Gestion des temps et des activités (GTA) : de quoi s'agit-il et comment choisir la bonne solution ?
Qu'implique la gestion des temps et des activités (GTA) dans un monde où les attentes des collaborateurs évoluent et la nature du travail se transforme ? Découvrez dans cet article les critères à prendre en compte lors du choix d'une solution GTA pour pouvoir déployer les bons talents au bon endroit et au bon moment.
Pour un employeur, les collaborateurs représentent les deux faces d'une même pièce : ils constituent à la fois la plus grande dépense de l'entreprise et son atout le plus précieux. Chaque jour, les collaborateurs ont un impact direct sur tous les aspects de l'entreprise, de la perception de la marque aux marges bénéficiaires. Il n'est donc pas surprenant que les études montrent régulièrement un lien étroit entre engagement, productivité et rentabilité.
Parce que les effectifs d'une entreprise sont si essentiels à sa réussite, le rôle des dirigeants a toujours été d'essayer de maximiser la performance et la productivité des collaborateurs. Mais comme la nature du travail et les attentes des collaborateurs ont considérablement évolué ces dernières années, cette responsabilité a encore gagné en importance. Les dirigeants modernes doivent comprendre non seulement quand et où déployer les collaborateurs aujourd'hui, mais aussi comprendre comment ces besoins sont susceptibles d'évoluer demain. Pour garantir que le bon nombre de collaborateurs possédant les compétences requises est affecté au bon endroit, au bon moment, aujourd'hui et demain, les dirigeants utilisent des processus de gestion des temps et des activités (GTA, ou WFM en anglais pour « workforce management »).
Nous analysons ci-après ce que signifie la gestion des temps et des activités dans un contexte d'évolution des attentes des collaborateurs et de transformation de la nature du travail, ainsi que les éléments à prendre en compte dans le choix d'une solution GTA permettant de déployer les bons talents au bon moment.
Qu'est-ce que la gestion des temps et des activités (GTA) ?
La gestion des temps et des activités (GTA), plus largement appelée « gestion des effectifs », concerne les processus visant à optimiser la performance et la productivité du personnel.
Au niveau le plus élémentaire, la GTA se concentre sur la gestion des temps. Elle indique aux entreprises combien de collaborateurs sont nécessaires pour accomplir une tâche ou assurer une période de travail chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Les outils GTA sont principalement destinés à la gestion des collaborateurs qui doivent être sur site pour exercer leurs fonctions (comme les employés de première ligne), car l'un des principaux avantages est d'aider les entreprises à planifier les journées et à suivre le temps de travail. Les outils avancés permettent également de prévoir le nombre de collaborateurs nécessaires pour répondre aux fluctuations des besoins de l'entreprise, comme pour un nouveau projet ou un pic d'activité saisonnier.
Traditionnellement, la GTA reposait sur une approche descendante dans laquelle les superviseurs créaient les plannings de leurs équipes (pensez aux feuilles de calcul imprimées et affichées sur les murs des salles de pause). Cette approche manuelle a renforcé la perception de la gestion des temps et de la planification du personnel comme une fonction back-office du service RH, peu attractive mais indispensable. Indispensable ? Oui, mais sans l'impact stratégique ou le potentiel d'innovation associés aux disciplines RH telles que les avantages sociaux ou la formation et le développement.
Heureusement, l'évolution de la nature du travail a modifié cette vision de la gestion des temps et des activités. La norme est aujourd'hui pour les entreprises de faire appel à des effectifs étendus, c'est-à-dire composés de collaborateurs salariés, à temps partiel, temporaires et indépendants, ce qui a grandement compliqué la planification des heures et des activités et le suivi en parallèle de l'efficacité. Oubliez la simple répartition de x heures entre x personnes : les managers doivent désormais prendre en compte les préférences de chacun en matière d'horaires, les compétences individuelles, les contraintes budgétaires et la conformité réglementaire pour plusieurs catégories de collaborateurs. Les processus manuels ou les systèmes traditionnels disparates ne suffisent plus.
