Tijdens hun eerste 100 jaar in Australië, opereerde het Leger des Heils als twee afzonderlijke regio's. In december 2018 werden de regio's echter verbonden als één nationale organisatie met meer dan 112.000 officieren (geordineerde ambtsdragers), werknemers en vrijwilligers.
Bij het plannen voor deze transformatie, realiseerde het Leger des Heils zich dat ze 26 verschillende systemen hadden die al hun personeelsprocessen verwerkten. Er was dus geen sprake van een single source of truth. De organisatie moest hun personeelsbestand van 112.000 mensen in één systeem integreren en hun werk op één manier uitvoeren.
Het Leger des Heils wilde één manier om hun mensen te managen en nationale processen en beleid introduceren met cloudgebaseerde technologie. Allemaal met één nationaal HR-team dat het personeel ondersteunt. Het doel was om de huidige handmatige, papieren processen te standaardiseren en automatiseren en de administratielast te verlagen, zodat werknemers zich meer konden richten op hun missie.
Om de juiste technologie-oplossing te vinden, gebruikte het Leger des Heils een Human Capital Management-consultant om de bedrijfsbehoeften te verzamelen, de markt te evalueren met de Gartner Magic Quadrant voor Cloud HCM Suites en de business case te ontwikkelen.
Eén van de dingen waar we erg van onder de indruk waren, waren de jaarlijkse enquêtes met klanttevredenheidsscore van 98%. Het was ook duidelijk dat dit een organisatie was die onze waarden vertegenwoordigde.
HR Transformation Manager, Leger des Heils
Waarom Workday?
Het Leger des Heils was op zoek naar een robuust en schaalbaar systeem waarmee het volledige hire-to-retire-proces kon worden gemanaged, met de mogelijkheid om de verschillende soorten werknemers te verwerken. De organisatie had een systeem nodig waarmee er aan de behoeften kon worden voldaan van hun officieren, die elke drie tot vijf jaar aan een andere aanstelling worden toegewezen. Het proces omvat ingewikkelde HR-administratie, waaronder mobiliteit, loopbaanplanning, opvolgingsplanning en verhuizingen van gezinnen. HR Transformation Manager Catherine Valsinger schreef gedetailleerde demonstratiescripts waarmee leveranciers konden demonstreren hoe dit unieke proces in hun kader zou werken.
"Toen we Workday bekeken, waardeerden onze gebruikers de frisse nieuwe eindgebruikerservaring", zegt Catherine. "Ze vonden het geweldig hoe het product aanvoelde, hoe flexibel het systeem was en waardeerden dat ze veel konden doen met één informatiebron. En nog belangrijker, ze vonden het fijn om met ons mee te groeien toen we nieuwe processen zoals Talent Management introduceerden."
Ondanks dit alles was het een grote uitdaging om de business case over de lijn te trekken. "Toen het erop aankwam, was het de mogelijkheid van Workday om compliancecontroles voor onze werknemers te managen die onze case over de lijn trok, omdat het Leger des Heils moet garanderen dat hun personeel voldoet aan veiligheidsprincipes voor kinderen. Het managen van het werken met kinderen en politiecontroles was een uitgebreide administratieve handmatige taak. Het gemak van een up-to-date dashboard dat aangeeft wie met kinderen werkt en wanneer hun controles zijn goedgekeurd, was een groot pluspunt", legt Catherine uit.
Resultaten.
Slechts vijf maanden nadat het systeem live ging, heeft het Leger des Heils al voordelen gezien van hun nationale, enkele en cloudgebaseerde HR-systeem. Het Leger des Heils nam een officier voor toeslagenrealisatie aan om de 88 meetbare toeslagen die in de business case voor fase 1 werden geïdentificeerd. In de eerste vier maanden werden 22 van die toeslagen gerealiseerd. De overige worden naar verwachting voor oktober 2020 gerealiseerd.
