Che cos'è un rolling forecast?

Come funzionano i rolling forecast

I rolling forecast ampliano le prospettive aziendali aggiornando le proiezioni regolarmente, di solito su base mensile o trimestrale. Anziché essere vincolato a un periodo fisso, come il tradizionale esercizio finanziario, il rolling forecast mantiene un orizzonte temporale costante (come 12, 18 o 24 mesi), aggiungendo nuovi periodi man mano che quelli precedenti terminano.

Un ciclo di budgeting continuo assicura che le previsioni siano sempre allineate con la realtà aziendale e che forniscano una visione più precisa e dinamica del futuro. I rolling forecast sostituiscono le previsioni statiche, che spesso diventano obsolete rapidamente, con dati aggiornati e insight orientati al futuro, permettendo alle aziende di pianificare meglio e reagire in modo proattivo ai cambiamenti.

Elementi chiave di un rolling forecast

I rolling forecast sono strumenti potenti perché forniscono una visione dinamica e orientata al futuro delle finanze aziendali. A differenza dei budget fissi, i rolling forecast si evolvono continuamente, integrando nuovi dati e concentrandosi sui fattori che contano di più. Per implementare efficacemente i rolling forecast, è fondamentale comprendere i componenti chiave che li rendono così preziosi.

Pianificazione basata sui driver

I rolling forecast si concentrano sui principali business driver, ovvero le metriche che incidono direttamente sulle performance finanziarie, piuttosto che sulle voci fisse del budget. Dando priorità a questi elementi chiave, le aziende sono sicure di ottenere previsioni flessibili, significative e allineate con le dinamiche del mondo reale.

Come funziona in pratica:

• Un'azienda che offre servizi in abbonamento potrebbe focalizzarsi su metriche come i costi di acquisizione dei clienti, i tassi di rinnovo e il ricavo medio per utente (ARPU).

• Un'azienda manifatturiera potrebbe dare priorità alla capacità produttiva, ai costi dei materiali e ai tassi di rotazione delle scorte.

La pianificazione basata sui driver non solo semplifica le previsioni, ma assicura anche che siano strettamente connesse ai fattori che influenzano direttamente i risultati. Questo approccio consente di prendere decisioni migliori e di reagire più velocemente ai cambiamenti.

Aggiornamenti frequenti

Uno degli aspetti chiave dei rolling forecast è la frequenza regolare degli aggiornamenti. Contrariamente ai budget annuali, che restano invariati per tutta la durata dell'esercizio finanziario, i rolling forecast vengono aggiornati ogni mese o trimestre per rispecchiare i dati più recenti e le dinamiche di mercato.

Vantaggi degli aggiornamenti frequenti:

• Adeguamenti tempestivi: le aziende possono rispondere rapidamente a eventi imprevisti quali variazioni nella domanda dei clienti, interruzioni della supply chain o aumento dei costi.

• Maggiore precisione: gli aggiornamenti regolari riducono il rischio di fare affidamento su scenari obsoleti e offrono previsioni più aderenti alla realtà.

Ad esempio, se un'azienda retail registra un'impennata delle vendite online in un trimestre, grazie al rolling forecast può intervenire subito rivedendo le spese di marketing o la gestione delle scorte per massimizzare i profitti.

Integrazione dei dati in tempo reale

Dati accurati e aggiornati costituiscono la base dei rolling forecast. In assenza di dati affidabili, le previsioni rischiano di diventare rapidamente inutili o fuorvianti. I moderni strumenti di pianificazione finanziaria, come Workday Adaptive Planning, si distinguono per la loro capacità di integrare dati finanziari e operativi in tempo reale per elaborare previsioni basate sulle informazioni più recenti.

Vantaggi dell'integrazione in tempo reale:

• Raccolta dei dati ottimizzata: i dati vengono prelevati automaticamente da diversi sistemi, senza bisogno di ricorrere agli aggiornamenti manuali.

• Insight globali: l'integrazione di dati finanziari, operativi ed esterni offre una visione a 360° delle performance aziendali.

• Riduzione degli errori: l'automazione riduce al minimo il rischio di errori umani e rende le previsioni più affidabili.

