HRIS 이해하기: IT와 HR이 함께 만들어가는 미래
기업이 성공하려면 그 어느 때보다 HR과 IT의 협력이 중요합니다. HR 정보 시스템(HRIS)은 이들 부서가 원활하게 협력할 수 있도록 돕는 완벽한 도구입니다.
새로운 업무 환경에서는 데이터가 핵심입니다. 인적 자본 관리, 성과 관리, 직원 경험 등 어떤 영역에 중점을 두든 직원 데이터는 조직 성과의 성공을 좌우하는 결정적인 요소가 되었습니다. 그렇기 때문에 적합한 HR 정보 시스템(HRIS)을 찾는 것이 비즈니스에 점점 더 중요해지고 있습니다.
HR 전문가 500명을 대상으로 한 Human Resource Executive 설문조사에 따르면, 응답자의 44%가 가장 중요하게 사용하는 인력/HR 기술이 'HRIS'라고 답했습니다. 이는 급여, 시간, 근태와 같은 코어 HR 기술(42%)보다 높은 수치입니다. 그렇다면 HRIS란 무엇이며, 현재 기업들이 HR 솔루션에 크게 관심을 두는 이유는 무엇일까요?
HR 정보 시스템이란?
HR 정보 시스템은 주로 휴가/휴직 관리, 복리후생 관리, 보상 관리 등 다양한 HR 관리 업무의 중앙 데이터베이스 역할을 합니다. HRIS는 다양한 HR 기능을 단일 시스템 설계에 통합하여 데이터를 쉽게 수집하고 부서 간에 공유할 수 있도록 합니다.
경우에 따라 HRIS를 'HRIS 시스템'이라고 부르기도 합니다. ATM 자체에 '기계'라는 의미가 있지만 'ATM 기계'라고 말하는 것처럼, 'HRIS 시스템'도 '시스템'이라는 단어가 중복되어 쓰인 표현입니다. 하지만 특히 두 개 이상의 HRIS를 지칭할 때 약어의 의도된 의미를 명확히 하는 데 도움이 됩니다.
HRIS의 예시
조직에 적합한 HRIS를 결정하는 것은 복잡한 과정일 수 있습니다. 실제로 'Software Path 2022 HRIS Report'에 따르면 기업이 HRIS를 선택하는 데 평균적으로 최대 15주가 걸립니다. 직장내 소통이 원활하더라도 중요한 소프트웨어 관련 의사결정을 정확하고 효율적으로 내리기는 어려울 수 있습니다.
HRIS로 충족하고자 하는 비즈니스 요구사항을 파악하는 것이 중요합니다. 또한 해당 결정을 내릴 때는 HR 팀과 IT 팀이 협력해야 합니다. 다음은 HRIS가 수행할 수 있는 일부 기능을 설명합니다.
운영 HRIS: 운영 HRIS는 직원 인구 통계, 평가 메트릭, 직무 포지션 세부 정보와 같은 기초적인 HR 데이터를 수집합니다. 루틴 HR 태스크에 소요되는 시간을 단축하는 동시에 매니저가 더욱 자신 있게 팀원을 채용 및 평가하고 승진/승급시킬 수 있도록 지원합니다.
전략적 HRIS: 전략적 HRIS는 주로 인력 자원을 관리 감독할 수 있는 기능을 통해 인력 계획 및 전략을 지원합니다. 여기에는 가용 인력, 스킬과 같은 데이터와 이러한 직원 정보를 장기적인 회사 목표와 비교 및 대조할 수 있는 옵션이 포함되어 있어 기업이 자신 있게 확장하거나 혁신할 수 있도록 지원합니다.
전술적 HRIS: 전술적 HRIS는 의사결정자에게 리소스와 예산을 가장 효과적으로 배분하는 방법을 알려줍니다. 인사 담당 리더는 경쟁사 데이터, 기존 보상 플랜, 지역 법적 요건을 비교함으로써 보다 쉽게 거시적 차원의 의사결정을 내릴 수 있습니다.
종합 HRIS: 위의 각 HRIS가 특정 기능에 초점을 맞추고 있다면, 종합 HRIS는 이러한 기능을 단일 시스템 설계로 간소화합니다. 올인원 HRIS 플랫폼은 시간 절약을 통해 재무 비용에 대한 타당성을 입증할 수 있는 대기업에서 선호합니다.
HRIS는 다양한 HR 기능을 단일 시스템 설계에 통합하여 데이터를 쉽게 수집하고 부서 간에 공유할 수 있도록 합니다.
