Comment le directeur financier peut prendre le contrôle du traitement des transactions ?
Voici une question intéressante à poser aux responsables financiers : le traitement des transactions constitue-t-il un élément clé de la transformation de la direction financière ?
Si je me rappelle les centaines, voire les milliers, de conversations que j’ai eues sur la transformation de la direction financière au cours des quelque 10 dernières années, presque toutes ont abordé ne serait-ce que brièvement l'évolution vers un rôle stratégique, en développant ou en améliorant la capacité à fournir une meilleure visibilité.
Pourtant, dans mon premier article de cette série, j’ai expliqué comment cette transformation ne nécessitait pas simplement de nouveaux outils de reporting et une nouvelle stratégie, mais exigeait de changer d’état d’esprit et de complètement repenser la technologie. Mais pour arriver à seulement changer d’état d’esprit, beaucoup de choses doivent déjà être revues au niveau des transactions.
À propos d’une récente étude réalisée auprès de 46 000 membres du FSN, son directeur général, Gary Simon, déclarait : « Plus de 20 ans après la première apparition des systèmes ERP sur le marché, plus de la moitié des directeurs financiers considèrent que le traitement des transactions leur prend trop de temps ».
Ce n’est pas étonnant lorsque l’on sait qu’en moyenne, le traitement des transactions absorbe à lui seul jusqu’à 50 % de toutes les ressources des services financiers. Si l’on ajoute à cela que les transactions incorrectes prennent 80 % de temps en plus à traiter que celles qui ont été traitées correctement la première fois, on comprend mieux que le traitement des transactions constitue l’un des principaux obstacles à la transformation de la fonction Finance et l’objectif ultime d'une collaboration plus efficace au sein de l’entreprise.
Cette augmentation de la charge de travail est due en grande partie à l’inadéquation des modèles de transaction traditionnels pour capturer les données nécessaires à la réalisation des objectifs de reporting et d’analyse des entreprises d’aujourd’hui. Dans les systèmes traditionnels, les transactions sont en effet conçues pour reproduire et automatiser la double saisie manuelle que l’on utilisait à une époque où les écritures comptables étaient plus simples. Ces systèmes agrègent les données des comptes auxiliaires, avec les débits à gauche et les crédits à droite, ce qui était parfaitement adapté aux exigences des principes comptables et des normes IFRS, mais ne répond en rien à la question du « pourquoi » que se posent aujourd’hui les entreprises pour améliorer leur visibilité financière. Voici quelques-uns des principaux problèmes que présentent ces systèmes.
La complexité : les dimensions liées au plan comptable et au bloc de code limité des systèmes de gestion financière traditionnels s’avèrent peu efficaces pour créer des rapports sur le contexte opérationnel. La création de rapports sur des éléments tels qu’un client, un produit, un canal, une région, un secteur, un projet, une campagne marketing et tout ce qui n’est pas pertinent en vertu des principes comptables et des normes IFRS exige soit d’étendre le nombre de comptes, soit d'ajouter un champ spécifique. Tout cela se traduit par encore plus de complexité pour les équipes financières.
Un client m’a un jour confié qu’avec son système traditionnel, des centaines de milliers de combinaisons de code généraient plus de 2 000 erreurs sur les entrées de transaction à chaque fois qu’ils saisissaient leurs données de clôture d’exercice. Dans les systèmes traditionnels, le nombre plus élevé de comptes se traduit par davantage de rapprochements et donc plus d’efforts.
Le traitement des transactions constitue l’un des principaux obstacles à la transformation de la fonction finance et à l’objectif ultime de développement d'une collaboration plus efficace au sein de l’entreprise.
Des responsabilités inadaptées : imaginez que vous souhaitiez effectuer le suivi des coûts par projet. Dans un système traditionnel, deux choix s’offrent à vous. Soit vous demandez aux équipes opérationnelles de saisir les numéros de compte, soit vous demandez aux comptables de saisir les informations qui concernent les projets. Il s’agit là de tâches que personne ne maîtrise vraiment, ce qui se traduit par une gestion inefficace des transactions à cause du temps perdu d’un côté à organiser des réunions ou échanger des e-mails, ou de l’autre à déclasser de nombreuses écritures initialement passées sous « autre dépense » ou « autre activité ».
L’analyse manuelle des transactions : les nouvelles règles comptables nécessitent davantage de contexte pour analyser proprement les transactions conformément aux principes comptables et aux normes IFRS. Par exemple, l’analyse des événements de revenus afin de déterminer la comptabilité appropriée pour une vente en vertu de la norme IFRS 15 nécessite beaucoup plus de contexte qu’une simple écriture débit/crédit.
Le routage et l’approbation manuels des transactions ou les processus automatisés fournissant des données contextuelles limitées génèrent une perte importante d’efficacité en matière de traitement des transactions. Par exemple, comment approuver une facture d’achat si les seules données disponibles sont la date, le montant et le numéro de facture ?
Donc à moins que votre système n’intègre la gouvernance au niveau des transactions et ne soit conçu pour saisir le contexte à la même étape (ce qui est le but de l’architecture de codage des transactions Workday à base de Worktags) vous commencerez votre projet de transformation avec une main attachée derrière le dos.
Si le service financier doit réaliser son objectif de devenir un partenaire plus stratégique, le traitement efficace des transactions doit constituer la pierre angulaire de la transformation. Workday permet aux services financiers d’élargir et d'enrichir les données enregistrées avec chaque transaction et de réduire les ressources qu’ils doivent allouer à leur traitement, jetant ainsi les bases d’une transformation réussie.
Lisez la troisième partie de la série d’articles publiés par Mark Nittler, « Le rôle de la gouvernance, de la conformité et du contrôle dans la transformation financière ».
Cette parole d'expert, écrite par Mark Nittler, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.