Grazie all'integrazione in tempo reale, i decision-maker possono accedere agli insight più recenti e prendere decisioni in modo tempestivo senza esitazioni.

Analisi degli scenari

La capacità di simulare scenari ipotetici è tra le funzioni più potenti dei rolling forecast. Queste simulazioni consentono alle aziende di valutare l'impatto di diversi fattori sulle loro performance e di pianificare di conseguenza.

Perché l'analisi degli scenari è importante:

• Prepara le aziende ad affrontare una serie di scenari possibili, dal migliore al peggiore.

• Consente una pianificazione proattiva in caso di eventi imprevisti, quali crisi economiche, cambiamento delle normative o minacce derivanti dalla concorrenza.

• Supporta il processo decisionale strategico permettendo alle aziende di testare l'impatto di nuove iniziative, come l'ingresso in un nuovo mercato o il lancio di un prodotto.

Esempio pratico:

Un'azienda di logistica potrebbe usare l'analisi degli scenari per valutare l'impatto dell'aumento dei costi del carburante sulla redditività. Integrando questa analisi nel rolling forecast, l'azienda può adattare le strategie di definizione dei prezzi o esplorare metodi di trasporto alternativi per ridurre i rischi.

Collaborazione tra reparti

I rolling forecast traggono vantaggio dalla collaborazione tra i vari reparti. A differenza dei budget fissi, che spesso restano confinati all'interno del team Finance, i rolling forecast si basano sul contributo di tutti gli stakeholder aziendali.

La pianificazione collaborativa coinvolge:

• Team commerciali: forniscono insight su tendenze del mercato, domanda dei clienti e opportunità di vendita future

• Team di marketing: condividono dati su performance delle campagne, generazione di lead e costi legati all'acquisizione di nuovi clienti

• Team operativi: forniscono dati su vincoli di capacità, piani di produzione e problemi della supply chain

• Team HR: condividono dati sul personale, come piani di assunzione o tassi di turnover, per aggiornare le previsioni sui costi della forza lavoro

Grazie a questa collaborazione interfunzionale, le previsioni delineano un quadro più preciso e completo dell'azienda e favoriscono l'allineamento tra i reparti.

Rolling forecast vs. budget fissi

Pur essendo stati per decenni la colonna portante della pianificazione finanziaria, i budget fissi presentano delle limitazioni importanti. Sebbene offrano una roadmap ben definita per l'esercizio finanziario, spesso non tengono conto degli imprevisti.

Punti critici dei budget fissi

1. Previsioni obsolete: i budget fissi si basano in genere su dati raccolti mesi prima dell'inizio dell'esercizio finanziario e di conseguenza sono poco adatti a rispondere ai cambiamenti in tempo reale.
2. Mancanza di flessibilità: una volta definiti, i budget fissi sono difficili da modificare, anche quando le priorità cambiano o emergono spese impreviste.
3. Inefficienza: la creazione di un budget statico è un processo lungo, che può richiedere mesi di lavoro e coinvolgere più team.

I vantaggi dei rolling forecast

I rolling forecast superano queste criticità offrendo un approccio continuo e flessibile alla pianificazione finanziaria. I principali vantaggi:

• Adeguamenti tempestivi: gli aggiornamenti regolari consentono di modificare i piani in modo puntuale, ogni volta che è necessario.

• Previsioni più affidabili: i dati in tempo reale permettono di allineare le stime alla realtà e di ridurre il margine di errore.

• Processo decisionale proattivo: libere dai vincoli associati a una pianificazione rigida, le aziende possono affrontare tempestivamente i rischi e cogliere al volo le opportunità.

• Allocazione più efficace delle risorse: grazie alla loro capacità di determinare dove le risorse sono più richieste, i rolling forecast permettono di ridistribuire il budget in modo più efficace, in linea con le priorità attuali e gli obiettivi a lungo termine.

• Migliore gestione del rischio: la pianificazione degli scenari integrata nei rolling forecast permette alle aziende di anticipare possibili criticità e definire strategie di risposta efficaci, riducendo il rischio di farsi cogliere impreparate da eventi imprevisti.

