Met meer dan 40 jaar ervaring als een van de toonaangevende aanbieders van hoger onderwijs in Australië, heeft Deakin de reputatie innovatief en toonaangevend te zijn. De universiteit biedt uitstekende faciliteiten, uitzonderlijk onderwijs en flexibel learning aan hun 61.000 studenten, zowel op de campus als online.
Als onderdeel van een algemeen transformatieproject op het gebied van finance, moest het oude ERP-systeem van Deakin University worden vervangen. "Er was al tien jaar geen upgrade geweest", zegt CFO, Kerrie Parker. "ERP was ondergebracht in een complexe integratie-omgeving en gedurende zijn 20-jarige levensduur sterk aangepast."
"Het was een unieke kans om opnieuw te kijken naar wat we bij Deakin wilden op finance-gebied en een oplossing voor de toekomst te ontwikkelen", zegt Deputy CFO, Vanessa Evans. "We besloten om ons oude systeem te vervangen door een modern ERP-systeem.
"Ons doel was om van finance een betere businesspartner te maken voor Deakin, met snellere en meer inzichtelijke analyses en ondersteuning bij de besluitvorming. We wilden meer tijd vrijmaken voor wat belangrijk is: het verbeteren van de snelheid en doeltreffendheid van onze services zodat we onze aandacht konden richten op wat we echt wilden doen. Wij wilden ook uniformiteit, consistentie en best practices stimuleren. We hebben ingezien dat een nieuw systeem meer transparantie en toezicht mogelijk zou maken."
Waarom Workday?
"Uiteindelijk was het een makkelijke beslissing. Workday voldeed meer aan onze behoeften dan alle andere ERP-systemen die we hebben geëvalueerd", zegt Vanessa. "We wilden de nieuwste en beste technologie. Het voordeel van Workday is dat het zeer configureerbaar is. Als algemene oplossing sloot Workday het beste aan onze vereisten aan. Onze mensen waren onder de indruk van de gebruikersinterface vergeleken met sommige van de oudere, lompere systemen."
Volgens Amy Fuller, Program Director Finance, biedt Workday Deakin University een stevige basis voor de toekomst. "We zochten een product dat aansloot bij onze toekomstvisie. We wilden de noodzaak van ingrijpende aanpassingen achter ons laten, maar toch een oplossing die niet verouderd zou raken. De investering van Workday in innovatie en voortdurende productontwikkeling viel op tussen de andere opties die we aan het bekijken waren. We waren ook onder de indruk van de mogelijkheid om hulp te krijgen van de mondiale gebruikerscommunity.
We konden als onderdeel van het inkoopproces een week met Workday doorbrengen. Na die week waren we ervan overtuigd dat Workday het beste bij ons paste en dat we een geweldige langetermijnrelatie met Workday zouden kunnen hebben.
CFO
Benefits.
Sinds de implementatie van Workday begrijpt iedereen die bij finance werkt veel beter hoe de universiteit werkt. Dankzij één bron voor finance-data heeft Deakin een verhoogde efficiëntie, een verbeterde rapportage en een beter zicht op de transacties die binnenkomen en hoe ze daarna door het bedrijf verdergaan.
Transparantie en controle.
"In Workday biedt het Foundation Data Model, wat vroeger ons rekeningstelsel was, ons de benodigde 'multi-datadimensionaliteit'. Dat is de mogelijkheid om transactiedata te taggen op basis van specifieke attributen, zodat je ze kunt analyseren, plannen en in rapporten kunt verwerken, zowel voor de hele universiteit als binnen een bepaald gebied.
"Het is moeilijk te begrijpen wat dat betekent als je het niet gebruikt. Maar voor ons is het een gamechanger geweest. We beginnen ons nu pas te realiseren wat dit voor ons kan betekenen. Het is absoluut zeker dat er waarde in zit."
Enthousiasme bij gebruikers.
Vanessa zegt dat andere Workday-klanten het projectteam hadden geadviseerd om gebruikers zo vroeg mogelijk bij het project te betrekken.
"Het vergt een zekere mate van moed om mensen mee te laten kijken. We stonden niet te springen om een breder publiek erbij te betrekken voordat we het gevoel hadden daar klaar voor te zijn. Maar we ontdekten dat het echt voordeel biedt als toekomstige gebruikers beetje bij beetje meer te weten te komen, omdat ze zo begrijpen waarom beslissingen zijn genomen. Hoe meer je je mensen erbij betrekt, hoe beter ze bij het live gaan zijn voorbereid op de uitdagingen die verandering met zich mee kan brengen."
"Onze mensen staan erg open voor de nieuwe technologie. De adoptie binnen onze volledige community was fantastisch. Workday heeft een geweldige gebruikersinterface, die zeer intuïtief is.
"Iedereen is vooral blij dat de zoekfunctie erg lijkt op Google is."
Wij zeggen tegen iedereen: "Als je op internet kunt winkelen, vind je je weg wel in Workday."
Deputy CFO
Internationale gebruikerscommunity.
Deakin is de eerste universiteit in Australië die Workday implementeert, dus ze waren blij hulp te kunnen krijgen van een uitgebreide, internationale gebruikerscommunity.
"Ik heb nooit eerder zo'n community gezien", zegt Vanessa. "We kunnen zien wat andere klanten vinden en leren van de oplossingen van anderen. We kunnen conferenties bijwonen waar klanten hun ervaringen delen. We willen nu een groep samenstellen speciaal gericht op finance-gebruikers in Australië en Nieuw-Zeeland."
Jacinta Savage, Manager Financial Systems, zegt dat het vooral belangrijk is gebleken om eerder contact te leggen met de gebruikerscommunity. "Het is een zeer indrukwekkende informatiebron. We beseffen nu dat we tijdens de implementatie niet genoeg tijd hebben doorgebracht met de community en dat we daardoor niet hebben geprofiteerd van de behulpzaamheid van Workday-gebruikers. De volgende keer zou ik sneller contact zoeken met de community en ook zorgen dat het personeel tijdens de implementatie bij de community betrokken is."
Constante verbetering.
Jacinta zegt dat Deakin al twee upgrades heeft gehad sinds de implementatie, waaronder één een week nadat ze live zijn gegaan. "Er is geen stilstand. Workday zorgt dat we up-to-date blijven en dwingt ons om die grote mentaliteitsverandering door te voeren."
In plaats van om de paar jaar te updaten, heeft Workday een pipeline van nieuwe mogelijkheden die om de paar weken worden doorgevoerd. Dat is een grote enabler van voortdurende verbetering.
Program Director Finance