Broward College wil zijn 68.000 studenten de toegang geven die ze nodig hebben om hun opleidings- en carrièredoelen te bereiken. "We hebben een open deur die toegang biedt aan studenten, waar ze zich ook bevinden in hun opleiding", zegt J. David Armstrong, president van de college.
Maar de inzet van Broward College's voor toegang stopt niet bij de studenten. Sinds de invoering van Workday bij Broward College heeft het administratief personeel toegang gekregen tot de tools en data die ze nodig hebben om strategischer te werk te gaan. Op zijn beurt heeft de college meer resources kunnen vrijmaken voor zijn belangrijkste doel: het succes van studenten.
Workday helpt ons om onze resources in te zetten voor studenten en hun succes, en minder voor technologie.
Executive Director HR
Een betere manier om te veranderen en aan te passen.
"We zijn studentgericht en vooral een academische instelling", zegt Armstrong. "Maar in de basis managen we nog steeds mensen. We hebben HR-problemen, net als ieder ander. Vóór Workday werkten we met een oud ERP-systeem dat was ontworpen met een aantal andere colleges. En we wisten al een tijdje dat we een efficiënter systeem nodig hadden."
Voorheen gebruikte het college meer dan 40 verschillende softwareproducten. Het oude systeem was zo complex dat Armstrong schat dat slechts een derde van de werknemers er daadwerkelijk mee kon werken.
"Het systeem is eind jaren tachtig, begin jaren negentig opgezet", aldus Dr. Denese Edsall, executive director Human Resources & Equity. "Het was erg transactiegericht en er waren niet veel mogelijkheden om rapporten te maken of data te extraheren om managementbeslissingen te nemen." Broward College besefte dat er verandering nodig was om zijn snelle groei te ondersteunen.
De college ging op zoek naar een nieuw cloudgebaseerd product dat de flexibiliteit zou bieden om zich aan te passen aan toekomstige veranderingen. Ook moest het product het delen van informatie gemakkelijk maken en mobiliteit bieden - het ultieme op het gebied van toegang - om transacties uit te voeren vanaf elk apparaat. Dit alles vonden ze in Workday.
De IT-afdeling was vooral geïnteresseerd in een systeem dat flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden bood. "We waren op zoek naar iets wat echt configureerbaar was en waar we controle over hadden zonder veel aanpassingen te hoeven doen", zegt Patti Barney, Vice-President Information Technology bij Broward. Toen ze Workday bekeek, was ze onder de indruk van de ingebouwde analytics en de functionaliteit.
"De applicaties zijn gebaseerd op bedrijfsprocessen. De mogelijkheid om die bedrijfsregels bloot te leggen en flexibel te zijn, was voor ons de sleutel. We wilden een cloudproduct dat we konden configureren, zodat ik geen programmeurs hoefde in te huren of veel tijd hoefde te besteden aan het programmeren", zegt ze.
"De wetgever maakt voortdurend nieuwe regels en wij moeten ons aanpassen. We moeten snel veranderen en dat was in ons oude systeem natuurlijk niet gemakkelijk. Workday heeft dat voor ons veranderd", zegt ze. "Voor onze strategie op het gebied van technologie zoeken we ook naar manieren om complicaties te verminderen. Dit doen we door over te stappen naar één enkele leverancier, zodat we ons niet langer hoeven bezig te houden met de ontwikkeling en aanpassing van applicaties."
Data gebruiken om de missie te ondersteunen.
Het team bij Broward College ziet meerdere voordelen in het hebben van toegang tot realtime finance- en HR-informatie in één verenigde datakern.
"Omdat Workday een geïntegreerd en realtime systeem is, kunnen we op elk moment data vastleggen", aldus Tom Olliff, Senior Vice President of administration bij de college. "We kunnen niet alleen zien waar we een kwartaal geleden waren, maar ook waar we nu zijn. Aangezien we niet wachten tot het eind van een periode om ons aan te passen, kunnen wij ons halverwege aanpassen. Als er nauwelijks inschrijvingen zijn of juist heel veel, kunnen we de nodige aanpassingen doorvoeren."
Vorig jaar was Broward College in staat om aanzienlijke resources aan studenten toe te wijzen, dankzij inzichten verkregen via Workday Financial Management. "Zo konden we onze ongebruikte resources in de loop van het jaar zien en die naar productievere gebieden overhevelen", aldus Olliff. "Daardoor hebben we het afgelopen jaar bijna 9 miljoen dollar van de administratieve kant van onze college kunnen overzetten naar de academische activiteiten. En dat heeft ons in staat gesteld om veel meer resources in te zetten voor onze initiatieven op het gebied van studentensucces."
