Het kan lastig zijn om medewerkers op één systeem met elkaar te verbinden, omdat het voor iedereen toegankelijk en gebruiksvriendelijk moet zijn. Hetzelfde systeem moet ook HR ondersteunen bij het managen van processen en alle aan werknemers gerelateerde data. Voor veel organisaties kan dit lastig zijn vanwege de schaal van het betreffende werk. Wanneer het systeem via mobiele devices toegankelijk moet zijn, wordt de uitdaging nog groter.
Volgens Theresa Tan, Vice President Human Resources, was dat de grootste uitdaging wat betreft HR voor de in Singapore gevestigde luchtvaartmaatschappij Scoot.
"Het merendeel van onze werknemers komt niet eens één keer per maand op kantoor. Vanwege de onregelmatige werktijden van het cabinepersoneel, is het voor ons de uitdaging om een systeem te vinden waarmee we hen betrokken kunnen houden en waarmee ze benodigde bedrijfsprocessen kunnen gebruiken zoals applicaties voor afwezigheidsbeheer. Ons werkproces ziet er anders uit dan bij veel andere bedrijven, waardoor de gebruikelijke systemen simpelweg niet goed werken voor ons", aldus Tan.
Daarbij worden de uitdagingen groter naargelang de business evolueert. Keith Ng, Head of People Operations and IR, Human Resources, bij Scoot, geeft aan "We hadden niet alleen behoefte aan een HR-systeem. We hadden een flexibel systeem nodig dat kon meegroeien met ons bedrijf en de evoluerende bedrijfsprocessen, en de uitdagingen aan zou kunnen die daarbij komen kijken."
We proberen onszelf continu te verbeteren wat betreft automatisering. En we voelen ons ontzettend geholpen door Workday, omdat zij elke zes maanden hun applicaties bijwerken met nieuwe functies waarvan wij kunnen profiteren.
Head of People Operations - Azië/Pacific
De zoektocht naar een future-proof HR-systeem.
Scoot werd in 2011 door Singapore Airlines opgericht en is een dochteronderneming die als prijsvechter vluchten aanbiedt voor middellange en lange routes. Aanvankelijk werkten er minder dan 1000 werknemers in Singapore, maar inmiddels zijn er circa 2200 werknemers op zes locaties in de regio Azië/Pacific werkzaam.
De maatschappij had als startup geen legacysysteem, maar gebruikte een eenvoudig systeem dat meer geschikt was voor financiële doeleinden dan voor HR, waarop alleen eenvoudige HR-informatie en werknemersdata kon worden opgeslagen. "Veel van de andere processen, zoals prestatie- of talentbeoordelingen, moesten nog steeds handmatig in Excel-spreadsheets worden ingevoerd", aldus Ng.
Een voortdurende groei binnen de business en in het personeelsbestand leidde Scoot ertoe om een ander, geschikter systeem te zoeken. Selfservice en digitalisering waren de belangrijkste prioriteiten omdat werknemers daarmee informatie konden vinden, vakanties of verlof aan konden vragen of hun onkostenvergoeding in konden dienen, zonder dat ze daarvoor een externe partij nodig hadden. En dat allemaal met één klik op de knop.
"Wij vinden dat het belangrijk is om werknemers zelfstandiger te maken, dus wilden we een systeem waarmee selfservice mogelijk was", aldus Tan. "Omdat we werken met mobiele werknemers is het voor ons niet eenvoudig om rechtstreeks contact met hen te hebben, dus is onze prioriteit dat alle informatie en processen eenvoudig toegankelijk moeten zijn."
Ng voegt daar aan toe: "Door digitaal te zijn, zijn we niet meer gebonden aan processen voor assetmanagement. Welk systeem we ook gebruiken, het moet cloudgebaseerd zijn. De interface en informatie kan dan worden gebruikt door werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden, terwijl tegelijkertijd alles goed wordt beveiligd."
Het logische doen voor de business.