Cette réalité de plus en plus complexe a mis en évidence l'importance d'une GTA data-driven et d'outils GTA modernes.
Pourquoi la gestion des temps et des activités est-elle importante ?
Les bouleversements sans précédent de ces dernières années, de la pandémie aux pénuries de collaborateurs en passant par les difficultés de supply chain, ont souligné la nécessité pour les entreprises de tirer le maximum de valeur ajoutée de leurs effectifs étendus tout en s'adaptant aux changements et aux opportunités. Les dirigeants doivent être en mesure de préparer leurs effectifs au changement tout en respectant les réglementations de planification du personnel et les directives de sécurité.
Face aux vents contraires d'une évolution constante, les employeurs doivent investir pour attirer, fidéliser et développer leur ressource la plus précieuse : leurs effectifs.
De même, les entreprises ne peuvent plus se permettre de traiter les collaborateurs horaires comme des ressources jetables ou leurs besoins en matière de planification comme facultatifs. Aujourd'hui, les collaborateurs horaires et temporaires constituent la structure portante de nombreuses entreprises. Et ils s'attendent à être traités comme tels.
La GTA moderne peut aller bien au-delà de la planification du personnel et de la gestion des temps pour aider les dirigeants à gérer l'évolution de ces normes. Dans son itération la plus complète, la GTA utilise des données en temps réel et l'IA pour relier la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) à la planification stratégique à l'échelle de l'entreprise, en maximisant la performance, l'efficacité et l'engagement des collaborateurs tout en réduisant les risques organisationnels. Cette approche crée également une seule source de données, plutôt que d'obliger les dirigeants à accéder aux données des collaborateurs à temps plein via un système de gestion du capital humain (HCM) et aux données de la main-d'œuvre contingente via un système de gestion des fournisseurs distinct. Une solution unifiée permet aux dirigeants des RH, de la Finance et des opérations d'appréhender pleinement leurs coûts totaux de main-d'œuvre, même si les effectifs deviennent de plus en plus complexes et que les classifications alternatives de collaborateurs se multiplient.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des temps et des activités ?
Comme indiqué précédemment, de nombreuses entreprises se retrouvent coincées dans l'utilisation de processus manuels, de systèmes cloisonnés et de données déconnectées pour la gestion de leurs effectifs. Le problème est que cette approche ne fonctionne que lorsque les collaborateurs, les plannings et la gestion des temps sont totalement prévisibles.
Bien entendu, la nature humaine et les aléas de la vie rendent la planification tout sauf statique. Parallèlement, les dirigeants opérationnels subissent une pression croissante pour aligner les opérations RH sur la stratégie globale de l'entreprise, tout en lançant de nouveaux business models, en redéployant les effectifs vers différents postes et sites, et en répondant aux nouvelles attentes des collaborateurs. Dans ce contexte, la gestion des temps et des activités traditionnelle n'a tout simplement aucune chance de réussite.
Pour y parvenir, les plateformes GTA créent une source de données unique issue d'un système unifié de gestion des temps, de planification du personnel et de paie. Elles utilisent l'IA pour aligner l'offre sur la demande et mettre en évidence les informations RH clés afin d'aider les managers à optimiser les plannings pour répondre aux besoins de l'entreprise tout en respectant la réglementation du travail et les préférences horaires des collaborateurs.
Au-delà de l'optimisation de la planification du personnel, ces outils aident les entreprises à générer des rapports en temps réel, à obtenir une vision complète de leurs coûts de main-d'œuvre et à prendre des décisions plus éclairées. Grâce à une approche sophistiquée de la gestion des temps et des activités et aux bons logiciels pour la soutenir, les entreprises peuvent facilement affecter les bonnes ressources au bon endroit et au bon moment.
Par exemple, le logiciel Workday Scheduling and Labor Optimization fournit des résultats dans les domaines suivants.
