NTU Singapore behoort tot de topuniversiteiten in de wereld. Het is ook de top onderzoeksuniversiteit van Azië. Een van de strategische doelen is het bevorderen van interdisciplinaire samenwerking tussen hogescholen, scholen en onderzoekscentra. Om deze topprestaties te kunnen blijven leveren, wil de NTU briljante geesten van over de hele wereld naar zijn faculteit trekken door werknemers een superieure ervaring te bieden.
Mensen zijn altijd en overal belangrijk.
Het gebruik van geavanceerde technologieën is de sleutel tot NTU's ambitie om tot de beste werkgevers van Singapore te behoren. In een poging om een mensgerichte cultuur te koesteren die mogelijk wordt gemaakt door technologie, begon NTU in 2018 met de overstap van een verouderde infrastructuur naar een modern, cloud-first, mobiel ondersteund, datagestuurd platform met beveiliging als fundament. NTU wilde een geïntegreerde, door belanghebbenden aangestuurde infrastructuur waar de hele universiteit van zou profiteren door gebruiksvriendelijke, slimme digitale tools te bieden aan 6000 docenten en onderzoekers en 3000 administratieve medewerkers.
Voor de personeelsfuncties werd gekozen voor Workday omdat het past in NTU's digitale roadmap: een cloud-native, mobiel ondersteunde, software-as-a-service-applicatie. De focus van NTU was om van de universiteit een plek te maken voor bijzondere mensen. Dat betekende dat docenten, onderzoekers en ondersteunend personeel toegang moesten hebben tot een gemeenschappelijke reeks HR-normen en -processen. In Workday vond NTU één enkel technologieplatform dat eenvoudig te implementeren en gebruiksvriendelijk zou zijn en zou voldoen aan de strenge eisen van de universiteit op het gebied van academische benoemingen en retentie.
NTU werd het eerste instituut voor hoger onderwijs in Azië dat Workday implementeerde. Zo werd het volgende bij elkaar gebracht: personeelsplanning, werving van docenten en onderzoekers, benoeming en herbenoeming, talentmanagement, performance management, learning en rewards. Vandaag zijn 65 interne HR-applicaties gestroomlijnd tot één geïntegreerd systeem waar werknemers overal en altijd toegang hebben tot live HR-data en op vanaf elk apparaat kunnen werken.
Workday heeft ons geholpen om mensen centraal te stellen in wat we doen en ze te blijven empoweren.
Chief Human Resource Officer
De employee experience verbeteren.
Hoewel sommige NTU-docenten en -medewerkers aanvankelijk aarzelden over de overstap van het oude interne systeem, ontdekten ze al snel dat de nieuwe employee experience van Workday elke persoon op zijn of haar individuele pad ondersteunt. Hierbij wordt gebruikgemaakt van machine learning om relevante inzichten, aanbevelingen en hulp te bieden tijdens het proces. Workday heeft geleid tot een ingrijpende verandering in de manier waarop docenten en medewerkers werken en communiceren, wat samenwerking tussen afdelingen mogelijk maakt.
De pandemie heeft de keuze voor Workday verder bevestigd. NTU kon faculteitsleden en ondersteunend personeel gemakkelijk betalen tijdens de twee maanden durende lockdown in 2020. Workday ondersteunde NTU ook bij virtuele samenwerkingen, waaronder prestatiebeoordelingen en kalibratie, en het online zetten van duizenden cursussen.
Workday is meer dan een technologische investering, het is een nieuwe employee interface voor onze HR-behoeften.
Chief Human Resource Officer
Centrale dataopslag.
Workday geeft alle medewerkers toegang tot dezelfde data op één plek. De mogelijkheid om personeelsdossiers te delen vanuit een centrale opslagplaats heeft de manier veranderd waarop docenten en medewerkers van NTU werken, communiceren en samenwerken.
Tegelijkertijd maakten de dashboards van Workday, met inzichten en data, een betere en snellere besluitvorming mogelijk. Workday Adaptive Planning integreert bijvoorbeeld de HR- en finance-data van NTU, waardoor HR met Finance kan samenwerken om de personeelskosten te optimaliseren en vooruit te kijken bij personeelsplanning om zo de doelstellingen van NTU te ondersteunen.
Workday heeft de manier veranderd waarop ik werk. Ik heb nu direct toegang tot personeelsinformatie.
Chief Information Officer
Hogere efficiëntie en productiviteit.
NTU plukt de vruchten van een centrale opslagplaats voor HR-documenten, gestroomlijnde processen en minder papierwerk. De gebruiksvriendelijke interface van Workday ondersteunt selfservice, waardoor HR geen administratieve taken meer hoeft uit te voeren en de employee experience beter wordt. Medewerkers hebben nu toegang tot hun persoonlijke dossiers en kunnen hun data binnen enkele seconden bijwerken, zonder een formulier in te vullen. Ook kunnen ze vrije dagen aanvragen door gewoon met Workday Assistant te praten.
Ook de HR-efficiëntie is enorm gestegen. De salarisadministratie voor de 600 deeltijddocenten van NTU was vroeger een handmatig proces van twee tot drie weken, waarbij werd uitgegaan van urenstaten die door verschillende scholen werden ingediend. Bij handmatige data-invoer was het moeilijk de nauwkeurigheid te controleren, en elke vertraging in het papierwerk betekende dat de betalingscyclus werd gemist. Met Workday kunnen deeltijddocenten 24x7 online hun urenstaten indienen, hun inzendingen volgen en altijd op tijd betaald worden.