Qu'est-ce qu'un système de gestion des fournisseurs ?
Un système de gestion des fournisseurs (VMS) est une solution logicielle qui vous aide à gérer l'ensemble du cycle de vie de vos intervenants externes, du sourcing à l'offboarding en passant par l'engagement, la gestion, la facturation et le reporting. Cela permet aux responsables de programme de gérer les coûts, l'efficacité, la qualité et les risques sur une seule plateforme.
Qu'est-ce qu'un fournisseur ?
D'une manière générale, un fournisseur propose des biens et des services. Qu'il s'agisse d'un particulier ou d'une entreprise, le fournisseur apporte quelque chose de valeur dont l'acheteur a besoin pour atteindre ses objectifs.
Dans le contexte de la gestion des effectifs, un fournisseur fait référence aux fournisseurs pris en charge par la technologie VMS, ce qui inclut les agences de recrutement sous contrat, les prestataires de services et les intervenants externes eux-mêmes. En bref, le terme « fournisseur » désigne toute entité qui fournit les personnes ou les talents qui constituent les effectifs externes d'une entreprise.
Qu'est-ce qu'un intervenant externe ?
Un intervenant externe désigne toute personne qui travaille pour votre entreprise, mais n'est pas salariée de votre entreprise. Citons notamment les intérimaires, les consultants, les travailleurs temporaires et les freelances.
Il est par ailleurs important de noter qu'il existe différents termes pour désigner les intervenants externes. Par conséquent, lorsque vous abordez le sujet, il peut être utile de préciser à quel groupe vous faites référence.
Pourquoi avez-vous besoin d'un système de gestion des fournisseurs ?
Un VMS vous donne la possibilité d'accéder facilement aux informations relatives aux travailleurs non salariés pour prendre en toute confiance et plus rapidement de meilleures décisions. Cela inclut les décisions à fort impact sur les coûts liées à la manière dont vous recherchez, engagez, gérez et payez vos effectifs internes et externes.
Les logiciels de gestion des fournisseurs peuvent également constituer un outil puissant pour garantir la sécurité et la conformité de votre entreprise. Sans moyen de suivre et d'enregistrer facilement le statut de vos collaborateurs externes et autres informations connexes, ces derniers peuvent être à l'origine de manquements critiques et présenter des risques pour les finances et la réputation de votre entreprise.
À mesure que vos effectifs élargis augmentent, une solution de gestion devient essentielle pour élaborer et appliquer avec succès une stratégie RH élargie. Bien que ces solutions soient le plus souvent utilisées par l'équipe du bureau de gestion des programmes (PMO) pour faciliter les tâches de gestion quotidiennes, les données collectées peuvent être exploitées dans l'ensemble de l'entreprise. Par exemple, les équipes RH, Finance et IT peuvent facilement accéder aux informations et les analyser, permettant ainsi une planification stratégique des effectifs exploitable.
Quels sont les avantages d'un système de gestion des fournisseurs ?
En vous permettant de mieux tirer parti de vos intervenants externes, un VMS peut aider votre entreprise à faire face aux changements rapides du secteur, à combler les écarts de compétences et à attirer les meilleurs talents, le tout dans un seul système d'enregistrement.
Les avantages d'un logiciel de gestion des fournisseurs incluent :
Rationalisation et automatisation des processus manuels fastidieux
Amélioration de la visibilité sur les effectifs pour tous les types de collaborateurs
Accélération du recrutement et élargissement des viviers de talents
Gestion de la conformité et réduction des risques
Optimisation des processus d'onboarding et d'offboarding des collaborateurs
Simplification de la facturation et réduction des coûts
Soutien à la croissance internationale
« Workday VNDLY a considérablement amélioré la visibilité sur nos intervenants externes. Nous connaissons maintenant leur nombre, l'endroit où ils travaillent et le montant des dépenses que nous gérons, et nous savons quels fournisseurs soutiennent le programme. Qui plus est, nous disposons désormais de solides capacités de reporting pour la prévision des effectifs. »
– Director of Strategic Sourcing, College Board
Quelles sont les fonctionnalités d'un système de gestion des fournisseurs ?
Bien que les capacités exactes puissent varier d'un système à l'autre, les fonctionnalités typiques des logiciels de gestion des fournisseurs incluent généralement la distribution des commandes, la facturation consolidée, l'atténuation des risques, le suivi des effectifs et des améliorations significatives des capacités de reporting par rapport aux systèmes et processus manuels.
Ces systèmes incluent désormais souvent la gestion des énoncés des travaux des consultants et des services externalisés. En raison de cette gamme de services plus large, certains fournisseurs de systèmes VMS parlent de systèmes ou plateformes étendus de gestion des effectifs pour décrire leurs services.
Comment gérer la conformité internationale avec un système de gestion des fournisseurs ?
Un VMS est un outil précieux pour les effectifs globaux d'aujourd'hui, dans la mesure où les dirigeants gèrent de plus en plus des équipes au-delà des frontières. En raison des différences potentiellement considérables entre les réglementations locales d'un pays à l'autre, il est important d'obtenir de l'aide pour gérer les exigences de facturation, les lois sur l'emploi, les réglementations sur les données et autres obstacles liés au travail à l'international.
