Quali sono i costi nascosti che derivano dall'utilizzo di sistemi legacy nell'FP&A?
I team FP&A si sono affidati per lungo tempo a sistemi legacy, ma con l'aumento dei costi, dovuto sia alle esigenze di manutenzione che alle inefficienze operative, sempre più responsabili finanziari e IT mettono in discussione le pratiche attuali.
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Quando le aziende si ritrovano a lavorare con sistemi che generano dati limitati e obsoleti e impongono frequenti interruzioni dovute alla manutenzione, è naturale che si domandino perché continuino a utilizzarli. I sistemi legacy, macchinosi e obsoleti, sono costosi sotto molti aspetti, eppure molte aziende e funzioni, FP&A inclusa, continuano a utilizzarli.
Perché? L'inerzia e l'abitudine giocano sicuramente un ruolo, tuttavia i responsabili Finance e IT sono sempre più consapevoli che mantenere lo status quo usando sistemi legacy fragili e obsoleti comporta costi significativi non solo in termini di tempo e risorse dedicate a manutenzione e upgrade, ma anche per i rischi finanziari derivanti da protocolli di sicurezza obsoleti e report inaffidabili.
Di fatto, il ritardo tecnologico, compreso il tempo necessario per mantenere aggiornati sistemi legacy eterogenei, è emerso come una delle sfide principali indicate dai CFO in un sondaggio circa i principali ostacoli alla generazione di valore da parte della funzione IT.
I sistemi legacy non incidono solo su tempo e budget interni, ma possono anche rappresentare un ostacolo costoso al perseguimento dell'innovazione e della flessibilità.
Per il 30% delle aziende i fogli di calcolo rappresentano ancora il principale strumento per la pianificazione del budget e le previsioni.
I sistemi legacy obsoleti non sono in grado di fornire l'automazione e gli insight di cui le aziende hanno bisogno e molte applicazioni legacy sono difficili da integrare con gli analytics e la tecnologia mobile.
Quasi il 60% dei CTO del settore dei servizi finanziari intervistati da Forrester afferma che il proprio stack tecnologico legacy è troppo costoso e inadeguato per le applicazioni moderne. Inoltre, in un'altra indagine di Deloitte, il 57% dei business leader afferma che la mancanza di agilità aziendale è un problema dei sistemi legacy.
Per i team FP&A che desiderano fornire analisi e insight utili ai fini del processo decisionale, come sempre più spesso richiedono i CFO e il top management, i costi derivanti dal restare ancorati a sistemi legacy fragili e obsoleti sono troppo elevati per essere ignorati.
I limiti dei sistemi legacy per l'FP&A
Molti sistemi legacy utilizzati dai team FP&A sono stati sviluppati decenni fa e non sono stati concepiti per gestire il volume e l'attendibilità dei dati finanziari che i team odierni devono gestire, né le capacità analitiche richiesto dal loro lavoro. Le funzioni Finance spesso adottano applicazioni isolate e ricorrono a strumenti di analisi separati per superare i limiti di tali sistemi legacy. Il risultato è un mosaico fragile di dati isolati e frammentati, la cui analisi può richiedere molto tempo e attenzione.
Sebbene i professionisti del Finance utilizzino comunemente i fogli di calcolo per organizzare i dati, questo strumento non sempre offre la massima chiarezza nel complesso panorama finanziario odierno. Il 30% delle aziende utilizza ancora i fogli di calcolo come principale strumento per la pianificazione del budget e le previsioni, una percentuale rimasta invariata dal 2014. Tuttavia, i fogli di calcolo statici presentano degli inconvenienti perché impediscono la collaborazione in tempo reale e amplificano il rischio di lavorare con dati obsoleti o non aggiornati.
I sistemi legacy sono più vulnerabili ai problemi sicurezza e comportano un costo in termini di compatibilità.
