Dans l'enseignement supérieur, les résultats sont importants, tant pour les étudiants que pour les universités. Les professeurs et les étudiants les plus talentueux recherchent les établissements les mieux classés, en particulier ceux qui figurent sur la prestigieuse liste de classification Carnegie R1. Bien que Washington State University (WSU) soit déjà classée parmi les 130 établissements R1, elle souhaitait que son campus de Pullman figure parmi les 25 premiers afin de multiplier ses chances de résoudre les défis les plus difficiles au monde. Mais cela constituait déjà un défi en soi.
C'est le niveau de vision stratégique et de réactivité dont nous avons besoin pour faire partie des 25 premières universités de recherche.
Chief Financial Officer
L'heure d'une nouvelle solution a sonné
Chaque année, WSU investissait déjà des centaines de millions de dollars dans la recherche. Elle a dû se pencher sérieusement sur les changements susceptibles de renforcer l'efficacité, d'attirer les meilleurs talents et de combler un déficit budgétaire de 30 millions de dollars. Le service financier a pointé du doigt l'évidence : la prise en charge des workflows administratifs par un système central vieux de 40 ans. « Le risque était trop important, déclare Stacy Pearson, Chief Financial Officer de WSU. Les rapports financiers n'étaient pas complets et étaient gérés par des services distincts. Il était difficile d'attirer de nouveaux employés administratifs parce qu'ils n'identifiaient pas de parcours professionnel dans une institution qui utilisait un système central. Et la seule personne qui savait comment remettre le vieux système en marche lorsqu'il tombait en panne était sur le point de prendre sa retraite. Nous avions besoin d'une solution de niveau R1 pour permettre à notre université de passer à une stratégie de recherche moderne, d'établir et de gérer un nouveau modèle budgétaire, et de devenir une référence en matière de planification et de processus de gestion agiles. »
Nous voulions faire partie de la communauté « connectée » ! Les personnes qui viennent passer un entretien [...] savent qu'elles peuvent utiliser les outils et les workflows qu'elles découvrent ici dans n'importe quel secteur.
Chief Financial Officer
Un programme moderne pour réussir
WSU a décidé de baser son organisation administrative sur un système Workday unifié. Son déploiement en deux phases a débuté avec Workday Financial Management et Workday Human Capital Management (HCM), suivis de Workday Payroll, Workday Recruiting et Workday Time and Absence. « Il s'agissait d'un projet ambitieux, et je dois avoir pris quelques cheveux blancs, mais nous l'avons mis en œuvre dans les temps et dans le respect du budget en nous appuyant sur Workday et sur les conseils de leurs autres clients du milieu universitaire, explique Stacy Pearson. Pour favoriser l'adhésion de tous à cette refonte complète d'un système vieux de 40 ans, nous avons également établi des plans de gestion du changement, de communication et de formation. Ainsi, au lieu d'attendre les critiques prévisibles, nous avons passé beaucoup de temps à impliquer les parties prenantes des services, le corps enseignant et le personnel pour susciter les transformations de culture nécessaires et de résoudre immédiatement toute plainte ou préoccupation. Bien évidemment, ces critiques ont été formulées, mais nous avons organisé des séances d'écoute et nous nous sommes efforcés de régler les problèmes et d'être aussi réactifs que possible. »
L'infrastructure de base que nous avons mise en place avec notre système Workday est indispensable à la conduite de nos initiatives de planification stratégique.
Chief Financial Officer
Des informations clés de niveau R1 et en temps réel, 100 % plus rapides
Aujourd'hui, au lieu d'utiliser des processus papier et des applications centralisées fastidieuses, le personnel, les professeurs et les étudiants de WSU gèrent les tâches Finance et RH en utilisant des workflows automatisés dans Workday. Et au lieu d'attendre 30 jours pour disposer de rapports statiques, le personnel bénéficie d'informations exploitables en temps réel et à la demande sur les finances et les RH, notamment en ce qui concerne les budgets et les coûts effectifs pour l'ensemble du système WSU. « C'est le niveau de vision stratégique et de réactivité dont nous avons besoin pour faire partie des 25 premières universités de recherche, ajoute Stacy Pearson. L'amélioration de l'accès aux données et de l'efficacité permet à nos collaborateurs de générer davantage de valeur ajoutée. Les informations clés recueillies ont également permis d'élaborer un plan sur trois ans qui va nous permettre de combler notre déficit opérationnel. »
Mobilité, attractivité et fidélisation
Le personnel, le corps enseignant et les étudiants peuvent désormais gérer leurs workflows Finance, RH et Paie partout et à tout moment. Cette mobilité accrue a été particulièrement utile pendant la pandémie de COVID-19. Non seulement elle a favorisé la collaboration entre les 5 campus, les 4 centres de recherche et les 40 antennes locales WSU, mais elle a également permis à celle-ci de répondre plus efficacement aux besoins de ses services et de ses collaborateurs. « Il faut le reconnaître, même avant la pandémie, le personnel était mobile, précise Stacy Pearson. L'utilisation de processus digitaux qui confèrent à chacun la flexibilité de travailler de manière différente est utile. D'autres universités et l'État de Washington comptent sur nous pour leur montrer la marche à suivre. »
« L'adoption de workflows modernes a éliminé les situations de frustration et instauré une culture plus positive où les étudiants, le corps enseignant et le personnel sont enthousiastes à l'idée de ce qui est possible. Nous voulions faire partie de la communauté “connectée” ! affirme Stacy Pearson. Les personnes qui viennent passer un entretien pensent que c'est vraiment formidable que nous utilisions Workday. Elles savent qu'elles peuvent utiliser les outils et les workflows qu'elles découvrent ici dans n'importe quel secteur. »
Une base flexible pour se concentrer sur l'avenir
Pour exploiter pleinement le potentiel de toutes ses ressources, WSU étend son utilisation de Workday, et rend ses stratégies de conduite du changement, de communication et de formation opérationnelles pour mener à bien les projets futurs. « Nous ne nous contentons pas de dire : Bravo, nous avons atteint notre objectif, conclut Stacy Pearson. L'infrastructure de base que nous avons mise en place avec notre système Workday est indispensable à la conduite de nos initiatives de planification stratégique. Nous pouvons déterminer comment réduire notre déficit budgétaire, améliorer notre classement R1 et accroître les possibilités d'apprentissage afin que WSU puisse continuer à attirer et à former la prochaine génération de leaders et de spécialistes en résolution de problèmes. »