• Maggiore allineamento strategico: i rolling forecast collegano la pianificazione finanziaria a breve termine con la strategia a lungo termine e garantiscono che ogni decisione contribuisca al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Come creare un rolling forecast con Workday Adaptive Planning

Per quanto possa sembrare complicato, con il giusto approccio e strumenti come Workday Adaptive Planning è possibile implementare i rolling forecast in modo semplice ed efficace. Ecco una guida dettagliata per aiutarti a creare un rolling forecast su misura per le esigenze della tua azienda.

Fase 1: Definisci l'orizzonte temporale

Il primo passo per creare un rolling forecast è determinare la durata della previsione. L'opzione più diffusa è un orizzonte temporale di 12 mesi, che consente di concentrarsi sugli obiettivi operativi a breve termine, senza perdere di vista la strategia a lungo termine. Tuttavia, a seconda del settore in cui operi e delle esigenze di pianificazione, potresti considerare orizzonti temporali di 18 o 24 mesi.

Ad esempio, i retailer potrebbero optare per un orizzonte temporale di 12 mesi che riflette i cicli stagionali, mentre le aziende manifatturiere potrebbero scegliere un orizzonte temporale di 24 mesi per allinearsi con cicli di produzione e vendita più estesi.

Quando scegli un orizzonte temporale:

1. Consulta gli stakeholder: collabora con i team Finance, Operations e la leadership per definire l'orizzonte temporale più efficace per le decisioni strategiche.
2. Rispetta gli obiettivi strategici: verifica che l'orizzonte temporale selezionato sia in sintonia con gli obiettivi più ampi dell'azienda, come le strategie di crescita o le iniziative per tagliare i costi.

Fase 2: Raccogli dati storici

Per ottenere previsioni affidabili è necessario avere una conoscenza approfondita delle performance passate. I dati storici sono essenziali per identificare tendenze, variazioni stagionali e pattern che influenzeranno i risultati futuri. Ecco come gestire al meglio questa fase:

1. Raccogli i dati chiave: informazioni su ricavi e costi, metriche operative (come volumi di produzione o dati di vendita) e fattori esterni, come trend di mercato o indicatori economici.
2. Normalizza i dati: pulisci i dati eliminando anomalie come spese occasionali o eventi di vendita fuori dall'ordinario. In questo modo, le previsioni non saranno distorte da eventi eccezionali del passato.
3. Utilizza le medie storiche: identifica i trend annuali, le fluttuazioni stagionali o i picchi e i cali ricorrenti delle performance. Ad esempio, se la tua azienda offre servizi in abbonamento, studia l'andamento dei tassi di rinnovo mese per mese.
4. Utilizza Workday: importa i dati storici in Workday Adaptive Planning per generare rapidamente valori di riferimento affidabili e automatizzare l'analisi dei trend.

Analizzando in modo approfondito i dati storici potrai costruire una base solida su cui fondare le tue previsioni.

Fase 3: Concentrati sui driver principali

Anziché costruire previsioni considerando ogni singolo elemento, concentrati sui business driver che incidono maggiormente sulle performance della tua azienda. La pianificazione basata sui driver semplifica le previsioni e mantiene l'attenzione sui fattori chiave che determinano il successo dell'azienda.

Guida rapida all'identificazione dei driver principali:

1. Determina il tuo modello di business: in un'azienda SaaS sono i tassi di acquisizione e abbandono dei clienti a fare la differenza, mentre in un contesto retail contano soprattutto la rotazione delle scorte e i trend di vendita stagionali.
2. Dai priorità alle metriche che influenzano ricavi e costi: concentrati su metriche come volumi di vendita, numero di dipendenti e costi della manodopera e spese operative legate alla produzione o alla distribuzione.
3. Promuovi la collaborazione tra i reparti: coinvolgi i leader dei team Finance, Operations e Sales per identificare insieme le variabili che, secondo loro, influenzano maggiormente i risultati.

Cosa può fare Workday:
Workday Adaptive Planning consente di costruire modelli basati su driver collegando gli input (come il volume delle vendite) ai risultati (come il fatturato o i costi di produzione). In questo modo, le previsioni vengono aggiornate automaticamente al variare dei driver principali, facendo risparmiare tempo e garantendo maggiore precisione.