Man mano che i CFO assumono una posizione più strategica in molte aziende, aumentano anche le aspettative sul ruolo dell'FP&A. Il più delle volte, però, i sistemi FP&A legacy rappresentano più un ostacolo che un aiuto strategico.
Perché le aziende si affidano ancora a sistemi legacy
I sistemi legacy sopravvivono per ragioni diverse e, per molti versi, comprensibili: sono conosciuti, facili da usare e consolidati, tanto che le aziende hanno adattato i loro flussi di lavoro a questi sistemi. Poiché tutti hanno familiarità con questi sistemi, il cambiamento può sembrare insormontabile o addirittura superfluo.
Le aziende sono preoccupate anche per i costi e la complessità provocate dal lasciarsi alle spalle questi sistemi e la paura dell'ignoto le frena, causando insight limitati, agilità ridotta e crescita compromessa.
Il vero costo dell'utilizzo di sistemi legacy
I sistemi legacy comportano spesso costi economici e operativi che aumentano costantemente con la durata dell'utilizzo. Questo dipende in parte dalle dinamiche della domanda e dell'offerta: con l'arrivo di nuove soluzioni sul mercato, le competenze necessarie per gestire i sistemi obsoleti diventano sempre più rare e fanno aumentare i tempi e i costi degli investimenti necessari per farli funzionare. Secondo un'indagine di Deloitte, i reparti IT destinano già oltre il 55% dei loro budget tecnologici alla gestione dei processi aziendali, ma solo il 19% allo sviluppo di soluzioni innovative.
I sistemi legacy sono anche più vulnerabili ai problemi di sicurezza e comportano un costo in termini di compatibilità legato alla necessità di renderli compatibili con i nuovi requisiti di sicurezza. L'incompatibilità tecnologica richiede nuovo codice, middleware e soluzioni personalizzate, tutte soluzioni che hanno un costo. Poi c'è il costo delle violazioni della sicurezza informatica stesse: 4,45 milioni di dollari nel 2023, senza includere il danno reputazionale.
Anche la produttività risente dei sistemi legacy. I sistemi più datati richiedono maggiore manutenzione e sono soggetti a tempi di inattività più frequenti, il che costringe i dipendenti a dedicare più tempo a compiti ripetitivi e monotoni, come la riconciliazione dei dati. Nei sistemi FP&A moderni queste attività sono automatizzate e i dipendenti sono liberi di dedicarsi ad attività più strategiche, come l'analisi finanziaria.
Una sfida spesso sottovalutata che i CTO devono affrontare quando sostituiscono i sistemi FP&A legacy è la resistenza da parte dei dipendenti.
Come ha sottolineato il responsabile di data governance e EPM di Doctolib dopo che il servizio europeo di e-health in rapida crescita ha sostituito il suo sistema FP&A legacy con una soluzione moderna: "Ora i miei colleghi dedicano meno tempo all'elaborazione dei dati e più tempo a partnership aziendali e analisi strategiche. Il loro lavoro non è solo più appagante, ma anche decisamente più produttivo, e l'azienda ne trae un vantaggio concreto".
Come migrare dai sistemi legacy
Anche se sostituire un sistema legacy può sembrare complicato, spesso si tratta di un passo avanti vantaggioso per la tua azienda. Qualunque sia il motivo della tua esitazione, è importante essere prudenti, poiché sono vari gli aspetti da considerare prima di iniziare qualsiasi processo di modernizzazione.
La modernizzazione dei sistemi legacy può essere effettuata in molti modi. Alcune aziende scelgono di modernizzare tutto contemporaneamente mentre altre preferiscono un approccio più graduale che consenta aggiustamenti incrementali. L'approccio migliore per la tua azienda dipende dalle esigenze, dalla tolleranza al rischio e dalla disponibilità di risorse. Sarà necessario collaborare con altri business leader per elaborare un piano di migrazione dei dati che consenta un trasferimento sicuro e accurato dei dati storici e garantisca la compatibilità con tutti gli altri sistemi aziendali in uso.