HRIS, HCMS, HRMS의 차이점
Productiv의 eBook 'The State of SaaS Sprawl'에 따르면 현재 평균적인 회사는 254개의 SaaS 어플리케이션을 사용하며, 대기업의 경우 그 수가 364개로 증가합니다. 다양한 HR 솔루션의 차이를 이해하면 회사의 소중한 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 또한 기존 솔루션의 기능과 중복되지 않도록 할 수 있습니다.
'HRIS', 'HR 관리 시스템'(HRMS), '인적 자본 관리 시스템'(HCMS)이라는 용어는 모두 HR 소프트웨어를 지칭하기 때문에 종종 혼용하기도 합니다. HCMS는 HR 기술 범주를 보다 광범위하게 지칭할 수도 있습니다. 그러나 각 HR 시스템은 그 기능이 다양합니다.
HRIS: HRIS는 직원 데이터를 수집하고 저장합니다. 직원 통계, 직무 상태, 연락처 정보, 보상, 기타 영역에 대한 정보를 수집합니다.
HRMS: HRMS는 HRIS의 데이터 관리 도구를 기반으로 확장하여 더 광범위한 소프트웨어와 유틸리티를 제공합니다. 이 용어는 21세기 초에 급여, 지원자 추적, 복리후생, 인재 관리를 지원하는 HR 소프트웨어 제품군을 설명하는 데 처음으로 사용되었습니다.
HCMS: HCMS는 직원 경험, 분석 등 더욱 폭넓은 HR 기능을 지원하며 HRIS와 HRMS의 기능을 포괄합니다. 일반적으로 HCM은 클라우드 컴퓨팅을 코어에 구현하여 변화 적응력을 유지하는 HR 제품군을 말합니다.
위에서 설명한 차이에도 불구하고 'HRIS', 'HRMS', 'HCMS'라는 용어가 여전히 일관성 없이 사용되고 있어 HR 솔루션을 평가하기 어려울 수 있습니다. Workday에서는 HR 관리, 직원 경험, 인력 관리 등을 아우르는 코어 HR 제품군을 설명할 때 'HCM'이라는 용어를 사용합니다.
HR 정보 시스템의 6가지 구성요소
Sapient Insights Group 2022–2023 HR 시스템 설문조사 백서에 따르면, 기업이 HR 시스템 전략을 가지고 있으면 그렇지 않은 경우에 비해 긍정적인 비즈니스 성과가 12% 증가합니다. 이러한 시스템 전략의 필수적인 부분은 HR 팀과 IT 팀이 사용하는 각 솔루션을 이해하는 것입니다. 모든 HRIS 플랫폼이 갖춰야 할 6가지 구성요소는 다음과 같습니다.
1. 데이터베이스 관리
HRIS 소프트웨어의 주요 기능은 직원 데이터의 중앙 데이터베이스 역할을 하는 것입니다. 선택한 HRIS를 통해 팀이 HR 정보를 쉽게 입력, 관리, 공유할 수 있어야 합니다. 마찬가지로, 강력한 HRIS는 HR 전문가가 비즈니스에 중요한 의사결정을 내릴 수 있도록, 분석을 신속하게 도출할 수 있게 지원해야 합니다.
하지만 HRIS를 HR 및 IT 전문가의 전유물로 여기는 것은 잘못된 생각입니다. HR 전문가와 마찬가지로 직원도 자신의 데이터에 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다. 직원이 HRIS에 액세스할 수 있도록 지원하면 자기 주도성은 물론 신뢰 또한 높이고 번아웃 위험을 완화할 수 있습니다.
2. 스케줄링 및 인력 최적화
인력 최적화 이니셔티브는 회사가 보유한 가장 중요한 리소스인 직원 시간을 먼저 고려해야 합니다. 직원이 어떤 프로젝트를 언제 진행하고 있는지 먼저 파악하지 않고는 생산성을 높일 수 없습니다. HRIS에 연결되는 간단한 업무 시작/종료 기록 소프트웨어를 사용하면 타임시트의 정확성과 스케줄링의 효율성을 높일 수 있습니다.
또한 HRIS를 사용하면 매니저가 여러 부서에서 직원의 근태를 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 인력 관리 도구는 급여와 같은 다른 HR 기능에 직접 연결되어 있기 때문에, 매니저의 액션은 다른 데이터베이스로 자동으로 이동합니다. 휴가/휴직 신청이 직원 급여에 즉시 반영되는 것을 예로 들 수 있습니다.
3. 급여 및 인력 관리
급여 및 인력 관리는 역사적으로 HR 부서의 업무 중 가장 많은 시간이 소요되는 부분입니다. 그러나 HRIS는 HR 프로세스를 자동화하고 급여 또는 세법 조정으로 인한 변경 사항을 자동으로 반영하여 직원 보상을 관리하는 데 필요한 시간을 획기적으로 줄여줍니다.
