Die Washington State Employees Credit Union (WSECU) strebt danach, die bevorzugte Kreditgenossenschaft und der beste Arbeitgeber für die Einwohner der Region zu sein. Obwohl die WSECU mit seinen modernen Banking-Optionen durchaus mit nationalen Marken mithalten kann, wollte sie die Erfahrung ihrer Mitarbeiter in den Vordergrund stellen, indem sie die administrativen Prozesse optimierte.
Das veraltete HR-System der WSECU war nicht vollständig mit der Entgeltabrechnung verbunden und so musste das Personal die Entgeltabrechnung und Zusatzleistungen, darunter Rentenbeiträge, händisch verwalten. Auch für Recruiting, Einstellung, Beförderung, Leistungsbeurteilung und Boni musste man sich mit unzusammenhängenden, papierbasierten Workflows herumschlagen. Gretchen Bornstein, HR Management System Specialist bei WSECU, sagt: „Ein Manager füllte ein Formular aus und schickte es dann an eine oder mehrere Führungskräfte, die das Formular dann an die Personalabteilung oder die Lohnbuchhaltung zurückschickten. Die jeweiligen Mitarbeiter befanden sich nicht immer am selben Standort, d. h. manchmal erhielten sie ein Formular per E-Mail, druckten es aus, unterzeichneten es, scannten es und mailten es dann an die nächste Person in der Freigabeliste. Wir wussten nie, wo die Formulare gerade waren und verbrachten wir viel Zeit damit, sie ausfindig zu machen.“
Wir passen Workday auch selbst an. Das ist besonders deshalb wichtig, weil ich eine der wenigen bin, die es verwaltet.
HR Management System Specialist
Der ROI erzeugt bereits nach sechs Monaten einen Gewinn
Die WSECU suchte einen Partner für die Gehaltsabrechnung, der eine Lösung zur Konsolidierung von Daten, zur Automatisierung von administrativen Workflows und zur Erleichterung von Selfservice-Prozessen für Mitarbeiter anbieten konnte – und entschied sich für Workday. Workday erfüllte nicht nur die anfänglichen Anforderungen, sondern half der WSECU auch dabei, die operative Agilität zu steigern und die fortlaufende Personaloptimierung voranzutreiben, sodass die Genauigkeit, Flexibilität, Transparenz und die Erfahrungen der Mitarbeiter weiter verbessert werden konnten. Innerhalb von sechs Monaten hatte die Bank die administrativen Prozesse für Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen, Personalbeschaffung, Zeitkarten, Leistungsbeurteilungen und Urlaubsanträge vereinfacht.
Um einen besseren Einblick in die Kosten zu erhalten, hat Bornstein zum Beispiel die Fehlzeitenkategorien geändert. „In unserem alten HR-System konnten wir keine neuen Fehlzeitenkategorien erstellen“, erklärt sie. „Mit Workday ist das möglich, und ich brauche dafür weniger als eine Stunde. Ich habe Kategorien für Schlechtwetter, Impfungen und Elternurlaub erstellt, und solche, die wir nicht mehr nutzen, entfernt. Solche Änderungen werden von unseren Mitarbeiter wahrgenommen und sie haben einen großen Einfluss darauf, wie wir unsere Zeit und Kosten verfolgen und eine nahtlose Arbeitsumgebung schaffen.“
Früher waren zwei Mitarbeiter drei Tage lang mit der Entgeltabrechnung beschäftigt, jetzt erledigt das eine Person in nur zwei Tagen.
HR Management System Specialist
Eine effiziente Entgeltabrechnung zahlt sich aus
Vor der Einführung von Workday verbrachten die WSECU-Mitarbeiter jeden Monat mehrere Tage damit, Informationen manuell in die alte HR-Anwendung einzugeben. „Früher waren zwei Mitarbeiter drei Tage lang mit der Entgeltabrechnung beschäftigt, jetzt erledigt das eine Person in nur zwei Tagen“, erklärt Bornstein. „Seit der Einführung von Workday haben wir den Zeitaufwand für die Entgeltabrechnung um etwa ein Drittel reduziert, und es gibt viel weniger Papierkram und Frust. Wir können uns auch einen Prozess ansehen und wissen sofort, wo eine Aufgabe stockt.“
Die Mitarbeiter verbringt weniger Zeit mit Managementproblemen und administrativen Workflows, z. B. Überprüfungen. „Unsere Mitarbeiter, einschließlich unseres CEO, finden, dass Workday wirklich einfach zu bedienen ist und unsere Effizienz enorm steigert“, sagt Bornstein. „Wir haben in Workday automatische Benachrichtigungen eingerichtet, sodass Manager benachrichtigt werden, wenn Zeitkarten genehmigt werden müssen. Proaktive Audits durch den Leiter unserer Entgeltabrechnung decken Probleme mit potenziellen Auswirkungen auf, z. B. dass ein Gehalt nur zum Teil bezahlt wird da vergessen wurde, die Stunden auf der Stempelkarte einzutragen.“
Nachdem wir unsere ursprünglichen Ziele einer erstklassigen Verwaltung erreicht hatten, nutzen wir außerdem die verbesserte Agilität, um unsere Belegschaft weiter zu optimieren.
HR Management System Specialist
Selfservice-Optionen verbessern die Mitarbeitererfahrung
Durch die Konsolidierung der Daten und die Automatisierungsfunktionen kann die WSECU intuitive Selfservice-Workflows erstellen. „Wenn Mitarbeiter heute ihre Gehaltsabrechnungen aktualisieren müssen, z. B. wenn sie einen Angehörigen hinzufügen oder ihre Rentenbeiträge ändern möchten, können sie dies mit Workday innerhalb weniger Minuten selbst erledigen“, sagt Bornstein. „Diese Art von Selfservice-Prozessen sparen auch der HR-Abteilung und dem Verwaltungspersonal Zeit. Dateneingabe und Ablage sind keine großen Projekte mehr, da wir die Papierformulare um mindestens 75 % reduziert haben.“
Angepasste, leicht skalierbare Prozesse
„Nachdem wir unsere ursprünglichen Ziele einer erstklassigen Verwaltung erreicht hatten, nutzen wir außerdem die verbesserte Agilität, um unsere Belegschaft weiter zu optimieren. Dafür brauchen wir keine weiteren Tools und Services von Drittanbietern“, sagt Bornstein. „Wir können mit Workday wachsen und es selbst anpassen. Das ist besonders deshalb wichtig, weil ich eine der wenigen bin, die es verwaltet.“
Und die Kreditgenossenschaft plant noch mehr – mit Workday Compensation und Workday Talent Optimization. Sie fügt noch hinzu: „Es gibt viele Möglichkeiten, die wir auf unterschiedliche Weise nutzen können, um Zeit zu sparen und unsere Belegschaft zu optimieren.“ Von den Leuten und Anwendergruppen in der Workday Community erfahre ich viel darüber, was wir mit Workday tun können.“