Na een zoektocht van bijna twee maanden besloot het Scoot-team in 2013 uiteindelijk om voor het Workday-systeem te kiezen. Daar heeft het geen moment spijt van gehad.
"We hebben veel leveranciers gesproken toen we op zoek waren naar één systeem", aldus Tan. "Enkele van de grotere concurrenten van Workday brachten aanzienlijke financiële voordelen met zich mee. Maar wat voor ons het verschil maakte, was het feit dat onze bedrijfsprocessen en -behoeften verschillen van die van de meeste andere organisaties. De aanpassingen die door Workday worden aangeboden, zouden ons anders een veelvoud hebben gekost."
Meerdere functies, meerdere voordelen.
Nadat de aanpassingsbarrière goedgekeurd was, bleek dat Workday precies was wat Scoot nodig had.
Ng zegt hierover: "Het cloudgebaseerde systeem voor Human Capital Management-applicaties voldoet aan onze selfservice-vereisten en voorziet ons van de flexibiliteit die nodig is om de veranderingen hierin te managen. Ze bieden ook veel configuratiemogelijkheden waarmee eindgebruikers processen naar hun eigen voorkeur kunnen manipuleren en wijzigen.
"Het systeem komt ook met veel functies die we kunnen inbouwen en gebruiken via één aanmelding voor onze werknemers. Ze kunnen nu applicaties gebruiken om onder één suite verlof aan te vragen, afwezigheid door te geven en compensation in te zien. Dit is een enorm voordeel voor hen en voor ons. Dankzij de overstap naar Workday kunnen onze werknemers hun tijd ook effectiever gebruiken", aldus Ng.
En de werknemers zijn tevreden met het systeem, aldus Ng en Tan. Deze waardering voor een gebruiksvriendelijk systeem werd nog maar eens duidelijk toen werknemers van Tiger Airways in 2016 na een fusie bij Scoot kwamen werken.
"De Tiger Airways-werknemers zijn gek op het nieuwe systeem. Ze waarderen de gebruikersinterface en vinden het eenvoudig om door het systeem te navigeren om informatie te vinden", aldus Ng.
Niet alleen de werknemers profiteren hier echter van, ook de managers doen dat. Workday HCM maakt het voor hen mogelijk om realtime rapportages uit te voeren en zelf rapportages te genereren met behulp van de dashboards van het systeem, of analyses te draaien voor voorspellende rapportages.
Workday Talent Management maakt het voor managers mogelijk om alle rapportages en evaluaties te vereenvoudigen voor prestatiebeoordelingen en successieplanningen. "Voorheen moest ik dit allemaal in Excel doen, maar nu kan ik alles op één scherm zien door simpelweg te slepen en neer te zetten. Daarom hebben we gekozen voor Workday", aldus Ng.
"Als HR-professional is dit het beste systeem voor ons om ons talent in de organisatie te managen, ongeacht waar we ons in de hele regio bevinden", aldus Tan.
Een stimulerende samenwerking.
Het tegelijk implementeren van Workday HCM en Expenses nam niet veel tijd in beslag, waardoor er weinig uitvaltijd was. Het duurde een maand of drie. Daarnaast werd de implementatie gezamenlijk binnen het Scoot-team uitgevoerd, dat via het proces leerde hoe het systeem in de toekomst moet worden gedraaid en onderhouden.
"Voor complexere verbeteringen hebben we nog steeds de hulp van Scoot nodig, maar gelukkig zijn ze erg snel. Ons eigen team kan nu zelf kleine wijzigingen of andere zaken waar we kennis van hebben doorvoeren", aldus Ng. "We delen ook regelmatig onze feedback over de applicatieprestaties met Workday en delen hen mee hoe deze verder verbeterd kunnen worden zodat ons bedrijfsproces nog beter kan worden ondersteund."
