In het hoger onderwijs tellen de scores, zowel voor studenten als voor universiteiten. De meest getalenteerde docenten en studenten gaan op zoek naar instellingen met de hoogste rankings. Vooral de instellingen die op de prestigieuze R1 Carnegie Classification-lijst staan zijn populair. Washington State University (WSU) behoorde al tot de 130 R1-instellingen, maar de universiteit wilde dat zijn Pullman-campus de top 25 zou behalen. Zo wilden ze meer mogelijkheden krijgen om de moeilijkste problemen in de wereld op te lossen. Maar dat bleek niet makkelijk te zijn.
Dit is het niveau van inzicht en responsiviteit dat we nodig hebben om een onderzoeksuniversiteit in de top 25 te zijn.
Chief Financial Officer
Tijd om over te stappen naar een nieuwe oplossing.
WSU investeerde al honderden miljoenen dollars per jaar in onderzoek. De instelling moest diep graven om veranderingen te vinden die voor meer efficiëntie konden zorgen, toptalent konden aantrekken en een begrotingstekort van 30 miljoen dollar konden wegwerken. De finance-afdeling bracht de olifant in de kamer ter sprake: een 40 jaar oud mainframe voor administratieve workflows. "Er was te veel risico", zegt Stacy Pearson, Chief Financial Officer bij WSU. "Financiële rapporten waren niet allesomvattend en werden uitgevoerd door afzonderlijke afdelingen. Het was moeilijk om nieuwe administratieve werknemers aan te trekken omdat zij geen carrièremogelijkheden zagen bij een instelling die een mainframe gebruikte. En de enige persoon die wist hoe je het systeem aan de praat kon krijgen als het uitviel, was bijna met pensioen. We hadden een fundering op R1-niveau nodig om te evolueren naar een moderne onderzoeksstrategie, een nieuw budgetmodel op te zetten en te managen, en een leader te worden in flexibele bedrijfsprocessen en planning."
We willen graag bij de 'cool crowd' horen. Mensen die hier komen solliciteren weten dat ze de tools en workflows die ze hier leren in elke branche kunnen gebruiken.
Chief Financial Officer
Een moderne syllabus voor succes.
WSU besloot haar administratieve basis te bouwen op een uniform Workday-systeem. De implementatie in twee fasen begon met Workday Financial Management en Workday Human Capital Management (HCM), gevolgd door Workday Payroll, Workday Recruiting en Workday Time and Absence. "Het was een ambitieus plan en ik zou meer grijze haren moeten hebben. Maar we zijn op tijd en binnen budget live gegaan door te leunen op Workday en hun andere universitaire klanten voor begeleiding", zegt Pearson. "Om iedereen te helpen deze complete modernisering van een 40 jaar oud systeem te omarmen, hebben we ook plannen gelanceerd voor verandermanagement, communicatie en training. In plaats van te wachten op de verwachte klachten, hebben we veel tijd besteed aan het betrekken van stakeholders van afdelingen, de docenten en het personeel. Zo konden we de noodzakelijke cultuurveranderingen doorvoeren en eventuele klachten en zorgen onmiddellijk oplossen. Hoewel er zeker klachten zijn geweest, hebben we luistersessies georganiseerd en ons best gedaan om problemen op te lossen en zo snel mogelijk te reageren."
De fundamentele infrastructuur die we met ons Workday-systeem hebben opgezet, is wat we nodig hebben om onze initiatieven op het gebied van strategische bedrijfsplanning aan te sturen.
Chief Financial Officer
Realtime inzichten op R1-niveau: 100% sneller.
In plaats van papieren processen en moeizame mainframe-applicaties te gebruiken, voeren werknemers, docenten en studenten van WSU finance- en HR-taken nu uit met behulp van geautomatiseerde workflows in Workday. En in plaats van 30 dagen te wachten op statische rapporten, hebben werknemers on-demand, realtime inzicht in financiën en HR, inclusief budgetten en werkelijke kosten voor het hele WSU-systeem. "Dit is het niveau van inzicht en responsiviteit dat we nodig hebben om een onderzoeksuniversiteit in de top 25 te zijn." "De verbeterde datatoegang en efficiëntie stellen onze werknemers in staat om meer waarde toe te voegen. De inzichten hebben het ook mogelijk gemaakt een driejarenplan op te stellen dat ons uit ons operationeel tekort zal halen."
Mobiliteit, aantrekkingskracht en retentie.
Personeel, docenten en studenten kunnen nu hun workflows voor finance, HR en payroll vanaf elke locatie en op elk moment regelen. Deze verhoogde mobiliteit is vooral nuttig geweest tijdens de COVID-19-pandemie. Het heeft niet alleen mensen geholpen om samen te werken vanaf de 5 campussen, 4 onderzoekscentra en 40 uitbreidingsdistricten en kantoren van WSU, maar WSU kan ook beter inspelen op de behoeften van afdelingen en zijn werknemers. "Laten we eerlijk zijn, zelfs vóór de pandemie was het personeel mobiel", zegt Pearson. "Het is nuttig om digitale processen te gebruiken die mensen de flexibiliteit geven om op verschillende manieren te werken. Andere universiteiten en de staat Washington kijken naar ons voor leadership en hoe we dit mogelijk hebben gemaakt."
De invoering van moderne workflows heeft frustraties weggenomen en een positievere cultuur gecreëerd waarin studenten, docenten en medewerkers enthousiast zijn over wat er allemaal mogelijk is. "We willen graag bij de 'cool crowd' horen", zegt Pearson. "Mensen die bij ons op sollicitatiegesprek komen, vinden het geweldig dat we Workday gebruiken. Ze weten dat ze de tools en workflows die ze hier leren in elke branche kunnen gebruiken."
De flexibele basis om te focussen op wat komen gaat.
Om het volledige potentieel van al hun middelen te benutten, breidt WSU het gebruik van Workday uit en operationaliseert strategieën voor verandermanagement, communicatie en opleiding om toekomstige projecten te stimuleren. "We leunen niet achterover met het idee dat alles nu helemaal klaar is", besluit Pearson. De fundamentele infrastructuur die we met ons Workday-systeem hebben opgezet, is wat we nodig hebben om onze initiatieven op het gebied van strategische business planning aan te sturen. We kunnen zien hoe we ons begrotingstekort kunnen verminderen, onze R1-ranking kunnen verbeteren en learning kunnen uitbreiden. Op deze manier kan WSU de volgende generatie leaders en probleemoplossers blijven aantrekken en opleiden."