Una sfida spesso sottovalutata che i CTO devono affrontare quando sostituiscono i sistemi FP&A legacy è la resistenza da parte dei dipendenti. Il cambiamento può essere difficile e i nuovi sistemi possono intimorire.
Per rassicurare i dipendenti più scettici, è importante creare programmi di formazione solidi che prevedano ore di formazione pratica, guide per la risoluzione dei problemi facilmente consultabili e canali aperti per il supporto personalizzato. È inoltre utile nominare degli "ambasciatori del cambiamento" che possano supportare il nuovo sistema e promuoverne i vantaggi, come le opportunità di upskilling.
Le aziende che hanno compiuto il salto verso un sistema FP&A moderno registrano un rapido ritorno sull'investimento. Sono bastati solo due mesi al più grande retailer del settore ottico della Gran Bretagna Specsavers per implementare completamente un sistema FP&A aggiornato. Ora l'azienda dedica molto meno tempo alla definizione dei budget per le sue 60 sedi. I leader hanno inoltre una migliore comprensione dei diversi fattori di costo, il che aiuta a individuare opportunità di crescita per l'intera multinazionale.
Modernizzare i sistemi ERP e contabili
I sistemi ERP e contabili legacy funzionano bene fino a quando i loro limiti non diventano apparenti. I fogli di calcolo erano perfetti per l'epoca delle connessioni dial-up del secolo scorso, ma non sono pensati per gestire il ritmo frenetico delle operazioni commerciali odierne.
Gli strumenti FP&A moderni offrono funzionalità ineguagliabili con cui i sistemi legacy non possono competere.
Sistemi moderni come Workday Adaptive Planning, che acquisiscono e analizzano gli eventi non appena si verificano, sono più adatti a gestire un ambiente aziendale attuale. Si integrano inoltre con una più ampia gamma di origini dati rispetto ai vecchi sistemi ERP, garantendo ai team FP&A e a management una visione più completa del business.
Anche se la migrazione dai sistemi legacy può rivelarsi complessa, il processo prepara il terreno per aggiornamenti futuri più semplici. Le soluzioni Workday basate sul cloud consentono maggiore flessibilità e scalabilità e rendono più facile adattarsi a nuove esigenze aziendali. Se la tua azienda è pronta e disposta a investire in un moderno sistema ERP, i risultati non tarderanno ad arrivare e, cosa ancora più importante, aumenteranno nel tempo.
Il futuro dell'FP&A: oltre i sistemi legacy
Gli strumenti FP&A moderni offrono funzionalità (analisi in tempo reale, compatibilità cloud, dashboard intuitivi ed efficienza operativa) che i sistemi legacy non possono eguagliare. Quando si tratta di modernizzazione, una buona preparazione è già metà dell'opera. Per iniziare, verifica il tuo attuale sistema FP&A prestando particolare attenzione alle funzionalità che mancano. Una volta identificato un sistema sostitutivo che soddisfi le tue esigenze FP&A più urgenti, definisci processi sicuri e protetti per la migrazione dei dati e l'integrazione con i sistemi ERP esistenti. Prima del go-live puoi testare i tuoi dati nel nuovo sistema per scongiurare la presenza di problemi.
L'evoluzione accelerata dei sistemi FP&A creerà un divario crescente tra le aziende innovative e quelle che restano ancorate al passato. Le innovazioni nell'AI porteranno le soluzioni legacy, già lente, a un arresto completo. Ma le aziende che affrontano il futuro a testa alta saranno ricompensate con tecnologie rivoluzionarie, come analisi predittiva e insight in tempo reale, e con il potere di rivoluzionare ogni aspetto della loro attività.
È il momento di abbandonare i sistemi legacy e rivoluzionare le tue pratiche FP&A. Scopri come Workday può accompagnarti in questo percorso di trasformazione.