Het energiebedrijf Trustpower uit Nieuw-Zeeland wilde hun verouderende, on-premise legacysysteem voor accounting vervangen. Dit was moeilijk te upgraden en bood zeer beperkte selfservice. Voor Chief Financial Officer Kevin Palmer was het een mogelijkheid om opnieuw te overwegen hoe de dienst werd geleverd. "We kwamen bij elkaar en besproken de lastige vragen: 'Waarom bezitten wij de software?' 'Waarom hebben we het in eigen beheer?' We waren gewend om systemen aan te passen en wilden daarmee stoppen. Het leek erg ouderwets. We besloten om nooit meer in de positie terecht te komen waar we een systeem hebben dat niet meer up-to-date is. Dat niet de nieuwste versie is. Daarom was het een eenvoudige beslissing om voor software-as-a-service te kiezen."
Het hielp ook mee dat Trustpower altijd al een vooruitstrevende manier van denken heeft gehad. "In onze cultuur hadden we mensen die onder in de organisatie graag beslissingen wilden nemen", aldus Kevin. "Daarom zochten we een systeem waar mensen zonder finance-achtergrond eenvoudig mee konden werken om informatie te zoeken en de process-to-pay-cyclus te gebruiken."
Op zoek naar een geïntegreerd, holistisch en geautomatiseerd financesysteem.
Trustpower had een systeem nodig met de flexibiliteit en mogelijkheid voor rapportages zodat mensen zelf beslissingen konden nemen. "We wilden dat degenen die de technische of retailbeslissingen namen ook de financiële beslissingen konden nemen. We wilden niet dat mensen bij finance kwamen voor de data. We wilden selfservice voor mensen waarmee ze hun eigen weg konden vinden in de commerciële context. Het idee was om finance als bedrijfspartner te laten werken die proactief data analyseert en trends bij de business binnenbrengt voordat men op de hoogte was van een probleem."
We zijn een innovatief en flexibel bedrijf dat er zin in heeft. We kozen voor Workday om onderdeel uit te maken van onze transformatieve cultuur.
Chief Financial Officer
Werkzaam op de achtergrond.
Kevin was verheugd dat Workday het mogelijk maakte dat financeprocessen zich vrijwel onopgemerkt achter de schermen afspeelden. "Momenteel doen we dingen, zoals executivegoedkeuringen, vanuit een taxi op je smartphone via de Workday-app, waar je een aantal jaar geleden nog nooit van had gehoord. Het is geweldig hoe snel we dat soort dingen vanzelfsprekend vinden. Workday bevindt zich ergens op de achtergrond waar het mensen in staat stelt om dingen te doen, zonder dat je erbij stilstaat hoe fantastisch dat eigenlijk is. En dat is precies wat je wilt. Als mensen zich bewust zijn van het systeem voor onkostendeclaraties is dat geen goede zaak. In plaats daarvan ondersteunt Workday onze besluitvorming op een rustige en weloverwogen manier. Mensen zijn vergeten dat ze vroeger naar finance moesten gaan om daar een spreadsheet te bekijken. Nu krijgen ze de informatie die ze nodig hebben, vergelijken ze deze met forecasts, drilldown ... klik, klik, klik. Dit betekent dat we de tools hebben waarmee we commerciële beslissingen kunnen ondersteunen, en dat overal in de business."
Workday zorgt ervoor dat onze besluitvorming soepel verloopt en is een belangrijk onderdeel van ons bedrijf.
Chief Financial Officer
Een virtuele eindejaarsafsluiting ondersteunen.
Het nieuwe Workday-systeem werd zes maanden na de implementatie uitvoerig getest, aangezien het financeteam de allereerste virtuele sluiting tijdens de lockdown moest uitvoeren. "Ondanks dat het onze eerste eindejaarsafsluiting was met Workday, waren we nog steeds in staat om twee maanden na de balansdatum ons volledige jaarrapport te publiceren, wat fantastisch is", herinnert Kevin zich.
Mensen zijn echt enthousiast over het werken met Workday. Ze willen ergens werken met coole technologie.
Chief Financial Officer
Gestandaardiseerde werving voor de hele business.
Vóór de implementatie van Workday verschilde het wervingsproces per afdeling. Nu is het afgestemd op het nieuwe systeem. "Onze aanpak van het systeem was dat we zo weinig mogelijk eraan zouden veranderen na de implementatie", aldus Kevin. "We vonden dat Workday de best practices al had overwogen voor de manier waarop dingen werden uitgevoerd. Dat hield in dat sommige mensen hun werkwijze moesten aanpassen, maar het hebben van gestandaardiseerde processen was dat meer dan waard."
Klaar voor aanpassingen en veranderingen.
Workday geeft Kevin het vertrouwen dat het financeteam zich aan kan passen aan grote veranderingen, zoals de aankomende verkoop van de retailbusiness. "Wanneer we die kant van de business verkopen, houden we een compleet ander bedrijf over met andere vereisten voor rapportages, andere rekeningstelsels en andere structuren", legt hij uit. "En hier komt het echte voordeel van Workday om de hoek kijken. Omdat we een tool hebben die zich kan aanpassen aan grote veranderingen, zelfs na de implementatie. Het team is erg enthousiast omdat we weten dat we met Workday snel kunnen overschakelen en weer verder kunnen, ongeacht hoe groot de benodigde veranderingen zijn."