Qu'est-ce qu'un 13eme mois ?

Un 13eme mois est un avantage collaborateur offert par certaines entreprises, souvent sous forme d'un mois de salaire supplémentaire versé en fin d'année, ce qui lui a valu le surnom de « 13eme mois ». Le 13eme mois peut aider les collaborateurs à financer leurs dépenses de fin d'année, comme les cadeaux ou les voyages. C'est également un facteur de motivation pour beaucoup et un moyen efficace de fidéliser les collaborateurs.

Malgré les apparences, ce versement salarial supplémentaire ne constitue pas une prime à proprement parler, étant donné qu'il présente un caractère prévisible, habituel ou contractuellement garanti par l'entreprise. Dans certaines régions, il est même imposé par la loi.

Le 13eme mois est-il une véritable prime ?

Non, le 13eme mois n'est pas une véritable prime. Les deux sont des formes de rémunération spéciale, mais elles fonctionnent très différemment sur le plan de la paie, des contrats et de la conformité.

Les entreprises qui proposent une prime annuelle ont généralement des politiques qui imposent le versement du 13eme mois chaque année. Certains pays imposent aux entreprises de verser le 13eme mois, notamment l'Autriche et les Philippines. Les versements garantis sont également fixes, généralement calculés comme un pourcentage du salaire ou comme un mois de salaire complet.

Contrairement au 13eme mois, une prime de fin d'année ou une prime de fêtes n'est pas garantie. En général, les primes de fin d'année relèvent de la discrétion de l'entreprise, sous réserve que le collaborateur ou l'entreprise atteigne des objectifs ou des indicateurs de performance spécifiques. Sauf si une prime de fin d'année est inscrite dans la politique de l'entreprise, celle-ci pourrait verser une prime une année et attendre deux ans avant d'en verser une autre. De plus, le montant de chaque prime pourrait varier considérablement.

Quand la loi impose-t-elle le 13eme mois ?

Le 13eme mois n'est obligatoire que dans certains pays. Lorsque le versement du 13eme mois est obligatoire, les employeurs doivent s'y conformer par le biais d'un contrat interne, d'une convention collective ou d'une loi nationale, les règles applicables en matière de calendrier, de scope et de calcul variant selon les juridictions.

Par exemple, en Autriche, les collaborateurs liés par une convention collective reçoivent deux primes annuelles, en juin et en novembre.

Dans les régions où le 13eme mois n'est pas imposé par la loi, les entreprises peuvent tout de même le proposer. Une fois inscrit dans un contrat de travail ou un accord salarial complémentaire, les collaborateurs peuvent le considérer comme tout autre élément de rémunération convenu. Un employeur qui ne s'acquitte pas du complément de salaire convenu s'expose aux conséquences liées au non-respect de la réglementation salariale, incluant le versement d'arriérés ou des sanctions réglementaires, en fonction de la juridiction concernée.

Calculer le 13eme mois de manière équitable et précise

Le calcul du 13eme mois varie en fonction du mode de versement du complément salarial à vos collaborateurs. Par exemple, une entreprise peut offrir un mois de salaire à tous ses collaborateurs. Une autre peut verser une prime annuelle équivalente à 1,5 mois de salaire pour les collaborateurs ayant atteint des objectifs spécifiques au cours de l'année. Dans chacun de ces scénarios, vous calculeriez la prime annuelle en utilisant un multiplicateur différent, mais selon la même formule de base.

Le calcul de la prime annuelle s'appuie le plus souvent sur la valeur d'un mois de salaire de base. Cette méthode convient mieux aux collaborateurs percevant une rémunération mensuelle constante. Cependant, si la rémunération de votre collaborateur varie d'un mois à l'autre, vous devrez calculer son salaire de base mensuel moyen :

Formule 1 : Prime annuelle standard (rémunération mensuelle constante)

Salaire de base mensuel moyen = Salaire de base total annuel ÷ Nombre de mois payés

Ensuite, multipliez le salaire de base mensuel moyen par votre multiplicateur choisi pour calculer la prime annuelle.

Exemple :

Salaire de base annuel du collaborateur : 84 000 $
Nombre de mois payés : 12
Multiplicateur : 1
Salaire de base mensuel moyen = 84 000 $ ÷ 12 = 7 000 $
Prime annuelle = 7 000 $ × 1 = 7 000 $

Si votre entreprise étend le versement de primes annuelles aux collaborateurs à temps partiel, vous pouvez calculer leurs primes annuelles de la même manière, en utilisant leur revenu mensuel constant ou une moyenne mensuelle en cas de rémunération variable.

