Toen Coventry Building Society in de jaren 90 voor het eerst het grootboeksysteem voor de financefunctie implementeerde (dat tot maart 2023 nog in gebruik was), bedroegen de activa op de balans zo'n 5 miljard pond. Na ruim twee decennia van snelle groei was dit gestegen naar bijna 50 miljard pond. Deze aanzienlijke schaalvergroting was niet de enige reden voor de organisatie om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing. Andrea Harrison, Head of Finance Transformation: "Het systeem werd ook niet consequent bijgewerkt, waardoor standaardrapportages of -integraties ontbraken. We waren aangewezen op handmatige processen met talloze tijdelijke oplossingen en gedoe om data te extraheren en inzichtelijk te maken."
Verbeterde flexibiliteit en datamogelijkheden bevestigen de keuze voor Workday.
"We werden bedolven onder administratieve rompslomp en het lukte niet om waarde te creëren. Het was niet iets wat even bijgesteld kon worden. Er moest rigoureus worden ingegrepen." Collega's van Harrison in het People Team hadden enkele jaren terug al de overstap naar Workday Human Capital Management (HCM) gemaakt en waren daar zeer over te spreken. "We waren na nader onderzoek ook erg onder de indruk van de Workday-oplossing, met name van het flexibele fundamentele datamodel voor rapportages", aldus Harrison. "We ontdekten daarnaast dat de multidimensionale datacapaciteit ons zou helpen om data vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Om deze en andere redenen hebben we voor Workday gekozen."
We waren erg onder de indruk van de Workday-oplossing, met name van het flexibele fundamentele datamodel voor rapportages.
Andrea Harrison, Head of Finance Transformation
Een toegankelijke omgeving creëren voor de nieuwe oplossing.
Harrison kijkt met trots terug op de aanpak van het team, Workday Services en adviespartner KPMG bij de implementatie van Workday in finance. "Workday en KPMG hebben ons met hun tomeloze inzet enorm geholpen en stonden altijd open voor onze verzoeken", zegt Harrison. Harrison benadrukt dat de go-live veel communicatie vereiste. "We hebben onze vorderingen in het proces, de merkbare veranderingen en de voordelen echt luidkeels verkondigd. En we waren heel duidelijk over de gewenste resultaten, zoals een afsluiting in drie dagen en dat 80% van onze rapportages gestandaardiseerd en selfservice zou zijn." Dit bleek een succes: er ontstond een toegankelijke omgeving voor de nieuwe oplossing en eventuele twijfels over de resultaten verdwenen. "We hebben mensen gevraagd om het systeem te gebruiken voor hun dagelijkse werkzaamheden en alle mogelijkheden ten volle te ervaren", zegt Harrison.
"Workday was zonder twijfel de juiste keuze."
Harrison blikt terug op de eerste dagen na de implementatie en is opgelucht over de positieve feedback van het hogere management over de keuze voor Workday. "We vroegen ons als gereguleerde organisatie af of de implementatie van een SaaS-oplossing de juiste optie is", zegt Harrison. "Het was dan ook geweldig om te horen dat niet alleen SaaS maar ook Workday de juiste keuze voor ons was." Dit weerspiegelt Harrisons eigen ervaring met het nieuwe systeem. Zoals Harrison zegt: "Een van de belangrijkste voordelen is de mogelijkheid om kosten te analyseren. Voorheen moesten we rijen kopiëren naar Excel. Nu kunnen we met één druk op de knop informatie krijgen, inzoomen en informatiebronnen zien. Het verschil is enorm." Hetzelfde geldt voor de zichtbaarheid van wat er op transactieniveau gebeurt. "Vroeger moest je terug naar het kernsysteem van de bank om van daaruit te proberen de rapporten rechtstreeks op te halen", vervolgt Harrison. "Nu hebben we via Workday Accounting Center toegang tot het kernsysteem om direct op transactieniveau in te zoomen. Dat is een wereld van verschil met de oude situatie."
Workday en KPMG hebben ons met hun tomeloze inzet enorm geholpen en stonden altijd open voor onze verzoeken.
Andrea Harrison, Head of Finance Transformation
"Een enorme verbetering."
Twee essentiële voordelen die volgens Harrison "echt ingrijpend voor ons" waren, zijn de aanzienlijke vermindering van processen buiten het systeem en een vermindering van bijna 70% van de spreadsheets die vroeger met de maandafsluiting gepaard gingen. "Dit was een enorme prestatie", zegt Harrison. "Dit gaat gepaard met een aanzienlijke toename in de automatisering van onze maandafsluitingsprocessen. Aanvankelijk was minder dan 5% van deze processen volledig of gedeeltelijk geautomatiseerd, terwijl dat nu meer dan 70% is. "Zo konden we de maandafsluiting binnen enkele weken na de implementatie al terugbrengen naar drie dragen. Sterker nog, we sloten in de eerste maand dat we het nieuwe systeem gebruikten, al af op werkdag vijf. Best knap vind ik." Harrison benadrukt dat er nog veel moet gebeuren en is duidelijk over de volgende prioriteit om het systeem optimaal te benutten. "We willen meer inzicht krijgen in hoe elk kanaal bijdraagt aan onze prestaties, dat wil zeggen of onze business via tussenpersonen, ons netwerk van kantoren of het callcenter binnenkomt", zegt Harrison. "We hebben de structuur hiervoor opgezet in het fundamentele datamodel, en ik ben ervan overtuigd dat dit finance helpt om strategische waarde te creëren voor de organisatie."
Gerelateerde content