Planification du personnel : une solution de planification avancée axée sur les collaborateurs utilise l'IA pour équilibrer la demande de personnel et les préférences des collaborateurs. Elle permet de générer des plannings optimisés tout en offrant plus de flexibilité et de contrôle aux collaborateurs horaires.
Anomalies de temps : par le biais du hub Gestion des temps et planification pour les managers, Workday révèle automatiquement les erreurs possibles de saisie des temps et alerte les managers en cas de saisies inhabituelles. Cela permet de gagner du temps et d'améliorer l'exactitude de la paie et des coûts de main-d'œuvre.
Découverte et gestion des compétences : grâce à l'alignement de la stratégie de gestion des effectifs sur les compétences, les entreprises peuvent rapidement déployer les bons collaborateurs dotés des bonnes compétences au bon endroit. Ils peuvent également repérer les écarts de compétences.
Prévision de la demande : en contribuant au moteur d'optimisation basé sur l'IA de Workday, la prévision de la demande basée sur le Machine Learning aide les managers à créer des plannings optimisés pour la demande de travail prévue en fonction de facteurs externes, tels que l'historique des ventes, l'historique de la circulation piétonne, les données météorologiques ou les données d'événements locaux.
Grâce à la gestion des temps et des activités, les fonctions RH et Opérations peuvent exploiter la puissance de leurs effectifs non seulement pour répondre au changement, mais aussi pour aller de l'avant, que ce soit face à une pandémie, à une nouvelle opportunité de marché ou à de nouvelles pressions concurrentielles.
Parce que les effectifs d'une entreprise sont si essentiels à sa réussite, le rôle des dirigeants a toujours été d'essayer de maximiser la performance et la productivité des collaborateurs.
Exemples concrets de la gestion des temps et des activités
Le logiciel de gestion des temps et des activités de Workday donne aux collaborateurs comme aux managers un plus grand contrôle sur leur vie professionnelle, tout en permettant aux entreprises de répondre à leurs besoins opérationnels et de conformité.
Avec Workday Scheduling and Labor Optimization, les collaborateurs peuvent indiquer quand et où ils préfèrent travailler. Ils peuvent sélectionner leurs horaires et sites préférés, s'inscrire pour des périodes de travail supplémentaires et échanger des heures avec leurs collègues. Les outils de planification automatisés prennent en compte les préférences des collaborateurs et leur affectent les horaires qui leur conviennent le mieux. Le temps que les managers examinent et ajustent le planning généré automatiquement, Workday continue de vérifier son adéquation par rapport à la disponibilité et aux qualifications des collaborateurs. Une fois que le manager approuve le planning, les collaborateurs reçoivent une notification pour consulter leur emploi du temps de la semaine à venir.
Ce système évite les problèmes de planning par la mise en place d'une communication unifiée. Imaginons qu'un collaborateur consulte un planning à venir et se rende compte qu'il n'est plus disponible pour travailler le mercredi après-midi. Plutôt que de contacter un manager et d'attendre une réponse, le collaborateur indique simplement le changement dans l'application Workday. Le manager reçoit alors immédiatement une notification, accompagnée de suggestions d'autres collaborateurs dont les plannings et compétences correspondent au créneau du mercredi.
De plus, le collaborateur et le manager peuvent tous deux publier les heures sur le tableau des créneaux disponibles afin que tout autre collaborateur possédant les qualifications requises puisse prendre le créneau disponible. Sur le tableau des créneaux disponibles, les collaborateurs ne voient que les créneaux pour lesquels ils sont qualifiés. Lorsqu'un collaborateur accepte un créneau, le manager approuve alors le changement et les collaborateurs concernés sont notifiés.
Entre-temps, en arrière-plan, Workday vérifie que le planning répond aux exigences réglementaires et de conformité, et alerte le manager dans le cas où un créneau supplémentaire ferait basculer le collaborateur en heures supplémentaires ou si un collaborateur ne prend pas une pause repas obligatoire, par exemple.