Workday Financieel Management helpt de college ook om te gaan met de traditioneel krappe overheidsbudgetten. "Dankzij de inzichten die we van Workday kregen, konden we ons specifiek richten op die gebieden waar we het budget moesten verlagen en zo dat het geen invloed zou hebben op het succes van studenten", zegt hij.
"Het belangrijkste is dat meer studenten afstuderen, meer studenten een succesvolle baan krijgen, en dat de faculteit minder tijd besteedt aan administratie en meer tijd en talent aan het opleiden van studenten", legt hij uit. "Broward wil het leven van studenten veranderen. We denken dat we dat beter kunnen doen met de inzichten en statistieken die we met Workday krijgen."
Armstrong is het daarmee eens en zegt dat Workday het vermogen van de college om strategische beslissingen te nemen heeft verbeterd. "Ik denk dat het succes van elke organisatie voor een deel afhangt van het vermogen om toegang te krijgen tot informatie op elk moment dat je die nodig hebt en om in staat te zijn goede managementbeslissingen te nemen. Op het hoogste niveau zal Workday steeds krachtiger worden voor onze organisatie, omdat we sneller beslissingen kunnen nemen met completere informatie."
Workday wordt steeds krachtiger voor onze organisatie, omdat we sneller beslissingen kunnen nemen met completere informatie.
President
Het ontwerpen van Workday Student.
Naast het gebruik van Workday-applicaties voor de faculteit en het personeel, is Broward College een ontwerppartner voor Workday Student. Dit is de ontwikkeling van een speciaal studenteninformatiesysteem in de cloud, iets wat volgens Armstrong al veel eerder had moeten gebeuren. "Er is al meer dan 15 jaar geen nieuw studenteninformatiesysteem ontworpen. En de legacysystemen doen zeker niet wat we vandaag met onze studenten moeten doen", benadrukt hij.
"Ik ken niemand anders die een gloednieuw product ontwerpt dat ons helpt onze studenten beter te betrekken en beter met ze om te gaan, en om ze te helpen hun eigen leven te regelen, zoals het plannen van hun cursussen en op het goede spoor blijven richting een carrière of academisch doel", zegt hij. "Het hele land is gefocust op de vraag hoe we meer studenten kunnen helpen hun academische en opleidingsdoelen te bereiken. Dit systeem zal onze studenten helpen succesvoller te zijn."
Workday Student omvat Workday Student Recruiting, een oplossing voor werving en selectie, en Workday Student Admissions, en een oplossing voor toelating. Beide maken gebruik van de mobiele mogelijkheden van Workday. Zoals Armstrong het zegt: "Vóór Workday bestond ons pakket voor werving en selectie uit papier en potlood en Excel-spreadsheets." Hij vervolgt: "Nu kunnen onze recruiters hun draagbare apparaten of laptops meenemen naar een high school en de data gebruiken die we van tevoren hebben geladen wanneer ze met leerlingen praten."
Ondersteuning voor groei en het succes van studenten.
Edsall is onder de indruk van hoe Workday de college heeft geholpen bij groeimanagement. "Hoewel onze college groeit, hebben we niet meer HR-professionals aangenomen. Dat is de verdienste van Workday, want als we bij het oude systeem waren gebleven had ik nu om meer werknemers gesmeekt. We hadden het volume niet aangekund", zegt ze.
"Toen we met het Workday-proces begonnen, geloofden we dat als we een deel van de last van de campussen konden wegnemen - mensen aannemen, hun reizen regelen en zorgen voor volledige inkoopaanvragen - ze zich meer specifiek zouden kunnen concentreren op het succes van studenten, waar het bij Broward College echt om gaat. En we geloven dat dat ook echt gebeurd is", zegt ze.
"Met het vermogen om rapporten op te stellen en metrics te gebruiken om beslissingen te nemen, zijn we erin geslaagd om onze organisatie 15 jaar vooruit te helpen. Dit is allemaal onderdeel geweest van onze experience met Workday."
Armstrong is het daarmee eens. "We geloven dat Workday, en met name Workday Student, ons zal helpen meer studenten te bereiken en ze op een succesvol carrièrepad te krijgen. Maar wat nog belangrijker is, het zal mensen in gemeenschappen in heel Amerika helpen toegang te krijgen tot een opleiding aan een college of universiteit die ze ondersteunt met een goede carrière."
Gerelateerde content