Die papiergestützten Prozesse von Clark County schränkten den Einblick und die Kontrolle ein. Außerdem sorgten sie für Komplexität und verlangsamten die operative Transformation, die notwendig ist, um den Anforderungen einer Welt im Wandel gerecht zu werden.
Das vorhandene ERP-System (Enterprise Resource Planning) war starr und nicht sehr anwenderfreundlich. Die Durchführung von Änderungen erforderte Codierungskenntnisse. Also mussten die IT-Mitarbeiter Änderungsberichte, Hauptbuchcodes, Routing-Prozesse und Worktags erstellen.
Mit Workday können auch nicht-technische Mitarbeiter Änderungen vornehmen, da keine Programmierung erforderlich ist.
Finance Director
Eine flexible digitale Grundlage für die Finanz- und HR-Abteilung
Anstatt 6 Millionen Dollar für die Aufrüstung seines bestehenden ERP-Systems auszugeben, suchte das County nach einer neuen Lösung. Nach näherer Betrachtung von neun Softwareanbietern entschied sich Clark County für Workday Financial Management und Workday Human Capital Management (HCM). Das cloudnative Workday ist flexibel genug, um die sich entwickelnden Anforderungen des Countys zu erfüllen, und ist darüber hinaus auch anwenderfreundlich. Workday kann auch in bestehende Treasury-, Bankverwaltungs- und Point-of-Pay-Anwendungen integriert werden, was dazu beiträgt, Datensilos und zusätzliche Schritte bei alltäglichen Aufgaben zu minimieren.
Mit den integrierten Funktionen von Workday ersetzte Clark County 75 verschiedene Quellen von Papierunterlagen durch eine einzige digitalisierte Datenquelle. Das IT-Supportteam mit sechs Vollzeitmitarbeitern wurde auf einen Vollzeitmitarbeiter reduziert, der nun automatisierte Workflows unterstützen und den Mitarbeitern Selfservice-Funktionen bieten kann. Das Team kann jetzt auch festlegen, wer auf welche Daten zugreifen darf, und aufzeichnen, wer welche Dateien abruft und ändert.
Bessere Agilität und Reaktionszeiten
Flexible Workflows und Selfservice-Funktionen geben den Mitarbeitern der Finanz- und HR-Abteilung heute die Möglichkeit, Erkenntnisse zu gewinnen, Prozesse anzupassen und unvorhergesehene Ereignisse zu bewältigen – ohne das IT-Team um Hilfe bitten zu müssen. So sind beispielsweise die Mitarbeiter der Finanzabteilung aufgrund der Pandemie nahtlos von der Arbeit im Büro zur Arbeit im Homeoffice übergegangen. „Beim Ausbruch der Corona-Pandemie haben wir sofort Remote-Management für Entgeltabrechnung, Forderungen und andere wichtige Finanzprozesse eingerichtet und den Betrieb ohne Unterbrechungen fortgesetzt“, so Laurie Foster, Leiterin der Buchhaltung vom Clark County. „Ohne Workday hätten wir das nicht geschafft.“
Steigerung der Effizienz und Kosteneinsparungen
Neue digitale Workflows senken die Kosten und beschleunigen die Rechnungsstellung, Genehmigungen, Erstattungen, Beschaffungen und den Einkauf. Das County wickelt die Entgeltabrechnung nun um 60 Prozent schneller ab und das Onboarding neuer Mitarbeiter dauert nur noch halb so lange wie früher. Mit Workday können die Mitarbeiter ihre Profile selbständig aktualisieren und Zeiterfassungsbögen, Abwesenheitsanträge und Spesenabrechnungen einreichen. Mitarbeiter können außerdem Hauptbuchcodes anpassen, Prozesse zur Weiterleitung von Anfragen ändern und Berichte erstellen. In diesem Jahr sparte das HR-Team außerdem mehrere Arbeitswochen bei offenen Ausschreibungen, indem es systemgenerierte Mitteilungen und papierlose Workflows einsetzte. Am ersten Tag hatten 25 Prozent der Mitarbeiter ihre Anmeldung abgeschlossen, und innerhalb von 5 Tagen waren 80 Prozent fertig.
Wir haben unsere Workflows mit Workday digitalisiert, sodass die Mitarbeiter keine Formulare mehr ausfüllen und warten müssen.
Finance Director
Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften und geringeres Risiko
Mit Workday konnten die Finanzmitarbeiter 10.000 Hauptbücher auf 400 reduzieren und so die Kontrolle und die Wartungseffizienz verbessern. Der Haushaltsbericht basiert nun auf Programmen und nicht mehr auf Abteilungen, was den Einblick verbessert und dazu beigetragen hat, dass nicht bewilligte Ausgaben um 15 Prozent gesenkt werden konnten. Die Mitarbeiter können nur auf Informationen zugreifen, für die sie eine Berechtigung haben, und das County verfügt über eine lückenlose Dokumentation der Systemzugriffe und Änderungen. Die Mitarbeiter des Countys können außerdem mehr Zeit für die Überprüfung und Aktualisierung von Richtlinien aufwenden, um die Effizienz des Programms zu verbessern und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.