MGM Resorts International heeft zijn reputatie te danken aan een simpel feit: de beste zijn. Enkele vestigingen zijn Bellagio, Luxor en Mandalay Bay in Las Vegas, en het bedrijf bouwt zijn eersteklas merk in hoog tempo uit in de Verenigde Staten en wereldwijd. Hun inzet voor een superieure gastenervaring is legendarisch in de branche.
MGM Resorts wist dat betrokken en gemotiveerde werknemers een cruciale rol spelen bij het leveren van die customer experience, en daarom ging het bedrijf op zoek naar de beste partner om dat mogelijk te maken. Zo kwamen ze uit bij Workday.
We wilden dat managers meer tijd met hun werknemers besteedden, bijvoorbeeld door hen te coachen, actief te betrekken en te belonen wanneer ze gasten een geweldige service bieden.
Senior Vice President, Human Resources
Belemmeringen voor betrokkenheid wegnemen.
In 2010 maakte MGM Resort de overstap van een holdingmaatschappij naar één onderneming met één cultuur. Het executiveteam voerde een bedrijfsbrede werknemerssurvey uit om problemen aan het licht te brengen met de manier waarop eerstelijnsmanagers werknemers betrekken.
"Werknemers merkten op dat ze hun supervisors en managers graag vaker wilden zien", zei Michelle DiTondo, Senior Vice President, Human Resources. "Toen we managers en supervisors vroegen wat het employee engagement zoal belemmerde, bleken ze veel te veel tijd te besteden aan aanwezigheids- en payrollmanagement, het bijhouden van processen en procedures en het in- en uitloggen bij meerdere systemen."
Hoe kon het bedrijf deze processen stroomlijnen zodat managers zich minder met administratie moesten bezighouden?
"We wilden dat managers meer tijd met hun werknemers besteedden, bijvoorbeeld door hen te coachen, actief te betrekken en te belonen wanneer ze gasten een geweldige service bieden. Op die manier kon het bedrijf zijn missie om te betrekken, entertainen en inspireren volbrengen", zegt ze.
Toen DiTondo en haar team Workday voor het eerst zagen, wisten ze dat het de juiste oplossing was voor het bedrijf.
"In die tijd werd ons systeem voor Human Capital Management door de hele branche gebruikt", zegt ze. "Het was decennialang de norm in de sector." Afstappen van dit bekende systeem was niet zonder risico voor de executives, maar DiTondo ging aan de slag met haar businesscase.
"We keken naar alle losse systemen die we in HR gebruikten", zegt ze. "We zagen hoe we met behulp van Workday onze processen en procedures konden stroomlijnen, wat ook financieel voordeliger zou zijn. We concentreerden ons op de dollars die we met deze systemen zouden besparen en de efficiëntie die we als HR-afdeling zouden realiseren."
De CFO's van het bedrijf zagen de voordelen van Workday onmiddellijk in. "Ze zagen in wat dit zou kunnen opbrengen op het gebied van efficiëntie, compliance en personeelsinzichten", zegt DiTondo. "Dit zette de businesscase echt kracht bij. We beseften dat Workday Payroll de voordelen van Workday, zoals predictive analytics en rapportage, zou optimaliseren. Omdat we dit voor het bedrijf als een enorme stap vooruit presenteerden, moesten we het beste payrollsysteem hebben, en dat was Workday Payroll."
Er is geen gedoe met het integreren van het ene systeem in het andere. Werknemers hebben één plek waar ze terechtkunnen en al hun gegevens kunnen zien.
Senior Vice President, Human Resources
De voordelen van één mobiel systeem.
MGM Resorts begon in het begin van 2013 met de implementatie van Workday Human Capital Management (HCM) en Payroll. In december van datzelfde jaar was Workday live in alle vestigingen.
Zes weken na de volledige implementatie was Leigh Dunn, Vice President of HR Strategy & Measurement, onder de indruk. "Onze gebruikers zijn nu al dol op Workday", zegt ze. "We zien de voordelen die een centrale plek voor alle data oplevert." Het legacysysteem, dat Dunn beschreef als "een zwart scherm met groene tekst", was al gauw verleden tijd naarmate steeds meer werknemers zich bij Workday aanmeldden. "De gebruiksvriendelijkheid van Workday is echt top. Het is net zo intuïtief als bijvoorbeeld LinkedIn of Facebook. Gebruikers melden zich gewoon aan en gaan ermee aan de slag. Dat maakte de overstap veel eenvoudiger."
In slechts zes weken tijd had 94% van de werknemers bij MGM Resorts zich bij Workday aangemeld. "Het helpt ons echt informatie met werknemers te delen en hen actiever te betrekken", zegt Dunn. "We hebben werknemers uit veel verschillende landen. Ze kunnen Workday in hun eigen taal gebruiken. Dit was een groot pluspunt en hielp ons bij deze verandering."