지능형 급여 소프트웨어는 다른 방법으로는 놓칠 수 있는 분석과 인사이트를 제공할 수도 있습니다. 회사는 직원 만족도와 더 넓은 시장을 고려하여 보상 변경의 영향을 파악할 수 있습니다. 끊임없이 변화하는 오늘날의 경제 환경에서는 재무 결정의 결과를 예측하는 것이 필수적입니다.
4. 인재 확보 및 유지
비즈니스가 직면한 가장 큰 과제 중 하나는 인재 관리입니다. 최근 Workday 리포트에 따르면 직원의 27%가 직장을 떠날 가능성이 있는 것으로 나타났습니다. 이직률을 낮추려면 인재 확보와 직원 유지를 위한 올바른 도구를 갖추는 것이 중요합니다.
HRIS는 기업이 역할에 적합한 인재를 추적할 수 있도록 지원하여 채용을 더 쉽게 만들어줍니다. 또한 강력한 온보딩 경험을 제공하여 직원 개개인의 요구사항에 맞춰 교육 전반의 일관성을 유지하는 데도 도움이 됩니다.
5. 직원 인터페이스
HR의 미래를 말할 때 매니저 및 직원 셀프서비스의 중요성은 흔히 등장하는 주제입니다. HRIS의 이점은 HR 요청을 하나의 플랫폼으로 간소화한다는 점입니다. 직원은 하나의 솔루션을 사용하여 직무 역할 정보를 조회하고, 기본적인 시간 및 경비 관리를 수행하며, 개인 정보를 업데이트할 수 있습니다. 이러한 특징 덕분에 HRIS는 최신 HR 서비스 제공의 필수 요소가 됩니다.
회사에 가장 적합한 HR 도구를 고려할 때는 인터페이스가 얼마나 사용자 친화적인지 평가해 보면 좋습니다. 직장에서 사용하는 기술이 개인 스마트 디바이스와 동일한 정도로 정교하기를 바라는 직원 기대치가 점점 높아지고 있습니다. HR 정보 솔루션에 사용자 친화적인 인터페이스를 제공하면 직원 참여도를 빠르게 높일 수 있습니다.
6. 복리후생 관리
지난 10년간 직원 경험에서 가장 극적으로 변한 부분 중 하나는 특히 복리후생에 대한 직원의 기대였습니다. 과거에는 직원들이 급여와 유급 휴가만을 기준으로 협상했다면, 이제는 훨씬 더 많은 옵션이 포함됩니다. 간식, 자원봉사의 날, 개인 헬스케어 등 복리후생은 범위가 다양할 수 있습니다.
HRIS를 사용하면 직원별 선택 옵션 등 각 복리후생 항목에 대한 완전한 가시성을 확보할 수 있습니다. HRIS 자체도 직원에게 부가가치를 제공하는 역할을 할 수 있습니다. 직원은 휴가를 신청할 때처럼 간편하게 자신의 보상 패키지를 확인할 수 있어야 합니다.
기업이 직면한 가장 큰 과제 중 하나는 인재 관리입니다. 최근 Workday 리포트에 따르면 직원의 27%가 직장을 떠날 가능성이 있는 것으로 나타났습니다.
HR 정보 시스템의 미래
HRIS의 미래를 전망할 때는 협업의 프레임워크 내에서 고려해야 합니다. 소프트웨어를 결정할 때 IT 또는 HR에만 의존하는 비즈니스는 C 레벨 경영진의 승인을 얻기가 어렵습니다. 더 심각하게는, HR 시스템과 솔루션에 대한 일관된 장기 전략을 갖추지 못합니다.
비즈니스가 인력 관련 의사결정을 내릴 때 HR 리더의 조언을 구하면서, HR 역할이 더욱 전략적으로 진화하고 있습니다. 그럼에도 불구하고, Sapient Insights Group 2022–2023 HR 시스템 설문조사 백서에 따르면 HR 기술 분야에서 10년 이상의 경력을 가진 응답자가 33% 감소했습니다. 특히 경력 직원의 추가 이직을 방지하는 것은 매우 중요합니다.
비즈니스가 성공하려면 직원에 투자해야 합니다. HRIS는 비즈니스 의사결정의 기반 정보가 되는 실시간 데이터와 분석을 제공할 수 있어야 합니다. 하지만 적절한 전략가가 없다면 이러한 분석은 무용지물입니다. 직원의 역량을 강화해야만 HR 솔루션의 진정한 가치를 실현할 수 있습니다.