Qu'est-ce que le rolling forecast ?

Comprendre le rolling forecast

Le rolling forecast élargit la vision de votre entreprise en actualisant régulièrement les projections, généralement sur une base mensuelle ou trimestrielle. Au lieu d'être lié à une période fixe comme un exercice fiscal traditionnel, un rolling forecast maintient un horizon temporel constant, par exemple de 12, 18 ou 24 mois, en ajoutant de nouvelles périodes au fur et à mesure que les anciennes se terminent.

Un cycle budgétaire continu garantit que les prévisions reflètent toujours les réalités actuelles de l'entreprise, offrant une vision plus précise et dynamique de l'avenir. En remplaçant des hypothèses statiques et souvent vite obsolètes par des données en temps réel et des insights prospectifs, le rolling forecast permet aux entreprises de mieux planifier et de réagir de manière proactive aux conditions changeantes.

Principales composantes du rolling forecast

Le rolling forecast tire son efficacité de sa capacité à fournir une vision dynamique et prospective de l'avenir financier de votre entreprise. Contrairement aux budgets statiques, le rolling forecast évolue en permanence en intégrant de nouvelles données et en se concentrant sur les inducteurs les plus importants. Pour mettre en œuvre efficacement le rolling forecast, il est essentiel de comprendre les composantes clés qui le rendent si intéressant :

Planification basée sur les inducteurs

Le rolling forecast donne la priorité aux inducteurs clés de l'entreprise, c'est-à-dire les indicateurs qui influencent directement les performances financières, plutôt qu'aux éléments statiques. En se concentrant sur ces variables essentielles, les entreprises peuvent s'assurer que leurs prévisions sont flexibles, pertinentes et en phase avec les dynamiques réelles.

En pratique :

• Une entreprise dont le business model repose sur les abonnements pourrait se concentrer sur des indicateurs tels que les coûts d'acquisition client, les taux de renouvellement et le revenu moyen par utilisateur.

• Un fabricant pourrait quant à lui privilégier la capacité de production, le coût des matériaux et les taux de rotation des stocks.

La planification basée sur les inducteurs permet non seulement de réduire la complexité des prévisions, mais aussi de s'assurer que ces dernières sont directement liées aux facteurs qui ont un véritable impact sur la rentabilité. Elle permet en fin de compte de prendre de meilleures décisions et de réagir plus rapidement face aux changements.

Mises à jour fréquentes

L'une des fonctionnalités notables du rolling forecast est sa capacité de mise à jour régulière. Contrairement aux budgets annuels, qui sont figés pour une année fiscale complète, le rolling forecast est actualisé tous les mois ou trimestres afin de refléter les données les plus récentes et les conditions du marché.

Avantages des mises à jour fréquentes :

• Ajustements en temps voulu : les entreprises peuvent répondre rapidement aux changements, tels que l'évolution de la demande des clients, les disruptions de la supply chain ou l'augmentation des coûts.

• Précision accrue : les mises à jour régulières réduisent le risque de se baser sur des hypothèses obsolètes, ce qui permet d'obtenir des prévisions étroitement alignées sur la réalité.

Par exemple, si une entreprise de retail constate une forte augmentation des ventes en ligne durant un trimestre en particulier, le rolling forecast lui permet d'ajuster immédiatement les dépenses marketing ou l'allocation des stocks afin de maximiser les bénéfices.

Intégration des données en temps réel

Des données précises et opportunes sont essentielles au rolling forecast. En l'absence d'informations fiables, les prévisions peuvent rapidement se révéler non pertinentes, voire trompeuses. Les outils de planification financière modernes tels que Workday Adaptive Planning excellent dans l'intégration des données financières et opérationnelles en temps réel, ce qui garantit des prévisions continuellement basées sur les informations les plus récentes.

L'utilité de l'intégration en temps réel :

• Collecte de données rationalisée : le rolling forecast extrait automatiquement les données de différents systèmes, ce qui élimine le besoin de mises à jour manuelles.

• Informations globales : le rolling forecast combine les données financières, opérationnelles et externes pour fournir une vue d'ensemble de la performance.

• Réduction des erreurs : l'automatisation minimise le risque d'erreur humaine, ce qui se traduit par des prévisions plus fiables.

