Uitdagingen.
Coventry Building Society, de op één na grootste building society in het Verenigd Koninkrijk, werkte met een verouderd, overbelast legacysysteem dat simpelweg niet kon voldoen aan de business demand. Er waren veel problemen. De controle van betalingen werd uitgevoerd met behulp van 'vele honderden' Excel-spreadsheets. Twee weken per maand was het verwerken van betalingen onmogelijk. Het zou meer kosten om het systeem te updaten dan het te vervangen. Bovendien zou Payroll al snel de ondersteuning kwijtraken, wat de ultieme rechtvaardiging was om naar een nieuwe oplossing over te stappen.
De beslissing om te investeren in een nieuw systeem betekende voor onze mensen een enorme stap vooruit.
Chief People Officer
Productkennis inspireert volledig vertrouwen.
Het selecteren van een nieuwe partner was een enorme beslissing en zou een belangrijke investering zijn voor Coventry Building Society. Daarom was het aanbestedingsproces uiterst gedetailleerd. Het Workday-team was het enige dat zich aan ons presenteerde en alle gestelde vragen onmiddellijk kon beantwoorden. Het inclusieve selectiepanel van de Society, bestaande uit leden van het executive-team, maar ook IT-specialisten, managers en eindgebruikers, vond dit buitengewoon geruststellend.
Ook de Workday-oplossing viel op. Lucy Becque, Chief People Officer van de Society, zegt hierover: "De perfecte integratie van de beveiliging die er helemaal doorheen loopt, de inzichten voor managers, de geweldige front-end user experience, de eenvoudige configuratie die we zelf kunnen uitvoeren. Dit alles maakte de keuze voor Workday volledig unaniem. Het was echt compleet anders dan wat ik ooit eerder had gezien."
Ook na de definitieve keuze was er veel steun voor het besluit. "We hebben veel demo's gedaan en genoten elke keer weer van de reacties en 'wauw'-momenten van mensen als ze het verschil zagen met ons legacysysteem", zegt Lucy Becque.
We hebben in één dag 23 handmatige processen uit gebruik genomen, wat het begin van eind betekende voor papierwerk.
Chief People Officer
Transformatief vanaf het begin.
Op de eerste dag heeft het team 23 handmatige processen uit gebruik genomen, wat het begin van eind betekende voor papierwerk. Dit bracht een revolutie teweeg in de werkwijze van het HR-team en in de interacties met werknemers en managers. Werknemers vonden het gebruik van Workday zo intuïtief dat ze nauwelijks gebruik hebben gemaakt van de handleidingen. Processen zijn onherkenbaar gestroomlijnd. Zo is de ondertekening van formulieren door verschillende personen vervangen door een enkele digitale indiening, wat tijd en moeite bespaart. Deze en andere voordelen stellen mensen in staat om zelfredzaam en productiever te zijn, waardoor er managementtijd vrijkomt. Het systeem kan gemakkelijk worden aangepast om de gebruikers nieuwe functionaliteit te geven, zodat iedereen altijd precies heeft wat hij of zij nodig heeft.
In Workday kunnen we onkosten nu tweewekelijks verwerken in plaats van maandelijks, wat geweldig is voor de employee experience.
Chief People Officer
Verbeterde informatie en besluitvorming.
Het risico van handmatige fouten is grotendeels geëlimineerd, waardoor het vertrouwen in de data door de hele Society aanzienlijk is toegenomen. Nu hebben mensen de middelen om hun data te bekijken en te beheren. Managers hebben de informatie die ze nodig hebben om goede beslissingen te nemen en zijn bevoegd om ernaar te handelen.
Het is ook veel gemakkelijker om trends en patronen in het personeelsbestand te zien, waardoor het bijvoorbeeld eenvoudiger wordt om doelstellingen voor diversiteit en inclusie te monitoren of het COVID-19-verzuim met één druk op de knop te kwantificeren. Lucy Becque: "We hebben net onze eerste betalingscontrole afgerond. Ik kon letterlijk in real time zien welke beslissingen er werden genomen en hoe het plaatje werd opgebouwd. Elke afwijzing was duidelijk aangeduid en versimpeld. Het was transformerend."
De employee experience als geheel is getransformeerd: iedereen weet nu precies waar elk proces zich bevindt en niemand hoeft tijd te verspillen aan het najagen of antedateren van betalingen, of het doen van tussentijdse betalingen.
Chief People Officer
"Dingen anders en beter doen..."
De COVID-19-pandemie heeft de reactie van de Society op digitalisering enorm versneld, gezien het feit dat alle communicatie, management en betrokkenheid plotseling virtueel moest plaatsvinden. Voor het HR-team heeft Workday gefungeerd als een krachtige katalysator om nieuwe manieren te vinden voor de automatisering van processen. Lucy Becque zegt hierover: "Vóór de pandemie hadden we nooit meer dan 200 mensen die vanuit huis werkten. Toen waren er plotseling 1600. Met Workday konden we onszelf uitdagen om anders te denken en dingen anders en beter te doen, in plaats van te doen wat vertrouwd maar niet nodig was.
Je kunt zien dat Workday een systeem is dat van de grond af aan is opgebouwd, het zijn geen losse stukken die aan elkaar zijn geplakt. Hierdoor heeft het ons een zeer gestroomlijnde manier van werken gegeven met zeer positieve resultaten.
Chief People Officer