Pour aider les entreprises à respecter les normes de conformité internationales, une solution de gestion des fournisseurs doit offrir des capacités de gestion robustes pour prendre en charge la facturation mondiale, les structures fiscales nationales, la facturation en devises locales, les calculs de taux complexes et les lois locales sur l'emploi.
Avantages des logiciels de gestion des intervenants externes pour l'activité internationale :
Évitez les pénalités et les amendes grâce à des fonctionnalités clés qui répondent à vos besoins internationaux
Bénéficiez d'un reporting simplifié sur les données globales des intervenants externes, indépendamment de la catégorie, du type de contrat, du service ou du site
Centralisez les informations provenant de plusieurs pays pour prendre des décisions basées sur les données et réduire les risques
Pourquoi la sécurité est-elle importante dans un système de gestion des fournisseurs ?
Si vous envisagez d'acquérir un système VMS, il est essentiel d'évaluer sa sécurité. Avoir recours à plusieurs types de collaborateurs présente en effet des risques uniques en matière de conformité et de sécurité, risques qui peuvent être difficiles à gérer sans la technologie adéquate.
Étant donné que les systèmes de gestion des fournisseurs enregistrent et stockent des informations personnelles sur les collaborateurs, sans mentionner les données relatives à votre entreprise et à celles de vos partenaires, ces systèmes sont tenus de respecter des normes particulièrement strictes, qu'elles soient édictées par les organismes de réglementation du secteur ou par les pays dans lesquels travaillent vos collaborateurs. Assurez-vous que votre système de gestion des fournisseurs met en œuvre des contrôles de sécurité technique complets et intégrés pour protéger vos données. Ces contrôles de sécurité doivent être validés par des tiers de confiance.
Connecter votre système de gestion des fournisseurs à votre solution HCM
Un nombre croissant d'organisations s'appuient sur différents types d'employés pour assurer la bonne marche de l'entreprise, y compris des prestataires indépendants, des fournisseurs de services, des vendeurs opérant sur des plateformes, et même des robots. Les effectifs ne se limitent plus aux seuls salariés à temps plein. De nombreuses entreprises ont donc aujourd'hui besoin d'une stratégie de gestion des effectifs plus globale qui tienne compte de l'ensemble des collaborateurs.
Compte tenu de cette évolution constante des dynamiques concernant les effectifs, connecter votre système de gestion des fournisseurs et votre solution de gestion du capital humain (HCM) peut s'avérer inestimable pour bénéficier d'une visibilité complète sur vos équipes et éliminer les sources d'informations cloisonnées. L'intégration de vos systèmes VMS et HCM permet la circulation continue des données, créant ainsi une approche agile et unifiée pour gérer l'ensemble de votre personnel.
Cependant, il est important de noter que toutes les solutions VMS et HCM ne peuvent pas être connectées et que certaines intégrations sont plus pratiques et efficaces que d'autres. Il s'agit d'une fonctionnalité importante à prendre en compte lors de l'évaluation des options technologiques pour gérer vos effectifs.
Composantes d'un système de gestion des fournisseurs réussi
Bien que les composantes exactes d'un logiciel de gestion des intervenants externes puissent varier, certaines fonctionnalités peuvent se combiner pour créer un VMS véritablement efficace. Voici quelques exemples de composantes importantes :
Gestion des ressources externes
Les fonctionnalités liées à la gestion des ressources externes permettent à votre entreprise de mieux prendre en charge le cycle de vie complet de vos collaborateurs externes, y compris le sourcing, l'onboarding, la gestion, la facturation et l'offboarding. En fin de compte, ces fonctionnalités vous permettent de mieux planifier, gérer et analyser vos besoins en matière d'intervenants externes et les coûts associés.
Énoncé des travaux
Les fonctionnalités d'énoncé des travaux fournissent les outils dont vous avez besoin pour établir des énoncés des travaux pour vos intervenants externes et vous assurer qu'ils sont respectés, ce qui vous permet de gérer des projets complexes depuis un seul et même endroit. Grâce aux fonctionnalités d'énoncé des travaux, vous êtes certain de disposer des intervenants externes dont vous avez besoin pour mener à bien vos projets.
Gestion des profils collaborateurs
Grâce aux fonctionnalités de gestion des profils collaborateurs, vous pouvez rapidement et facilement identifier les informations de base dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées concernant votre programme RH élargi. Gagnez du temps et faites des économies en vous assurant que votre équipe sait où travaillent les intervenants externes et connaît la durée de leur mission et les coûts associés.
Le rôle de l'IA dans les logiciels de gestion des fournisseurs
Les fournisseurs de solutions VMS adoptent de plus en plus le Machine Learning et d'autres stratégies basées sur l'IA pour améliorer les processus et les performances des équipes et identifier des économies potentielles. Les tâches liées au recrutement en sont un bon exemple. Les outils de Machine Learning intégrés dans les systèmes VMS peuvent être utilisés pour aider vos équipes RH et Achats à identifier rapidement les candidats qui répondent le mieux à vos besoins, en tenant compte de l'expérience et du budget. En automatisant et en simplifiant les processus de recrutement, l'IA peut aider votre entreprise à gagner du temps et faire des économies, et permet à vos responsables RH et Achats de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.