Uitdagingen.
De University of Findlay (UF) heeft een nationale reputatie voor het leveren van kwalitatieve, onderscheidende academische programma's en ervaringen. Sinds 1985 gebruikten ze hetzelfde enterprise resource planning-systeem met handmatige controles en zonder betrouwbare functies voor rapportages. De universiteit realiseerde zich dat er een grote behoefte was aan het moderniseren van hun systemen en processen.
Waarom Workday?
Workday werd als beste partner beschouwd om UF te helpen hun bedrijfsprocessen en behoeften voor rapportages bij te werken, de data-integriteit en -analytics te verbeteren en om ouders en studenten te een moderne en gebruiksvriendelijke ervaring te bieden.
Voordelen en resultaten.
Processautomatisering/functionele efficiëntie.
Findlay vereenvoudigde zijn IT-omgeving en verminderde het aantal handmatige transacties met behulp van automatisering en configureerbare workflows. Door papieren processen weg te nemen en moderne systeemfuncties te bieden, kunnen functionele gebruikers nu efficiënter werken en meer tijd aan strategische activiteiten besteden. Belangrijke verbeteringen omvatten kortere cyclustijden voor payroll, afsluiting, crediteurenadministratie en procurement, evenals efficiëntere open inschrijvingen.
50%
minder tijd nodig voor de payrollcyclus en maandelijkse afsluiting
60%
minder tijd nodig voor de procurementcyclus
Gebruikerservaring.
Met Workday heeft Findlay een intuïtieve interface en ervaring voor zowel de faculteit, het personeel en de studentenwerkers verkregen. De universiteit profiteert van gestandaardiseerde processen in alle afdelingen via één systeem. Selfservice is tegenwoordig voor eindgebruikers beschikbaar, waardoor ze processen kunnen starten of rechtstreekse toegang tot hun informatie verkrijgen. Zo zijn ze minder afhankelijk zijn van IT, HR of het bedrijfsbureau. Toekomstige plannen omvatten Workday Student, waarbij studenten en ouders van dezelfde gebruikerservaring gebruik kunnen maken.
Gestandaardiseerde bedrijfsprocessen op de hele universiteit
Eén gebruikerservaring voor de hele levenscyclus van werknemers
Door HR gespendeerde tijd aan IPEDS-rapportages met 60% verminderd
Ondersteuning voor controles en besluiten.
Vóór Workday vertrouwde Findlay op handmatige controles en ontbrak het aan betrouwbare rapportagefuncties om aan de behoeften te voldoen van HR en het bedrijfsbureau. Nu is Findlay voorzien van de tools waarmee strategische besluiten op basis van data worden gestimuleerd en geautomatiseerd voor uitgavenbeheer van procurement, compliance, budgetmanagement/-forecasting en verantwoordelijkheid voor kostenplaats. Dit maakt betere studentgerichte ervaringen en interacties mogelijk.
Aanzienlijke verlaging van niet-gebudgetteerde uitgaven
98% van belangrijke controles geautomatiseerd
67% snellere voorbereiding van financiële overzichten