L'intégration en temps réel garantit que les décideurs ont accès aux informations clés les plus récentes, ce qui leur permet d'agir rapidement et en toute confiance.

Analyse de scénarios

L'une des fonctionnalités les plus puissantes du rolling forecast est la possibilité de modéliser des scénarios de simulation. Ces scénarios permettent aux entreprises d'évaluer la manière dont différents facteurs peuvent influencer leur performance et de planifier en conséquence.

Pourquoi l'analyse de scénarios est importante :

• Elle permet aux entreprises de se préparer à différentes éventualités, des scénarios les plus optimistes aux plus pessimistes.

• Elle permet une planification proactive pour faire face aux imprévus, comme un ralentissement économique, des changements réglementaires ou des menaces concurrentielles.

• Elle soutient la prise de décision stratégique en permettant aux entreprises de tester l'impact de nouvelles initiatives, telles que l'entrée sur un nouveau marché ou un lancement de produit.

Exemple concret :

Une entreprise de logistique peut utiliser l'analyse de scénarios pour évaluer l'impact de l'augmentation des coûts du carburant sur sa rentabilité. En intégrant cette analyse dans son rolling forecast, elle peut adapter ses stratégies de tarification ou examiner d'autres méthodes de transport pour atténuer les risques.

Contribution collaborative

Le rolling forecast donne de meilleurs résultats lorsqu'il implique une collaboration entre les différents services. Contrairement aux budgets statiques, souvent cloisonnés au sein de l'équipe Finance, le rolling forecast s'appuie sur les contributions des acteurs impliqués à travers toute l'entreprise.

La planification collaborative réunit :

• Les équipes commerciales : qui fournissent des informations clés sur les tendances du marché, la demande des clients et les accords à venir.

• Les équipes marketing : qui partagent des données sur la performance des campagnes, la génération de leads et les coûts d'acquisition des clients.

• Les équipes chargées des opérations : qui proposent des données sur les contraintes de capacité, les calendriers de production et les problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement.

• Les équipes RH : qui partagent les données sur les effectifs, telles que les plans de recrutement ou les taux de turnover, afin d'éclairer les prévisions de coûts de main-d'œuvre.

Cette collaboration transversale garantit que les prévisions reflètent une vision plus précise et plus globale de l'entreprise, ce qui favorise l'alignement entre les services.

Le rolling forecast comparé aux budgets statiques

Si les budgets statiques constituent depuis longtemps la pierre angulaire de la planification financière, ils n'en présentent pas moins d'importantes limites. Ils offrent certes une roadmap structurée pour l'exercice fiscal, mais ils tiennent rarement compte des imprévus.

Les limites des budgets statiques

1. Hypothèses dépassées : les budgets statiques sont généralement basés sur des données disponibles plusieurs mois avant le début de l'exercice fiscal. Ils sont donc mal adaptés pour répondre aux changements en temps réel.
2. Manque de flexibilité : une fois finalisés, les budgets statiques sont difficiles à ajuster, même lorsque les priorités évoluent ou que surviennent des dépenses imprévues.
3. Inefficacité : le processus de création d'un budget statique prend beaucoup de temps, exigeant souvent plusieurs mois d'efforts de la part de différentes équipes.

Les avantages du rolling forecast

Le rolling forecast répond à ces défis en fournissant une approche continue et adaptative de la planification financière. Les principaux avantages sont les suivants :

• Ajustements opportuns : des mises à jour régulières permettent d'actualiser et de modifier les plans lorsque la situation l'exige.

• Précision accrue : l'intégration de données en temps réel réduit le risque de prévisions mal alignées.

• Prise de décision proactive : les entreprises peuvent réagir rapidement aux nouveaux risques ou aux nouvelles opportunités, plutôt que d'être limitées par une planification statique.

• Meilleure affectation des ressources : en identifiant les domaines où les ressources sont les plus nécessaires, le rolling forecast aide les entreprises à affecter les budgets de manière plus efficace et à aligner les investissements sur les priorités actuelles et les objectifs à long terme.

• Gestion des risques améliorée : la modélisation de scénarios intégrée au rolling forecast permet aux entreprises d'évaluer les risques et de préparer des plans de contingence, réduisant ainsi la probabilité pour ces dernières d'être prises au dépourvu par des imprévus.

