7-Eleven bestond 43 jaar en de systemen en processen voor HR waren bijna net zo oud. Alles verliep handmatig en op papier, systemen waren niet met elkaar verbonden, er was geen sprake van één bron van de waarheid voor HR-data op basis waarvan beslissingen genomen worden. Data was vaak onvolledig en de rapportagemogelijkheden waren beperkt en tijdrovend.
"Het was ingewikkeld om overzichten te maken van het aantal vaste medewerkers, medewerkers die aan hun maximale termijn zaten en uitzendkrachten en tijdelijke medewerkers. Ik kon niet eenvoudig rapporteren waar ze werkten, hoelang ze in dienst waren en wat hun geslacht, competenties, diploma's, diversiteitskenmerken, ambities of werkervaring waren. Als iemand in ons netwerk van locatie veranderde of meer of minder uren ging werken moesten medewerkers talloze papieren invullen. Veel activiteiten waren bovendien dubbel."
Uitdagingen.
Om koploper op het gebied van convenience te blijven en ons doel, 1 miljard transacties in 2030, te realiseren, moest 7-Eleven zijn mensen op een andere manier aansturen en betrekken.
7-Eleven wilde écht inzicht in het bedrijf krijgen en medewerkers in staat stellen om daarvan te profiteren. De behoefte ging verder dan het transformeren van HR. Het doel was om de hele organisatie te transformeren. HR speelde daarbij de hoofdrol. 7-Eleven wilde productiever worden, slimmer beslissingen nemen en hun mensen een ongelooflijke employee experience bieden.
Workday is heel goed afgestemd op onze bedrijfswaarden. Men durft, vindt de klant belangrijk en is innovatief. We wisten bovendien dat Workday ons zou prikkelen om onszelf continu te verbeteren.
Head of HR Performance, People & Communications
Waarom Workday?
7-Eleven was op zoek naar een bewezen totaaloplossing in de cloud met goede integraties met het payrollsysteem en de mogelijkheid voor integratie met de Mulesoft-middleware. De oplossing moest een goede intuïtieve user experience bieden en realtime data en mobiliteit ondersteunen.
"We waren op zoek naar een partner die ernaar streeft zijn oplossing continu te verbeteren en daarmee onze business stimuleert om beter te worden. Bovendien moest het bedrijf de juiste competenties op het gebied van databeveiliging bezitten en uitgebreide analytics en schaalbaarheid bieden", vertelt Christine.
"De belangrijkste reden waarom we voor Workday kozen was omdat de organisatie tijdens het selectietraject echt haar best deed om onze business te begrijpen. Ze probeerden ons niet alleen maar een product te verkopen. Ze waren bescheiden, overtuigend en gericht op ons als klant. Workday levert bovendien een hoogwaardig en end-to-end-product met bewezen integraties met andere systemen. We wisten dat dit ons zou helpen om onze strategie te verwezenlijken en onze business vooruit te helpen."
Betere people experience.
Binnen vier maanden nadat het systeem werd uitgerold zag 7-Eleven een toename van het aantal gebruikers, voornamelijk op mobiele apparaten, dankzij de betere gebruikerservaring. De processen voor werving en selectie, onboarding, performance/goal setting en ESS werden stuk voor stuk regelmatig gebruikt.
"We voeren innovatieve digitale projecten uit richting onze klanten en kunnen onze medewerkers nu diezelfde ervaring bieden. We willen niet dat onze medewerkers een formulier of spreadsheet invullen. We willen dat ze digitale verandering ervaren in de tools die ze gebruiken, van onboarding tot training en ontwikkeling. We zijn ervan overtuigd dat mensen langer in dienst blijven als we een goede ervaring bieden", vertelt Christine.
We zagen in Workday een innovatieve partner op het gebied van people technology. De mindset van Workday waarbij agility en continue verbetering centraal staat vormt een aanvulling op onze HR-strategie waarbij de eindgebruiker voorop staat.
Head of HR Performance, People & Communications
Verbeterde prestaties.
De oplossing van Workday biedt leidinggevenden en directieleden van 7-Eleven toegang tot een nieuwe module voor rapportages, analytics, learning, prestaties en talent. Teamleden hebben nu toegang tot development opportunities en performance objectives. Deze data bevindt zich in één systeem. Dit helpt 7-Eleven om de capaciteiten van medewerkers te vergroten. Leidinggevenden gebruiken deze module intensief om te zorgen dat teamleden duidelijk weten welke doelen ze moeten behalen.
Workday neemt daarnaast filiaalmanagers de onnodige administratie voor het aansturen van hun teams uit handen. "Filiaalmanagers kunnen nu vooral focussen op de employee experience en op het managen van prestaties en talent", aldus Christine.
Prijs-kwaliteitverhouding.
"Ik denk dat veel HR-professionals moeite hebben met de licentieprijs. Ze beseffen echter niet dat je naar het volledige kostenplaatje moet kijken", vindt Christine. "Sommige aanbieders hebben een lage instapprijs, maar er moet wel bijbetaald worden voor toevoegingen. Het draait daarnaast niet alleen om de licentiekosten maar ook om het interne draagvlak na het uitrollen van de oplossing. En hoe groot blijft dat draagvlak? Worden bedrijfsprocessen eenvoudig aangepast en verbeterd als de behoefte van de business verandert, iets wat onvermijdelijk is? Wat kosten extra patches met andere IT-systemen? Hoe moeilijk zijn regressietests? Doorstaat deze investering de tand des tijds en kan de oplossing dan nog steeds worden gekoppeld aan andere belangrijke systemen, zoals personeelsplanning of oplossingen op het gebied van financiën? Je kunt het vergelijken met de aankoop van een auto, waarbij je extra moet betalen voor velgen."
Beslissingen die waarde toevoegen.
Een van de belangrijkste voordelen is dat 7-Eleven nu beslissingen op basis van inzichten en data neemt.
"We zien nu al voordelen op het gebied van cash flow en hoe we verlof managen. We konden tijdens onze kerstsluiting snel de geboekte verloven verifiëren. Onze legacysystemen boden in het verleden niet zo'n snelle en betrouwbare momentopname", vertelt Christine.
"Voordat we Workday kregen, had mijn team weken nodig om onze absentiecijfers te bekijken en de spreiding van medewerkers per staat uit te vinden. Ik heb die data nu binnen handbereik en kan onze leidinggevenden in een paar minuten nauwkeurige rapportages aanbieden."
"Voorheen was ons team reactief en alleen maar gericht op het plaatsen van medewerkers en invullen van roosters. Onze strategie is nu veel proactiever. We denken continu na over vragen als: Hebben de medewerkers de juiste competenties voor deze specifieke winkel? Zijn onze mensen betrokken? Bieden we onze mensen ook perspectief op de lange termijn, in plaats van dat we ze slechts tijdelijk in dienst hebben, waarna ze hun carrière elders voortzetten?"
Ik denk dat de toekomst van onze business met Workday onbegrensd is. Dit is een samenwerking om van te dromen. Ik ben ervan overtuigd dat onze organisatie erdoor transformeert en dat we hierdoor leidend blijven op het gebied van convenience op de Australische markt.
Head of HR Performance, People & Communications
Gerelateerde content