De voordelen van het centraliseren van HCM en payroll werden al snel duidelijk. Meer dan 90% van de 62.000 werknemers bij MGM zijn uurloners, wat betekent dat hun inkomen van loonperiode tot loonperiode verschilt door bijvoorbeeld overuren en fooien. Dunn zegt dat werknemers dankzij een centraal systeem voor HCM en payroll van Workday nu de details van hun loonstrookje kunnen zien wanneer ze maar willen.
"Er is geen gedoe met het integreren van het ene systeem in het andere. Werknemers hebben één plek waar ze terechtkunnen en al hun gegevens kunnen zien. Ze hoeven niet naar het ene systeem voor hun HR-informatie en naar het andere voor hun salarisinformatie. Het staat er allemaal mooi samen."
De mobiele functionaliteiten van Workday waren een belangrijke factor in de businesscase van het team. "We wilden onze executives uit hun kantoor krijgen om de interactie met zowel werknemers als gasten te vergroten", zegt Dunn. "De mobiele functionaliteiten maken dat mogelijk. We kunnen Workday overal gebruiken." Een mobiel apparaat is alles wat je nodig hebt. Werknemers kunnen op hun telefoon hun loonstrookje zien en managers kunnen direct feedback delen met werknemers.
Eén bedrijf, één cultuur.
Voor DiTondo was toegankelijkheid het grootste onmiddellijke voordeel van Workday.
"Met ons vorige systeem hadden alleen managers toegang tot informatie. Voor werknemers was de toegang tot hun eigen informatie zeer beperkt", zegt DiTondo. "En niemand had toegang tot de gehele organisatie. Als HR-leader ontving ik bijvoorbeeld nooit e-mails van eerstelijnsmedewerkers omdat ze mijn e-mailadres niet hadden. Sinds de implementatie van Workday hebben ze me suggesties, vragen en feedback gestuurd. Op de lange termijn zal dit het employee engagement versterken, zodat we als bedrijf beter kunnen worden."
De mogelijkheid om direct en eenvoudig feedback te geven, is nog een pluspunt voor DiTondo. "Als een manager naar een vestiging gaat waar hij of zij zelf niet werkt en van een geweldige service geniet, biedt Workday de mogelijkheid om op een smartphone of tablet positieve feedback geven aan een werknemer die niet direct aan die manager rapporteert. Zulke mogelijkheden stimuleren echt onze bedrijfsoverkoepelende cultuur", zegt ze.
Schalen voor groei met talentmanagement.
Met het oog op de toekomst ziet DiTondo dat MGM Resorts enorm baat zal hebben bij de functionaliteit voor talentmanagement van Workday.
"In de komende drie jaar moeten we zo'n 4000 leaders in dienst nemen om nieuwe vestigingen te openen", zegt ze. "Vóór Workday hadden we geen systeem voor talentmanagement. De inzichten van Workday in ons managementteam, waaronder hun talent, ervaring, interesses en flexibiliteit voor overplaatsingen, zullen dat initiatief sterk ondersteunen."
Ze licht toe: "Als we vroeger bij een bepaalde vestiging een vacature voor Vice President hadden, zou de President of HR-leader bij die vestiging een e-mail rondsturen met de vraag: 'Is er iemand geïnteresseerd in de rol van Vice President, Food & Beverage, bij MGM Grand? Kandidaten kunnen me hun cv sturen.' Voor een bedrijf van deze omvang was dat eigenlijk een belachelijk proces."
"Nu kunnen we met de zoekfunctie voor talentprofielen en personen in Workday proactief op zoek gaan naar kandidaten met een bepaalde opleiding of een bepaald aantal jaar ervaring die bij verschillende bedrijven hebben gewerkt en over relevante kennis beschikken. Die kandidaten kunnen we dus identificeren en aanmoedigen te solliciteren. Ik ben deze tools al binnen mijn team beginnen te gebruiken om enkele managers te helpen hooggeplaatste functies in te vullen."
Workdays functionaliteiten voor prestatiemanagement bieden ook een enorm voordeel, aldus DiTondo. "Workday zal ons helpen voor het eerst bedrijfsbrede doelstellingen vast te stellen en naast talentmanagement ook prestatiemanagement te implementeren", zegt ze. "Zo kunnen we de toppresteerders met het grootste potentieel identificeren om te zien wie die nieuwe vestigingen goed zou runnen. We kunnen eenvoudiger beslissen wie naar leidinggevende functies in Las Vegas zou kunnen doorgroeien, zodat we hun functie gelijk kunnen invullen."
DiTondo is zeer tevreden met de overweldigend positieve reactie op Workday van zowel werknemers als executives. Ze vertelt over HR-executives die een algemene vergadering bijwoonden in een vestiging van MGM Resorts. Dankzij de mobiele functionaliteiten van Workday konden ze tijdens die vergadering in real time profielen van werknemers ophalen om vervolg te geven aan belangrijke kwesties.
"Met toegang tot de profielfoto, functie, positie en diensttijd van werknemers kunnen we na de algemene vergadering veel beter contact leggen", zegt ze. "Eén executive stuurde me direct een e-mail om te zeggen dat Workday geweldig is. Het heeft ons echt geholpen ons personeel te betrekken zoals we dat vroeger niet konden."