• Alignement stratégique renforcé : le rolling forecast relie la planification financière à court terme aux objectifs stratégiques à long terme, garantissant que chaque décision soutient les objectifs plus larges de l'entreprise.

Comment déployer le rolling forecast avec Workday Adaptive Planning

La mise en œuvre du rolling forecast peut sembler intimidante, mais avec une approche adéquate et des outils comme Workday Adaptive Planning, le processus devient à la fois efficace et parfaitement gérable. Voici un guide détaillé, étape par étape, pour créer un rolling forecast adapté aux besoins de votre entreprise.

Étape 1 : définissez votre horizon temporel

La première étape de l'élaboration d'un rolling forecast consiste à déterminer la durée des prévisions. Le choix le plus courant est un horizon de 12 mois, qui permet de se concentrer sur les objectifs opérationnels à court terme tout en conservant une vision stratégique. Toutefois, en fonction de votre secteur d'activité et de vos exigences en matière de planification, vous pouvez envisager des horizons de 18 ou 24 mois.

Par exemple, les retailers peuvent utiliser un horizon de 12 mois pour refléter les cycles saisonniers, tandis que les fabricants peuvent préférer 24 mois pour s'aligner sur des cycles de production et de vente plus longs.

Lors du choix d'un horizon temporel :

1. Consultez les acteurs impliqués : collaborez avec la Finance, les opérations et l'équipe dirigeante pour comprendre dans quelle mesure la planification à long terme est utile à la prise de décision.
2. Alignez-vous sur les objectifs stratégiques : assurez-vous que l'horizon choisi soutient les objectifs plus larges de votre entreprise, tels que les initiatives de croissance ou les efforts de réduction des coûts.

Étape 2 : collectez des données historiques

La précision des prévisions dépend de la compréhension des performances passées. Les données historiques constituent la base pour identifier les tendances, la saisonnalité et les schémas qui influencent les résultats futurs. Voici comment aborder cette étape de manière efficace :

1. Collectez des ensembles de données clés : les données sur les revenus et les dépenses, les indicateurs opérationnels (comme les volumes de production ou les chiffres de ventes), ainsi que les facteurs externes tels que les tendances du marché ou les indicateurs économiques.
2. Normalisez les données : nettoyez vos données pour éliminer les anomalies telles que les dépenses ponctuelles ou les événements de vente aberrants. Cela garantit que les prévisions ne soient pas biaisées par des événements passés inhabituels.
3. Utilisez les moyennes historiques : identifiez les tendances d'une année sur l'autre, les fluctuations saisonnières ou les pics et creux récurrents dans les performances. Par exemple, si votre entreprise fonctionne par abonnement, analysez les variations des taux de renouvellement tout au long de l'année.
4. Tirez parti de Workday : importez les données historiques dans Workday Adaptive Planning pour générer rapidement des références et automatiser l'analyse des tendances.

En analysant les données historiques de manière exhaustive, vous créerez une base solide pour vos prévisions.

Étape 3 : concentrez-vous sur les inducteurs clés

Plutôt que d'établir des prévisions pour chaque poste, concentrez-vous sur les inducteurs clés qui ont le plus d'impact sur les performances. La planification basée sur les inducteurs simplifie les prévisions et garantit que les projections sont alignées sur les facteurs les plus importants.

Étapes de l'identification des inducteurs clés :

1. Comprenez votre business model : pour une entreprise SaaS, les taux d'acquisition de clients et de désabonnement peuvent être essentiels, tandis qu'une entreprise de retail pourrait donner la priorité à la rotation des stocks et aux tendances saisonnières des ventes.
2. Priorisez les indicateurs qui influent sur les revenus ou les coûts : concentrez-vous sur des métriques telles que les volumes de vente, le nombre d'employés, les coûts de main-d'œuvre et les dépenses d'exploitation liées à la production ou à la prestation.
3. Collaborez entre les services : impliquez les chefs d'équipe des fonctions Finance, Opérations et Ventes pour identifier les variables qui, selon eux, ont le plus d'influence sur les résultats.

Ce que Workday vous apporte :
Workday Adaptive Planning vous permet de créer des modèles basés sur des inducteurs en reliant les entrants (comme le volume des ventes) aux extrants (tels que les revenus ou les coûts de production). Cela permet aux prévisions de s'ajuster automatiquement lorsque les inducteurs évoluent, ce qui fait gagner du temps et garantit leur précision.

