Od założenia w 2003 roku BNB dynamicznie przekształciło się w średniej wielkości przedsiębiorstwo. Obecnie jest czołową firmą konsultingową w branży technologicznej, posiadającą oddziały w Argentynie, Włoszech, Meksyku, Hiszpanii, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii. Jednak rosnący popyt na rozwiązania BNB wpłynął na zdolność firmy do zachowania zwinności, podejmowania skutecznych decyzji i zapewniania satysfakcjonującej obsługi klienta.
Wraz z rozwojem i ekspansją BNB na nowe obszary geograficzne odrębne systemy finansowe i kadrowe firmy sprawiały, że coraz trudniej było monitorować wyniki działalności, zachować sprawną komunikację z rosnącą liczbą pracowników i zmieniać się w tempie oczekiwanym przez klientów.
Katalizator zmian
Konieczność zmiany sposobu zarządzania projektami stanowiła główny impuls do transformacji. W związku z rosnącą liczbą projektów realizowanych dla klientów oraz zatrudnionych konsultantów, BNB potrzebowało dokładniejszego i pełniejszego wglądu w takie obszary jak zarządzanie projektami i zasobami, ewidencja czasu pracy i wydatków oraz analityka.
Javier Delgado, partner zarządzający w BNB, wyjaśnia: „Polegaliśmy na oddzielnych, ręcznych systemach do monitorowania projektów realizowanych dla klientów i podlegających rozliczeniu, co skutkowało bardzo ograniczoną widocznością operacyjną każdego z nich. Czasami trudno było przypisać zasoby do projektu klienta lub określić marżę, a wszelkie prognozy były wykonywane ręcznie, co wiązało się z ryzykiem wystąpienia błędów. Przykładowo, jeśli pojawiał się spór dotyczący liczby godzin przepracowanych przez konsultanta przy danym zleceniu, nie mieliśmy żadnej możliwości zweryfikowania tego czasu, a nieuniknioną konsekwencją była utrata przychodów”.
Na tym się nie skończyło. Planowanie finansowe i kadrowe było również prowadzone ręcznie przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych. Przygotowanie raportów wymagało znacznych nakładów czasu i zasobów, aby zebrać dane z różnych systemów. Co więcej, wątpliwości co do jakości danych prowadziły do opóźnień w procesach budżetowania, planowania i prognozowania.
„W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym nie można spoczywać na laurach” – podkreśla Delgado. „Chcąc utrzymać wzrostowy trend, musieliśmy wprowadzić innowacje, wykorzystując nowoczesne usługi chmurowe do transformacji naszej działalności, zwiększenia zwinności i utrzymania wysokiego standardu obsługi klienta. Jeden system do zarządzania finansami, kadrami i automatyzacji usług profesjonalnych byłby w stanie rozwiązać te wszystkie problemy”.
Jeden system dla działu finansowego i zasobów ludzkich
Firma BNB porównała Workday z innymi rozwiązaniami i szybko doszła do wniosku, że Workday oferuje wizję, funkcje i elastyczność, których potrzebowała. „Kiedy zobaczyliśmy Workday, byliśmy pod wrażeniem. Ten jeden spójny system dla działu finansowego i HR oparty na sztucznej inteligencji daje nam pełny wgląd w naszą działalność” – wyjaśnia Delgado. „Możemy komunikować się ze wszystkimi pracownikami, niezależnie od tego, gdzie się znajdują i z jakich korzystają urządzeń. System szybko dostosowuje się do wszelkich zmian, które mogą czaić się tuż za rogiem. Workday zmienia zasady gry”.
Ponadto, jak zaznacza Delgado: „Prezes BNB i zarząd w pełni poparli decyzję o wdrożeniu Workday i chcieli, aby system został uruchomiony jak najszybciej”. Po podjęciu decyzji zespół intensywnie pracował, aby wdrożyć Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) oraz Workday Professional Services Automation (PSA) w zaledwie kilka miesięcy. Delgado dodaje: „Projekt przebiegł pomyślnie i wydaliśmy tylko jedną czwartą budżetu przeznaczonego na wdrożenie Workday. Cały proces okazał się bardzo prosty”.
BNB już dostrzega korzyści z posiadania jednego systemu do zarządzania finansami i HR. Na przykład specjaliści ds. zasobów ludzkich mogą planować zatrudnienie i zarządzać talentami w jednym systemie, co zapewnia im pełny wgląd w strukturę zatrudnienia BNB. Dzięki umieszczeniu pracowników w centrum strategii firmy, BNB może skuteczniej rekrutować, rozwijać i szkolić personel. Jednocześnie pracownicy korzystają z intuicyjnego i angażującego środowiska użytkownika dostępnego na preferowanych przez nich urządzeniach.
Szybsze i dokładniejsze podejmowanie decyzji finansowych
Workday Financial Management – stanowiący część jednolitego systemu z Workday HCM – daje BNB dostęp do transakcji, księgowości i analityki w jednym miejscu. Dzięki temu kadra zarządzająca może podejmować szybsze i bardziej świadome decyzje w oparciu o kompleksowy obraz działalności. „To rozwiązanie już zmienia sposób, w jaki działamy” – podkreśla Delgado. „W szczególności wgląd w transakcje w czasie rzeczywistym, wyciągi z kont i inne analizy finansowe sprawia, że nasze decyzje są szybsze i dokładniejsze”.
Rozwiązanie Workday PSA miało również duży wpływ na podlegające rozliczeniu projekty realizowane dla klientów. Wszystkie działania są teraz przypisywane do konkretnych projektów, co przyspiesza ewidencję czasu pracy i zwrot kosztów. BNB zyskało możliwość prognozowania zapotrzebowania na zasoby, optymalizując ich wykorzystanie i zapewniając rentowność projektów.
„Marża zysku projektu ma kluczowe znaczenie, ale wcześniej nie dysponowaliśmy tego rodzaju analizami. Teraz, dzięki Workday, możemy precyzyjnie określić wysokość marży i podejmować decyzje biznesowe w oparciu o te dane” – wyjaśnia Delgado. „Jeśli na przykład marża spadnie poniżej określonego poziomu, kierownik otrzymuje informacje i może podjąć stosowne kroki. W tym aspekcie nie ma wątpliwości, że Workday pomaga zwiększyć rentowność BNB”.
Pozostali pracownicy BNB są równie entuzjastycznie nastawieni do Workday, jak Delgado. Pracownicy zyskują większą autonomię i odpowiedzialność, a menedżerowie czują, że mają silniejszą pozycję. Kadra zarządzająca jest szczególnie usatysfakcjonowana możliwościami natychmiastowego raportowania i funkcjonalnością mobilną. „W BNB jesteśmy bardzo zadowoleni z Workday” – mówi. „Będziemy nadal z niego korzystać, aby zobaczyć, w czym jeszcze może nam pomóc”.