Workday voldoet ook aan de unieke bedrijfsbehoeften van hun klanten. Scoot werkt met FlexiCredits (flexibele toeslagen voor hun personeel), maar toen de samenwerking tussen Scoot en Workday van start ging, bestond er geen applicatie die kon worden gebruikt om dit systeem te volgen. Workday kon echter Workday Expenses en Compensation combineren om de beperkingen te omzeilen.
"De aangepaste Workday Compensation-applicatie voor Scoot heeft nu een salariselement voor terugbetalingen die hetzelfde werkt als onze vorige FlexiCredit-oplossing. Workday had hier voorheen geen oplossing voor, dus we zijn erg dankbaar voor de moeite die ze hebben gedaan", aldus Tan.
Workday heeft Scoot ook geholpen toen ze problemen hadden met de functies voor het prestatiebeloningsproces. Scoot had enkele details gemist in de vrijgavenotities van een systeemupdate, wat technische problemen tot gevolg had. Hierdoor konden salarisverhogingen voor werknemers niet worden vrijgegeven. Scoot deed een beroep op de probleemoplossingen via de standaard hulpkanalen voor klanten, maar vanwege het tijdverschil in afgelegen ondersteuningslocaties zou het verhelpen van deze problemen waarschijnlijk enige tijd gaan duren.
Hier kwam het toegewijde serviceteam van Workday om de hoek kijken. "Dankzij de familiegeest bij Workday boden hun accountmanagers, consultants en trainers onmiddellijk hulp aan, zelfs terwijl dit niet hun taak was", aldus Tan. "Zo konden we dit probleem behoorlijk snel verhelpen, waardoor we de verhogingen voor onze werknemers zonder veel vertraging konden doorvoeren."
Momenteel wordt Workday Recruiting door Scoot aan hun systeem toegevoegd. Workday had voorheen geen applicatie die gebruikt kon worden als Applicant Tracking System (ATS), maar inmiddels is de applicatie met de functie geüpgraded waardoor de complexe processen van Scoot worden ondersteund. De applicatie stelt HR-managers in staat om persoonlijke data voor mogelijke sollicitanten over te dragen naargelang ze door het sollicitatieproces lopen, waardoor hun administratietaken sterk worden vereenvoudigd.
"Workday heeft dezelfde gedachtegang en ze kijken dezelfde kant op als wij. Onlangs hebben we zelfs gesproken over chatbots als mogelijke functie, en we kwamen erachter dat daar momenteel ook aan gewerkt wordt. Chatbots zijn nog relatief nieuw in de branche. We zullen die van hen beoordelen en bekijken of we ze binnenkort kunnen gaan gebruiken", aldus Ng.
Een partner die met u meegroeit.
Voor het komende financiële jaar wil Scoot graag een grote verbetering binnen Workday doorvoeren. Verwacht wordt dat Workday het bedrijf kan ondersteunen bij het efficiënter maken van hun personeelsbestand. "We zijn niet van plan om het personeelsbestand in te krimpen, maar via het systeem willen we de rol van elke medewerker efficiënter maker", aldus Tan.
Workday-applicaties evolueren mee met de snelheid van het bedrijf, wat nieuwe mogelijkheden voor Scoot oplevert. "We proberen onszelf continu te verbeteren wat betreft automatisering", aldus Ng. "Het is een doorlopend proces. En we voelen ons ontzettend geholpen door Workday, omdat zij elke zes maanden hun applicaties bijwerken met nieuwe functies waar we van kunnen profiteren."
"We stellen het ook op prijs dat Workday erg realistisch is. Vanaf het begin vertelden ze ons dat we flexibel moesten zijn, omdat mogelijk niet alle werkprocessen in het Workday-systeem geconfigureerd zouden kunnen worden", aldus Tan. "En ze zijn ook eerlijk wanneer het gaat over of hun applicaties kunnen voldoen aan onze bedrijfsbehoeften. Ze zijn een echte partner die niet enkel hun systeem willen verkopen, maar voortdurend onderzoeken hoe ze onze zakelijke groei kunnen ondersteunen."