Fase 4: Usa modelli basati su driver

I rolling forecast più efficaci si fondano su modelli basati su driver. Questi modelli si concentrano sulle variabili a maggiore impatto e quando cambiano gli input chiave, aggiornano automaticamente le relative metriche. Workday Adaptive Planning semplifica la creazione e la gestione di questi modelli.

Guida rapida alla creazione di modelli basati su driver:

1. Definisci le relazioni tra le metriche: ad esempio, collega il volume delle vendite a ricavi, costo del venduto e spese di marketing.
2. Includi delle ipotesi: imposta valori ipotetici per variabili come i tassi di crescita, le variazioni di prezzo o le condizioni di mercato. Ad esempio, ipotizza un incremento del 5% nei costi delle materie prime e modellane l'impatto sulle spese complessive.
3. Valuta la risposta: osserva come le variazioni di un singolo driver (ad esempio i costi legati all'acquisizione dei clienti) alterano la previsione complessiva.

Funzionalità di Workday da utilizzare:

• Modelli preconfigurati: inizia con modelli specifici per il tuo settore o personalizza i tuoi modelli.

• Automazione: una volta definite le relazioni tra i driver, Workday aggiorna automaticamente tutte le metriche correlate, accelerando il processo e garantendo coerenza.

• Pianificazione di scenari: costruisci diversi scenari basati su driver per prepararti a gestire esiti ottimistici, pessimistici e realistici.

I modelli basati su driver spostano l'attenzione dai singoli dettagli alle dinamiche complessive che influenzano il tuo business, rendendo le previsioni più flessibili e adattabili.

Fase 5: Aggiorna regolarmente le previsioni

I rolling forecast sono efficaci solo se aggiornati regolarmente. Questo implica eseguire aggiornamenti con frequenza regolare per fare in modo che le previsioni siano allineate con i dati più recenti e rispecchino le dinamiche attuali del business.

Come assicurare la regolarità degli aggiornamenti:

1. Definisci un calendario: la maggior parte delle aziende aggiorna i rolling forecast con cadenza mensile o trimestrale. Scegli una frequenza di aggiornamento che garantisca il giusto equilibrio tra precisione e margine operativo.
2. Ottimizza la raccolta dei dati: usa le funzionalità di integrazione di Workday per acquisire automaticamente i dati dai sistemi operativi e finanziari, eliminando l'inserimento manuale.
3. Coinvolgi i principali stakeholder: prevedi riunioni di verifica con i responsabili dei reparti per convalidare le ipotesi e aggiornare i dati.
4. Esamina le discrepanze: metti a confronto le previsioni con i risultati effettivi del periodo precedente. Individua gli ambiti in cui le ipotesi devono essere modificate e adatta il modello di conseguenza.

Utilizzo di Workday per gli aggiornamenti:
Workday Adaptive Planning automatizza il processo di aggiornamento garantendo che le previsioni siano aggiornate con dati in tempo reale. Grazie ai dashboard personalizzabili, gli stakeholder possono visualizzare facilmente le previsioni aggiornate e valutarne le implicazioni.

Fase 6: Comunica e agisci sulla base degli insight

Una volta aggiornato il rolling forecast, è essenziale condividere gli insight e trasformarli in azioni concrete a livello aziendale. In questa fase i dati si trasformano in leve strategiche per prendere decisioni più efficaci.

1. Rendi i dati accessibili a tutti con i dashboard: i dashboard di Workday trasformano dati complessi in visualizzazioni intuitive facilmente comprensibili anche a chi non ha un background finanziario.
2. Personalizza i report in base ai destinatari: fornisci panoramiche sintetiche alla leadership e analisi dettagliate ai capireparto.
3. Promuovi un coinvolgimento attivo: assegna compiti concreti basati sulle previsioni, in modo che ciascun team contribuisca al raggiungimento degli obiettivi comuni.

Comunicare efficacemente le previsioni permette di orientare le decisioni strategiche e di apportare modifiche operative mirate.

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