Étape 4 : utilisez des modèles basés sur des inducteurs

Les modèles basés sur des inducteurs sont la marque d'un rolling forecast efficace. Ces modèles se concentrent sur des variables à fort impact et ajustent automatiquement les métriques associées lorsque les paramètres principaux évoluent. Workday Adaptive Planning simplifie l'élaboration et la gestion de ces modèles.

Étapes de la création de modèles basés sur des inducteurs :

1. Définissez les relations entre les métriques : par exemple, reliez le volume des ventes aux revenus, au coût des marchandises vendues et aux dépenses marketing.
2. Incorporez des hypothèses : définissez des hypothèses pour des variables telles que les taux de croissance, les changements de tarification ou les conditions du marché. Par exemple, supposez une augmentation de 5 % des coûts des matières premières et modélisez son impact sur les charges globales.
3. Testez la sensibilité : analysez la manière dont l'évolution d'un inducteur (comme les coûts d'acquisition des clients) affecte les prévisions globales.

Fonctionnalités Workday à utiliser :

• Modèles prédéfinis : commencez par des modèles conçus pour votre secteur d'activité ou personnalisez vos propres modèles.

• Automatisation : une fois les relations entre les inducteurs définies, Workday met automatiquement à jour toutes les métriques dépendantes, ce qui permet de gagner du temps et de garantir la cohérence.

• Modélisation de scénarios : élaborez plusieurs scénarios basés sur les inducteurs afin de vous préparer à la meilleure, à la pire et à la plus probable des éventualités.

La modélisation basée sur les inducteurs déplace le centre d'attention des postes individuels vers les dynamiques globales qui animent votre entreprise, offrant ainsi des prévisions plus agiles et réactives.

Étape 5 : effectuez des mises à jour régulières

Le rolling forecast n'est efficace que s'il est actualisé. Cela nécessite des mises à jour régulières pour garantir que vos prévisions intègrent les données les plus récentes et reflètent les réalités actuelles de l'entreprise.

Étapes pour des mises à jour régulières :

1. Établissez un calendrier : la plupart des entreprises mettent à jour leur rolling forecast chaque mois ou chaque trimestre. Choisissez une fréquence qui concilie la précision et la marge de manœuvre opérationnelle.
2. Rationalisez la collecte des données : utilisez les fonctionnalités d'intégration de Workday pour extraire automatiquement les données des systèmes opérationnels et financiers, éliminant ainsi la saisie manuelle.
3. Intégrez les acteurs impliqués dans le processus : planifiez des réunions avec les responsables de service pour valider les hypothèses et mettre à jour les données.
4. Analysez les écarts : comparez les prévisions aux performances réelles de la période précédente. Identifiez les domaines où les hypothèses doivent être ajustées et affinez le modèle en conséquence.

Utilisation de Workday pour les mises à jour :
Workday Adaptive Planning automatise le processus de mise à jour, garantissant ainsi l'actualisation des prévisions avec des données en temps réel. Grâce à des tableaux de bord personnalisables, les acteurs impliqués peuvent facilement consulter les projections mises à jour et évaluer leurs implications.

Étape 6 : communiquez et agissez à partir des informations clés

Une fois le rolling forecast mis à jour, il est essentiel de s'assurer que les insights sont partagés et suivis d'effet dans l'ensemble de l'entreprise. Cette étape permet de transformer les chiffres en stratégies exploitables qui orientent la prise de décision.

1. Utilisez des tableaux de bord pour plus de clarté : les tableaux de bord Workday permettent de présenter des données complexes de manière visuellement intuitive, facilitant ainsi leur compréhension par les acteurs impliqués sans compétences particulières en gestion financière.
2. Adaptez les rapports à différents publics : fournissez aux cadres des résumés de haut niveau et aux responsables de service des ventilations plus détaillées.
3. Encouragez la responsabilisation : attribuez des actions basées sur les insights prévisionnels, en veillant à ce que les équipes assument leur rôle dans l'atteinte des objectifs.

En communiquant les prévisions de manière efficace, vous pouvez veiller à ce qu'elles orientent les décisions stratégiques et les ajustements opérationnels.

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