Cette expérience de planification simple et unifiée permet à chacun de mieux concilier vie professionnelle et vie privée. Pour les collaborateurs qui ont plusieurs emplois ou qui doivent concilier leur vie professionnelle avec les exigences d'un rôle d'aidant ou d'étudiant, ce contrôle sur la planification leur offre l'expérience collaborateur qu'ils souhaitent et dont ils ont besoin, les aidant à s'impliquer davantage et à se sentir plus valorisés.
Quels sont les principaux avantages des outils GTA ?
Le déploiement des bonnes ressources au bon moment et au bon endroit est la garantie d'un travail effectué correctement et efficacement. Les entreprises évitent un grand nombre de problèmes, qu'il s'agisse d'un personnel insuffisant ou mal formé, d'erreurs coûteuses de non-conformité ou encore de problèmes juridiques. Les outils GTA optimisés aident donc les entreprises, en particulier celles qui dépendent fortement du travail temporaire et horaire, à obtenir et à maintenir un avantage concurrentiel tout en facilitant la vie des managers et des collaborateurs.
De plus, les solutions de planification intelligentes axées sur les collaborateurs permettent aux responsables des opérations d'améliorer la productivité et de réduire les coûts de main-d'œuvre en gérant de manière dynamique les besoins en ressources. Grâce à ces outils, les managers de terrain peuvent gérer les plannings de leurs équipes sur une base hebdomadaire et quotidienne, tout en ayant une vision claire des coûts de main-d'œuvre prévus et réels.
Le logiciel d'optimisation des effectifs de Workday donne aux collaborateurs comme aux managers un plus grand contrôle sur leur vie professionnelle, tout en permettant aux entreprises de répondre à leurs besoins opérationnels et de conformité.
Cette flexibilité profite tant aux employeurs qu'aux collaborateurs. Dans un marché du travail tendu, les employeurs doivent offrir une expérience professionnelle positive qui donne aux talents l'envie de rester. En donnant aux collaborateurs la possibilité de gérer leurs propres plannings via une application GTA, les entreprises peuvent améliorer la satisfaction collaborateur et réduire le turnover. De même, les outils de planification accessibles sur mobile offrent aux effectifs de plus en plus distants et sans bureau fixe une plus grande autonomie, ce qui contribue également à l'attraction et la fidélisation des talents.
Profitez des avantages suivants avec Workday Scheduling and Labor Optimization.
Valorisez chaque collaborateur : comprendre les compétences de chaque collaborateur permet à l'entreprise de les utiliser à bon escient. Une bonne connaissance du collaborateur est la première étape vers son engagement.
Favorisez une affectation et une planification intelligentes du personnel : la gestion des temps et des activités permet aux employeurs d'affecter les ressources où et quand elles sont le plus nécessaires.
Anticipez les coûts de main-d'œuvre avec précision : un planning basé sur des données fiables et en temps réel assure la transparence des coûts de main-d'œuvre. Et une meilleure visibilité entraîne nécessairement de meilleurs résultats.
Réduisez les coûts administratifs : une intervention manuelle moindre réduit les coûts administratifs.
Analysez les coûts de main-d'œuvre en temps réel : les responsables bénéficient d'une visibilité en temps réel sur les coûts de main-d'œuvre sans avoir à attendre une intégration de la paie, car toutes les données Workday (y compris les temps, les absences et la planification) sont regroupées en un seul endroit et immédiatement accessibles.
Donnez le contrôle aux collaborateurs : dans un contexte de pénuries des compétences et de turnover élevé, les collaborateurs attendent de la flexibilité de la part de leur employeur. Une entreprise qui offre flexibilité et visibilité en matière de planification devient un employeur de choix.
