Przez ostatnie 35 lat Planet współpracuje ze swoimi klientami, aby pomagać turystom w robieniu zakupów bez VAT w wielu regionach świata, wspierać sprzedawców w zwiększaniu obrotów i rozwijaniu nowych źródeł przychodu, a także pomagać agentom rozliczeniowym, w tym bankom i instytucjom finansowym, w usprawnianiu procesów rozliczeń.
Po serii kluczowych międzynarodowych przejęć firma w pełni zasłużyła na swoją nazwę „Planet”. Posiada globalny zespół ponad 1500 pracowników w 70 krajach oraz portfolio wiodących na rynku produktów i usług.
W rezultacie firma jest powszechnie uznawana za światowego lidera i dostawcę usług płatniczych na wysoce konkurencyjnym rynku. Jej partnerami są imponujące globalne marki, takie jak Gucci, Giorgio Armani, Marriott czy Hilton. Po dokonaniu dwóch dużych przejęć w 2019 i 2020 roku firma prowadzi dalszą ekspansję, a jej strategia rozwoju przyspieszy dzięki niedawno ogłoszonej nowej inwestycji przez firmę Advent International, która zgodziła się na współwłasność z Eurazeo.
Potrzeba przejęcia kontroli
Z takim rozwojem wiążą się nieodłączne wyzwania. Jak mówi Janice Donaghue, wiceprezes ds. operacji kadrowych: „Byliśmy szybko rozwijającą się firmą, ale brakowało nam odpowiedniej struktury w systemach, aby wspierać zrównoważony rozwój”.
Brak scentralizowanego zarządzania skutkował ograniczonym wglądem w to, kim są pracownicy firmy, gdzie pracują, jakie pełnią role, jakie otrzymują wynagrodzenie i z którymi klientami współpracują. Tak wyglądała sytuacja jeszcze przed dwoma ostatnimi przejęciami, które wiązały się z napływem nowych pracowników. Miało to również miejsce przed zakłóceniami spowodowanymi przez COVID-19, w tym programami przestoju i pracą zdalną na wielu rynkach.
Możliwość szczegółowej analizy danych i ich podglądu dzięki Workday była dla nas prawdziwą rewolucją.
Wiceprezes ds. operacji kadrowych
Dostrzegając pilną potrzebę zmian, Planet przeprowadził konkurencyjny przetarg w celu wyłonienia rozwiązań z zakresu zarządzania HR i finansami, które dostarczałyby dokładne informacje w czasie rzeczywistym ze wszystkich obszarów działalności. Workday został wybrany, aby zapewnić jeden spójny, scentralizowany system zdolny do zaspokojenia wszelkich dodatkowych potrzeb w miarę ich pojawiania się. Został on uruchomiony zaraz po pierwszym przejęciu. „To był dość wymagający czas” – przyznaje Janice Donaghue.
Nieustanne zmiany i ulepszenia
Planet wybrał Workday z myślą o przyszłym rozwoju. Jak mówi Janice Donaghue: „Ma potencjał do rozwoju, a my możemy rozwijać się wraz z nim”. Jednak natychmiastowe korzyści stały się również widoczne po początkowym globalnym wdrożeniu rozwiązania HR, w tym błyskawiczny dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.
Członkowie kadry zarządzającej mogli na przykład z łatwością uzyskiwać dostęp do pulpitów prezentujących kluczowe dane o pracownikach – co było dla nich zupełną nowością. Natomiast pracownicy w całej organizacji szybko zyskali większą samodzielność, znajdując potrzebne informacje bez konieczności oczekiwania na pomoc innych. Obie te innowacje były szczególnie cenne w okresach następujących bezpośrednio po dwóch przejęciach, gdy firma wdrażała nowych pracowników i oddziały.
Zacieśniła się także współpraca między zespołami działu HR i finansowego. W ramach jednej z głównych inicjatyw zespoły współpracowały ściślej niż kiedykolwiek wcześniej, by stworzyć nową strukturę centrów kosztów. Obejmowało to wspólne testowanie i połączone podejście do opracowywania rozwiązań.
Od czasu wdrożenia modułu zarządzania finansami dział finansowy naprawdę docenia korzyści płynące ze pracy zespołowej.
Wiceprezes ds. operacji kadrowych
Część globalnej społeczności
Zespół Planet jest aktywnym użytkownikiem liczącej ponad 150 000 członków platformy Workday Community – źródła informacji i zasobów od współpracowników, partnerów i ekspertów, które jednocześnie umożliwia dzielenie się opiniami i nowymi pomysłami. Jak mówi menedżer HRIS, Fiona Gurr: „Czerpiemy stamtąd bardzo wiele. Widząc, jak inne firmy coś realizują, uświadamiam sobie, że my również możemy to zrobić. Nie muszę długo szukać: znajdujemy tam wszystko, co tylko przyjdzie nam do głowy”.
Jednym z przykładów dostępnego praktycznego wsparcia jest niedawna rozmowa Fiony z innym członkiem zespołu na temat jego doświadczeń związanych z wdrożeniem rozwiązania Workday Discovery Boards. „Możliwość uczenia się od innych jest naprawdę bardzo pomocna” – podkreśla.
Workday Community przyniosła nam ogromne korzyści: poranne spotkania przy kawie i inne inicjatywy naprawdę znacząco ułatwiają mi pracę.
Menedżer ds. HRIS
Sprostanie COVID-19
Chociaż wyzwanie związane z wdrażaniem nowych pracowników bez bezpośredniego kontaktu było spore, Janice Donaghue uważa, że usprawniona komunikacja wewnętrzna dzięki Workday faktycznie uprościła ten proces.
Fiona jest również przekonana, że śledzenie ustaleń dotyczących programów postojowych w różnych krajach stało się znacznie łatwiejsze za sprawą Workday. „Utworzyliśmy plan urlopowy, aby monitorować, kto jest nieobecny w firmie i kto pracuje w zmniejszonym wymiarze godzin. Wcześniej gubilibyśmy się w arkuszach kalkulacyjnych i prawdopodobnie byśmy kogoś przeoczyli”.
Workday zapewnia nam dokładne i aktualne dane na temat tego, gdzie i jak pracują nasi pracownicy oraz ile im płacimy. System sprawił, że wszystko stało się o wiele łatwiejsze.
Menedżer ds. HRIS