademico fino al conseguimento della laurea. Grazie ai dettagliati dati contenuti nei profili degli studenti, la piattaforma Workday Student è in grado di consigliare programmi di supporto accademico volti ad arricchire l'esperienza degli studenti.
Una visione dei dati a 360° consente agli istituti di individuare quali programmi rappresentano centri di costo e quali generano ricavi, per poi analizzare i dati per area di studio. Con Workday Student, gli istituti possono prendere decisioni più consapevoli sia oggi sia in futuro grazie a insight basati sui dati su aspetti come la qualità del bacino di candidati, i trend degli studenti e la domanda di corsi.
Scopri il software Workday Student Management.