Formule 2 : prime annuelle proratisée (collaborateurs sur une partie de l'année)

AWS proratisée = Salaire de base mensuel × Multiplicateur × [mois travaillés ÷ 12]

Exemple :

Salaire de base mensuel du collaborateur : 5 000 $
Multiplicateur : 1
Mois travaillés : 6
Prime annuelle proratisée = 5 000 $ × 1 × (6 ÷ 12) = 2 500 $

D'autres facteurs peuvent également influencer votre calcul de la prime annuelle. Par exemple, certaines entreprises proposent des multiplicateurs plus élevés pour une plus longue durée de service. L'exemple suivant compare deux calculs pour ce scénario.

Formule 3 : Multiplicateurs basés sur l'ancienneté

Collaborateur ayant un an d'ancienneté (un mois de salaire) :

Prime annuelle = Salaire de base mensuel × 1

Collaborateur ayant 10 ans d'ancienneté (2x un mois de salaire) :

Prime annuelle = Salaire de base mensuel × 2

Une remarque sur les heures supplémentaires : votre juridiction déterminera si vous devez inclure les heures supplémentaires dans le calcul de la prime annuelle. Aux États-Unis, si votre entreprise est soumise au Fair Labor Standards Act (FLSA) et que votre contrat de travail prévoit une rémunération de type 13eme mois, vous devrez tenir compte des heures supplémentaires lors du calcul du salaire annuel d'un collaborateur. Vous pouvez le faire en utilisant la formule du salaire mensuel moyen détaillée dans le premier exemple. D'autres juridictions excluent les heures supplémentaires du calcul de la prime annuelle ; vérifiez toujours les règles locales.

Dans les grandes entreprises comptant des collaborateurs répartis dans plusieurs pays, les calculs de la prime annuelle se complexifient rapidement : multiplicateurs différents, proratisations, règles relatives aux heures supplémentaires et déclencheurs propres à chaque juridiction.

Questions fréquentes sur le 13eme mois

Qu'est-ce qui constitue le 13eme mois ?

Le 13eme mois est généralement un versement prévisible, effectué en fin d'année, basé sur la rémunération de base d'un collaborateur. Certaines entreprises l'associent à la performance ou à l'ancienneté, via un multiplicateur qui la rend supérieure à un mois de salaire.

Quel est le montant habituel d'une prime annuelle ?

Habituellement, la prime annuelle équivaut à un mois de salaire, que le collaborateur travaille à temps plein ou à temps partiel. Si une entreprise la considère comme une prime basée sur la performance ou propose une prime annuelle plus élevée en fonction de l'ancienneté, votre prime annuelle peut dépasser un mois de salaire.

Quand doit-elle être versée ?

Sauf si une entreprise est soumise à une loi régionale en la matière ou en définit les modalités dans une politique interne, aucune période spécifique n'est requise pour son versement. Cependant, de nombreuses entreprises versent la prime annuelle en fin d'année pour aider les collaborateurs à faire face aux dépenses de fin d'année.

Quelle documentation est requise ?

Une entreprise qui inscrit le 13eme mois dans ses contrats devrait disposer d'une politique claire définissant qui y est éligible, le multiplicateur applicable, et la manière dont l'entreprise gère la proratisation pour les nouveaux collaborateurs ou ceux à temps partiel. Les entreprises devraient également veiller à conserver des registres de paie rigoureux, notamment l'historique du salaire de base, afin de disposer d'une base de calcul claire et défendable en cas d'audit ou de contestation salariale de la part d'un collaborateur.

Comment une démission affecte-t-elle le droit à la prime annuelle ?

Une démission peut affecter les droits à la prime annuelle si votre politique ou votre contrat exige que le collaborateur reste employé jusqu'à une date précise, telle que la date de versement. Dans les cas de prime annuelle obligatoire, la démission n'annule généralement pas ce qu'une personne a déjà gagné, si bien que les employeurs versent couramment une prime proratisée en fonction de la partie de l'année travaillée par le collaborateur.

Comment Workday aide-t-il au calcul de la prime annuelle dans plusieurs pays ?

Workday unifie les données RH, de temps et de paie sur une seule plateforme, et se connecte à un réseau de partenaires de paie locaux certifiés grâce à une intégration bidirectionnelle, permettant aux employeurs multi-pays de gérer les données RH et de paie dans un système unique tout en exécutant la paie localement. Workday Payroll offre une visibilité en temps réel sur l'ensemble des groupes de paie et des pays.