De plus, Workday Scheduling and Labor Optimization fournit un score de planning, offrant aux planificateurs et aux responsables des opérations une mesure quantitative de la façon dont leurs plannings répondent aux besoins de l'entreprise. Grâce à ce score, ils peuvent voir s'ils sont sur la bonne voie pour minimiser les coûts de main-d'œuvre tout en couvrant toutes les heures requises.
Quelles sont les principales considérations pour les outils de gestion des temps et des activités ?
Dans le nouveau monde du travail flexible, une approche descendante dans laquelle les employeurs imposent les plannings devient aussi obsolète qu'un fax. Un logiciel GTA unifié aide les entreprises à attirer, impliquer et fidéliser les talents plus facilement et plus efficacement.
Un logiciel de gestion des temps et des activités doit fournir :
- Une seule source de données RH
- La transparence des coûts et autres indicateurs RH clés
- La génération automatisée des plannings qui intègre les préférences des collaborateurs et leurs données en temps réel, telles que les congés
- La génération rationalisée des plannings, permettant aux responsables front-line de consacrer plus de temps à l'encadrement de leurs équipes et au service de leurs clients
- Une expérience utilisateur simple et intuitive permettant aux collaborateurs d'effectuer facilement leurs tâches administratives, y compris liées aux RH
Les outils de gestion des temps et des activités de Workday rejoignent également les collaborateurs là où ils travaillent, sans les contraindre à se connecter et déconnecter de différents systèmes. Workday s'intègre aux espaces de travail habituels, tels que Microsoft Teams, permettant aux collaborateurs d'effectuer des actions rapides, notamment poser des congés ou pointer leurs entrées et sorties, dans le flux naturel de leur travail quotidien.
Comment évolue la gestion des temps et des activités ?
Face aux vents contraires d'une évolution constante, les employeurs doivent investir pour attirer, fidéliser et développer leur ressource la plus précieuse : leurs effectifs. La gestion moderne des effectifs va au-delà du simple fait de traiter les collaborateurs comme des points de données dans une feuille de calcul d'embauche, de planification ou de dépenses. Un système qui se contente d'insérer des collaborateurs dans un planning a peut-être suffi à une époque, mais ce n'est plus le cas aujourd'hui. Les employeurs ont désormais besoin de techniques et de systèmes de gestion des temps et des activités plus complexes qui comprennent et caractérisent chaque personne en fonction de ses compétences, préférences, expériences et besoins.
Les entreprises ne peuvent plus compter sur des systèmes de gestion des effectifs obsolètes qui offrent peu de visibilité sur les compétences des collaborateurs. Elles ont besoin d'un logiciel qui permet à leurs effectifs de réagir avec agilité et d'accueillir l'évolution. Elles ont besoin d'un logiciel d'optimisation des effectifs, c'est-à-dire d'une plateforme plus large qui inclut la gestion des temps et des activités ainsi que d'autres fonctions RH, telles que les avantages sociaux, le recrutement et la gestion des talents.
En tant que stratégie, l'optimisation des effectifs intègre les compétences dans le processus même de gestion des effectifs, combinant l'efficacité d'une gestion automatisée des effectifs avec la flexibilité d'une approche des talents basée sur les compétences. Elle intègre les applications de gestion des effectifs avec les processus RH et opérationnels tels que la gestion des talents, le recrutement, les avantages sociaux, la rémunération, la gestion des compétences, l'expérience collaborateur, ainsi que la planification et l'analyse.
Avoir un logiciel de gestion des effectifs qui gère les temps, les plannings, les absences et la paie n'est plus accessoire, mais bel et bien indispensable. Il est un lien essentiel entre les employeurs et les collaborateurs, permettant à chacun de gérer et d'optimiser leur propre vie professionnelle tout en favorisant la réussite de l'entreprise.
Découvrez comment combiner la puissance de Workday Human Capital Management avec des solutions essentielles de gestion des temps et des activités pour optimiser la valeur ajoutée de vos effectifs, augmenter la productivité et engager et fidéliser les talents.
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