Aanzienlijk lagere administratielast na het verwijderen van handmatige processen en afzonderlijke systemen
Personeel kan zich richten op activiteiten die waarde toevoegen en op de missie van de organisatie
Verlaagde organisatorische risico's
Betere rapportages helpen executives en managers bij het maken van op feiten gebaseerde beslissingen
Verbeterde mogelijkheid om het levenstraject van werknemers te managen en begrijpen
Geautomatiseerde nalevingscontroles.
Om compliancecontroles te ondersteunen, bouwde Workday een integratie met fit2work, een externe compliancecontrole-oplossing waarmee het Leger des Heils snel en eenvoudig de referenties en kwalificaties van kandidaten kan controleren.
In tegenstelling tot het oude handmatige proces waarbij personeelsleden en kandidaten voortdurend heen en weer moesten communiceren, verzendt het systeem nu automatisch een link voor het invullen van een politiecontrole, waarna de resultaten automatisch aan het Leger des Heils worden teruggezonden.
"Met 112.000 werknemers is het een enorme taak om handmatig nationale en internationale politiecontroles up-to-date te houden, net als het organiseren of traceren van controles voor het werken met kinderen wanneer iemand een nieuwe rol gaat vervullen waarbij er met kinderen wordt omgegaan", legt Catherine uit.
Al die dingen zijn nu mogelijk en eenvoudig via Workday. De grotere efficiëntie en het verbeterde risicomanagement zijn tot nu toe enkele van de grootste voordelen.
HR Transformation Manager, Leger des Heils
Traceren, bewaken en toepassen van medische claims.
Als onderdeel van een uniek vergoedingspakket voor officieren, betaalt het Leger des Heils medische onkosten voor hun officieren en hun gezinnen. Het Leger des Heils gebruikt de onkostenmodule van Workday nu om medische claims automatisch te traceren, bewaken en vergoeden.
"Vroeger was het allemaal handmatig”, aldus Catherine. "Nu doen we alles via Workday, en dat werkt fantastisch. De officieren vinden het erg fijn. Ze zijn van een belachelijk, verouderd handmatig proces gegaan naar het aanvragen van medische onkosten via de telefoon waarna ze binnen een dag het geld terugkrijgen. Het is een enorm succes."
Verbeterde zichtbaarheid van risico’s.
Omdat Workday controle aan managers toewijst, kwam er na de implementatie naar boven dat managers regelmatig toestemmingen aan administratieve assistenten gaven of dat ze beslissingen namen die buiten de goedgekeurde budgetomvang plaatsvonden.
De implementatie belichtte ook de omzeilmethoden die in handmatige systemen werden gebruikt. Zo voltooiden mensen bijvoorbeeld formulieren niet op de juiste manier en lieten ze het aan hun coördinatoren om fouten tijdens de handmatige data-invoer te corrigeren.
"Mensen omzeilden het systeem voortdurend via handmatige of methoden of omwegen. Maar nu is compliance in het systeem ingebouwd", aldus Catherine. "We waren niet van die dingen op de hoogte totdat we live gingen en het plotseling werd blootgesteld. Voorheen konden we dit niet zien. Workday belichtte ook opvallende zaken in onze data die al jarenlang niet juist waren."
Krachtige tool voor data-analytics tijdens een crisis.
Praktisch gezien heeft Workday het Leger des Heils tijdens de coronapandemie in staat gesteld om:
Andere rollen toe te wijzen aan eerstelijnsmedewerkers die met klanten te maken hebben en die ouder dan 65 jaar zijn
Het aantal tijdelijke werknemers dat al langer dan 12 maanden werkzaam is inzicht te geven in mogelijke JobKeeper-betalingen
Nieuwe toeslagen toe te voegen waarmee de verdeling van overheidsbetalingen kan worden gemanaged
Een beoordeling van de pool met overplaatsingen in de wervingsprocessen toe te voegen
In de komende paar jaar zullen Workday en het Leger des Heils samen groeien. We hebben tot nu toe al geweldig met Workday samengewerkt, en we kijken ernaar uit om die samenwerking verder te zetten,
HR Transformation Manager, Leger des Heils