Life Time, Inc. è un operatore dinamico che acquisisce nuovi iscritti e apre sedi di continuo. Con il proprio marchio l'azienda gestisce una serie di attività che fanno capo a un reparto IT centralizzato. I servizi offerti nei club Life Time sono della massima qualità e sono forniti da un corposo organico composto in gran parte da lavoratori stagionali e part time.
Workday ci consente di realizzare i nostri obiettivi per le diverse unità di business con grande flessibilità.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Necessità di una gestione flessibile e rapida
Il quadro può cambiare in fretta in azienda e Life Time deve poter adeguare prontamente il personale e la gestione operativa. Ciò significa, ad esempio, fare onboarding, aumentare l'organico, mettere i lavoratori in cassa integrazione durante la pandemia o farli rientrare al lavoro appena le condizioni lo permettono. I sistemi HR e commerciali devono garantire l'agilità e la flessibilità necessarie a gestire le novità con efficienza e trasparenza, senza sconvolgere la mission aziendale: fornire agli iscritti la migliore esperienza possibile.
Molti dipendenti di Life Time si trovano a ricoprire più di un ruolo. Le posizioni seguono tariffe e piani retributivi diversi e i dipendenti possono essere assegnati a vari centri di costo: ci sono gli stipendiati e quelli pagati a ore e perfino chi riscuote provvigioni. La gestione della forza lavoro e della reportistica dei team e la gestione finanziaria e dei club devono riflettere questa varietà di condizioni senza diventare troppo complesse e gravose.
Semplificare la gestione finanziaria grazie agli insight forniti dai dati
Life Time si affida a una suite di applicazioni Workday per la gestione delle finanze, delle paghe e del capitale umano, nonché per le analisi aziendali. L'azienda è stata il dodicesimo cliente ad adottare Workday, consolidando 60 strumenti informatici diversi in uno solo e tagliando il piano dei conti del 90%. Il carico amministrativo dei manager finanziari è diminuito di due terzi. Da allora, Life Time è andata incontro a una crescita spettacolare, che ha visto aumentare l'organico almeno del 60%. L'uso di Workday è stato ampliato e più di recente è stato implementato anche Prism Analytics.
L'adozione di Workday ha perfezionato l'uso, la rendicontazione e la comprensione dei dati aziendali. Gaurav Sharda, Director of Workday Operations and Process Improvement, racconta: "Con Workday le nostre competenze in materia di dati sono cresciute tantissimo. I responsabili Finance e HR hanno acquisito sempre più familiarità e destrezza nell'uso di Workday per comprendere e gestire meglio l'azienda". Workday incorpora nella sua architettura di base anche funzioni di machine learning per offrire funzionalità di automazione intelligente, come Journal Insights nell'ambito di Workday Financial Management. Sharda spiega: "Ci serviamo di Journal Insights per individuare attivamente le anomalie nelle registrazioni contabili attraverso il raffronto con registrazioni simili. Mettiamo in evidenza le anomalie in tempo reale e gli utenti possono risolvere in fretta potenziali problemi di riconciliazione, facendoci così risparmiare tempo a fine mese".
Workday offre un'esperienza utente fluida per i nostri manager e team.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Un'esperienza utente gratificante
Se le singole applicazioni Workday contribuiscono agli eccellenti risultati di Life Time nei vari ambiti di attività, l'insieme del sistema integrato Workday porta questi stessi risultati a un livello superiore. Sharda spiega: "Workday offre un'esperienza utente fluida per i nostri manager e team. È così efficiente che è possibile gestire l'assistenza e l'evoluzione del software con un team ristretto, adattando rapidamente un unico sistema alle svariate e mutevoli esigenze dell'azienda. Non occorre preoccuparsi per le integrazioni e i flussi di dati, e il risparmio di tempo è veramente notevole".
L'app Workday per dispositivi mobili è un aiuto insostituibile per i dipendenti Life Time, soprattutto per quelli che lavorano nei club e che quindi possono essere assegnati a più sedi e reparti. Ogni giorno vengono effettuati circa 35.000 accessi all'app. "La rilevazione delle presenze con Workday per dispositivi mobili è stata una vera e propria rivoluzione per noi", racconta Sharda. "Il 95% dei nostri utenti si serve dell'app Workday per timbrare in entrata e in uscita, vedere i benefit, aggiornare i dati personali e tanto altro."
La rilevazione delle presenze con Workday per dispositivi mobili è stata una vera e propria rivoluzione per noi.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Gestione più agile e fluida della forza lavoro
Con Workday, i manager di Life Time possono riassegnare i collaboratori all'istante. Durante la pandemia di coronavirus, sono stati in grado di metterli in cassa integrazione temporanea e poi di farli rientrare al lavoro in sicurezza. Sharda spiega: "Con Workday, possiamo apportare modifiche alla forza lavoro in tempi brevissimi". La gestione del personale con Workday è anche estremamente efficiente. "Grazie a Workday, stiamo riducendo i costi degli straordinari", afferma Sharda. "Abbiamo riallocato circa 50.000 ore di lavoro manageriale all’anno con la gestione automatizzata dei tempi." Life Time ricorrerà a Workday Prism Analytics per creare ulteriori occasioni di efficientamento e risparmio, a partire dal monitoraggio automatico delle timbrature dei cartellini quando i dipendenti entrano ed escono dai club.
Le funzioni di machine learning di Workday ci consentono di risparmiare tempo e ci forniscono insight sulle registrazioni contabili.
Senior Accounting Manager
Dati e analisi sull'azienda in tempo reale
Life Time semplifica la contabilità tramite le funzioni di machine learning delle applicazioni Workday. Sharda spiega: "Siamo entusiasti della nostra avventura nel mondo del machine learning e dei vantaggi che è in grado di offrire, permettendoci di mettere subito a frutto i dati per comprendere e gestire i comportamenti". Il machine learning offre anche dei vantaggi incredibili. Katie VanHauen, Senior Accounting Manager presso Life Time, dichiara: "Le funzioni di machine learning di Workday ci consentono di risparmiare tempo e ci forniscono dati e analisi sulla contabilità. Un processo che prima richiedeva un giorno intero ora si riduce ai 30 minuti necessari per aggiornare un report".
Gli strumenti Workday forniscono rapidamente dati e analisi aziendali in un formato altamente fruibile. Sharda afferma: "La reportistica in generale è un punto forte di Workday. Possiamo generare e personalizzare i report in velocità e creare facilmente dashboard dove i manager raccolgono gli insight di cui hanno bisogno."
Semplificare la fornitura di servizi
Dalla gestione HR e Finance all'assunzione di manager e dipendenti dei club, Life Time si serve di Workday per fornire ai team la migliore esperienza possibile. Sharda dichiara: "Il personale non si deve più orientare in una giungla di sistemi diversi, perché Workday provvede a tutto con le sue funzionalità self-service. Anche i guadagni in termini di efficienza sono straordinari".
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