Znaczący wzrost wydajności dla inspirującego dostawcy usług

WeTransfer został założony, aby umożliwić ludziom udostępnianie dużych plików cyfrowych w najprostszy możliwy sposób i od tego czasu stał się znaną na całym świecie platformą do współpracy i dystrybucji treści. Firma zatrudnia obecnie 400 pracowników w biurach w Nowym Jorku, Londynie i Paryżu, każdego miesiąca korzysta z niej ponad 80 milionów aktywnych użytkowników, a jej globalny zasięg obejmuje 190 krajów.

Sukces ten zawdzięcza w dużej mierze prostocie i niezawodności swojego podstawowego produktu, a także opartemu na wartościach podejściu firmy do odpowiedzialnej technologii i biznesu. Uzyskanie certyfikatu B Corp ugruntowało osiągnięcia firmy w spełnianiu najwyższych standardów w zakresie równoważenia zysków, dobra planety i ludzi.

Podobnie jak w przypadku wielu szybko rozwijających się firm wzrost WeTransfer doprowadził do wprowadzenia wielu subskrypcji SaaS w różnych działach. Zakres integracji i rozwoju tak złożonej architektury był ograniczony, co prowadziło do nieuniknionych frustracji, niespójności i nieefektywności.

Szczególnym problemem był brak skalowalności. Coraz ważniejsze stawało się posiadanie jednego, bardziej elastycznego systemu w celu poprawy wydajności i zapewnienia rzeczywistego wsparcia dalszych aspiracji firmy w zakresie wzrostu.

Proces uzyskiwania certyfikatu ISO stanowił dodatkowy bodziec do odejścia od przestarzałych technologii na rzecz bardziej nowoczesnego i dynamicznego systemu ze względu na standardy bezpieczeństwa stosowane do API oraz inne kwestie związane ze zgodnością. Po szczegółowej ocenie potencjalnych rozwiązań zespół ds. bezpieczeństwa informacji w firmie zyskał przekonanie, że Workday spełnia ich wymagania w zakresie bezpieczeństwa.

Jeden system eliminuje nieefektywność i niespójności

W samym dziale zasobów ludzkich firmy WeTransfer istniało co najmniej 7 oddzielnych, przestarzałych narzędzi obejmujących szeroki zakres zadań, od HRIS po zarządzanie wydatkami oraz śledzenie celów i kluczowych rezultatów. Narzędzia te nie były zintegrowane ani z systemem płac, ani z działem finansowym. Nic dziwnego, że skutkowało to dużą ilością ręcznego wprowadzania danych i powielaniem wysiłków, a także udostępnianiem potencjalnie wrażliwych informacji na dyskach współdzielonych lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Workday to jeden system, który znacznie usprawnił współpracę między różnymi zespołami i działami. Innymi słowy, zastąpiono trzy przestarzałe narzędzia – platforma rekrutacyjna jest teraz zintegrowana z Workday, a proces integracji narzędzi do obsługi podróży służbowych jest na ukończeniu. Ponadto dzięki usprawnieniu sposobu pracy działu zasobów ludzkich w WeTransfer zapewniono również pełną zgodność z wymogami bezpieczeństwa ISO.

Współpraca w ramach przepływu pracy jest teraz błyskawiczna i płynna

Wiele wewnętrznych procesów w każdej firmie nie może być skutecznie realizowanych bez bezpośredniego zaangażowania różnych zespołów i obszarów działalności. W WeTransfer jest na to wiele przykładów, takich jak przepływy związane z wdrażaniem i odchodzeniem pracowników, w które zaangażowane są zespoły ds. zasobów ludzkich, IT i doświadczeń użytkowników, a także raportowanie wydatków niezgodnych z polityką, w którym biorą udział zespoły ds. finansów, zasobów ludzkich i przywództwa. Gromadzenie danych na potrzeby raportowania w ramach systemu B Corp to kolejny dobry przykład.

Dzięki Workday firma WeTransfer mogła nie tylko uprościć takie procesy, ale także wspierać lepszą współpracę w całej firmie. Na przykład śledzenie wszystkich aktywów należących do firmy, które zostały przekazane pracownikom, jest teraz obsługiwane w Workday.

Podczas procesów offboardingu pracownicy często wykupują sprzęt, który został im udostępniony przez firmę. Wcześniej wymagało to od działu zasobów ludzkich skontaktowania się z zespołem IT w celu wyjaśnienia informacji, a następnie zwrócenia się do zespołu finansowego o poradę w sprawie wartości rezydualnej przed poinstruowaniem działu płac o kwocie do potrącenia z końcowego arkusza listy płac. Był to niezgrabny i czasochłonny proces. Natomiast teraz każdy ma dostęp do modułu śledzenia i widzi te same dane w jednym miejscu. Proces jest w pełni zautomatyzowany, a wszystkie istotne szczegóły i ścisła współpraca między działami są natychmiast widoczne na jednym zrzucie ekranu.

System rozliczania wydatków również został zrewolucjonizowany dzięki Workday. W poprzedniej architekturze proces ten był oddzielony od systemu HR aż trzema innymi systemami. Już samo wygenerowanie danych było wyzwaniem, a kiedy trafiały one do działu finansów, wszystko musiało być ponownie uzgadniane. Teraz, gdy wszyscy korzystają z tego samego narzędzia, proces jest bezproblemowy i znacznie szybszy.

Przezwyciężenie przyzwyczajeń na rzecz odświeżenia i usprawnienia ustalonych procesów

„Ogromną zaletą Workday jest to, że będzie się rozwijać i ewoluować wraz z naszą działalnością”, mówi Katia Malashyna-de Jong, starszy dyrektor ds. IT przedsiębiorstwa w firmie WeTransfer. „Wiedzieliśmy, że udane wdrożenie systemu to nie koniec historii, lecz dopiero początek nowego sposobu pracy. Dlatego stworzyliśmy dedykowany i zaangażowany zespół, który nadzorował całe wdrożenie. Zespół ten monitoruje teraz, gdzie mogą być wymagane jakiekolwiek poprawki, aby zapewnić, że system jest zawsze zgodny z potrzebami firmy”.

Co ważne, WeTransfer był otwarty na nowe sposoby realizacji różnych procesów biznesowych w ramach programu wdrożenia Workday. Okazało się to bardzo pozytywnym ćwiczeniem, które nie tylko wskazało obszary, w których można osiągnąć dodatkową efektywność, ale również dostarczyło przekonujących argumentów na rzecz wprowadzenia nowych procedur.