L'Armée du Salut australienne gère son processus « de l'embauche à la retraite »

Avec un seul système RH, The Salvation Army Australia a normalisé son processus « de l'embauche à la retraite », et a pu gérer différents types de collaborateurs.

Réduction de la charge administrative par la suppression des processus manuels

Meilleure compréhension du parcours de vie des collaborateurs

Réduction des risques organisationnels

Donner aux dirigeants les moyens de faire des choix fondés sur des données probantes

Au cours de ses 100 premières années en Australie, The Salvation Army (TSA) a fonctionné en deux territoires distincts. Mais, en décembre 2018, les deux territoires ont fusionné pour devenir une seule organisation nationale comptant plus de 112 000 officiers (ministres ordonnés), salariés et bénévoles.

En planifiant cette transformation, TSA s'est rendu compte qu'elle disposait de 26 systèmes différents pour administrer ses divers processus concernant le personnel et qu'il n'existait donc pas de source unique de données. L'organisation devait regrouper ses 112 000 membres dans un seul système et faire les choses « d'une seule façon ».

TSA voulait un seul moyen de gérer son personnel, d'introduire des processus et des politiques nationaux en utilisant une technologie basée sur le Cloud, avec une seule équipe nationale des RH pour gérer le personnel. L'objectif était de normaliser et d'automatiser ses processus manuels et papier en cours, en allégeant l'administration, afin que les collaborateurs puissent se concentrer davantage sur leur mission.

Pour trouver la bonne solution technologique, TSA a fait appel à un consultant HCM (Human Capital Management) pour définir les besoins de l'entreprise, évaluer le marché à l'aide du Magic Quadrant Gartner des solutions Cloud HCM et élaborer l'analyse de rentabilité.

L'une des choses que nous avons vraiment appréciées, c'est de constater que les enquêtes annuelles de satisfaction des clients atteignaient régulièrement 98 %. Il était également clair qu'il s'agissait d'une entreprise qui reflétait nos valeurs.

HR Transformation Manager, The Salvation Army

Pourquoi choisir Workday ?

TSA était à la recherche d'un système robuste et évolutif capable de gérer l'ensemble du processus « de l'embauche à la retraite », tout en étant capable de gérer ses différents types de collaborateurs. L'organisation avait besoin d'un système capable de gérer les besoins de ses officiers, qui changent de poste tous les trois à cinq ans. Le processus implique une administration complexe des RH, notamment en ce qui concerne la mobilité, la planification des carrières, la planification de la succession et la réinstallation de la famille. Catherine Valsinger, HR Transformation Manager, a rédigé des scripts de démonstration détaillés afin que les fournisseurs puissent montrer comment ce processus unique fonctionnerait dans leur environnement.

« Lorsque nous avons évalué Workday, nos utilisateurs ont adoré la toute nouvelle expérience utilisateur final, explique Catherine. Ils ont aimé l'ambiance du produit, la flexibilité du système et la puissance d'une source d'information unique. Plus important encore, ils ont apprécié sa capacité à évoluer avec nous au fur et à mesure de l'introduction de nouveaux processus tels que la gestion des talents. »

Malgré cela, faire passer l'analyse de rentabilité a été un véritable défi. « En fin de compte, ce qui a permis de passer le cap, c'est la capacité de Workday à gérer les contrôles de conformité pour nos collaborateurs, car TSA doit s'assurer que son personnel respecte les principes de protection des enfants. La gestion du travail avec les enfants et des contrôles de police était une tâche manuelle hautement administrative. Le confort de disposer d'un tableau de bord actualisé indiquant qui travaille avec les enfants et quand leurs contrôles ont été validés a été un atout majeur », explique Catherine.

Résultats

Cinq mois seulement après sa mise en service, TSA a déjà constaté les premiers avantages de l'utilisation de son système RH unique, basé sur le Cloud, à l'échelle nationale. TSA a engagé un officier à l'évaluation des avantages pour suivre les 88 avantages mesurables identifiés dans l'analyse de rentabilité de la Phase 1. Au cours des quatre premiers mois, 22 de ces avantages ont été réalisés, le reste étant attendu avant octobre 2020.

  • Réduction significative de la charge administrative après la suppression des processus manuels et des systèmes disparates

  • Le personnel peut se concentrer sur les activités à valeur ajoutée et sur la mission de l'organisation

  • Réduction des risques organisationnels

  • Meilleur reporting aidant les dirigeants et les responsables à prendre des décisions fondées sur des données probantes

  • Amélioration de la capacité à gérer et à comprendre le parcours de vie des collaborateurs

Contrôle automatisé de la conformité

Pour prendre en charge la vérification de la conformité, Workday a construit une intégration avec « fit2work », une solution de vérification de la conformité tierce qui permet à la TSA de vérifier rapidement et facilement les titres et les qualifications des candidats.

Contrairement à l'ancien processus manuel, qui nécessitait d'interminables allers-retours entre le personnel et les candidats, le système envoie désormais automatiquement aux candidats un lien pour effectuer un contrôle de police, les résultats revenant automatiquement à TSA.

« Avec 112 000 collaborateurs, il faut déployer des efforts considérables pour maintenir manuellement à jour les contrôles de police nationaux et internationaux, ou pour organiser et suivre les contrôles relatifs au travail avec les enfants lorsqu'une personne est amenée à jouer un rôle auprès des enfants, » explique Catherine.

Toutes ces démarches sont désormais possibles et faciles grâce à Workday. L'efficacité accrue et l'amélioration de la gestion des risques sont parmi les plus grands avantages que nous avons constatés jusqu'à présent.

HR Transformation Manager, The Salvation Army

Suivi, contrôle et gestion des demandes de remboursement de frais médicaux.

Dans le cadre d'un forfait unique de rémunération pour ses officiers, TSA prend en charge leurs frais médicaux et ceux de leurs familles. TSA utilise désormais le module de dépenses de Workday pour suivre, contrôler et rembourser automatiquement les demandes de remboursement de frais médicaux. 

« Avant, tout était fait manuellement, se souvient Catherine. Maintenant, nous le faisons par le biais de Workday, et c'est fabuleux. Les officiers apprécient beaucoup. Ils sont passés d'une procédure manuelle vraiment ridicule et dépassée à une demande de remboursement de frais médicaux sur leur téléphone avec un remboursement en un jour. C'est un énorme succès. »

Améliorer la visibilité des risques

Workday attribuant le contrôle aux responsables, sa mise en œuvre a fait apparaître de nombreux cas où des responsables avaient délégué des autorisations à des assistants administratifs ou prenaient des décisions en dehors du cadre des budgets approuvés.

La mise en œuvre a également mis en évidence les solutions de contournement utilisées dans les systèmes manuels ; par exemple, les gens ne remplissaient pas correctement les formulaires et laissaient aux coordinateurs le soin de corriger les erreurs lors de la saisie manuelle des données.

« Les gens avaient l'habitude de contourner le système en permanence par des moyens manuels ou détournés. Mais maintenant, la conformité est intégrée au système, explique Catherine. Nous ne savions rien de tout cela jusqu'à ce que nous mettions le système en ligne et que tout d'un coup, tout soit exposé - toutes ces choses sur lesquelles nous n'avions aucune visibilité auparavant. Workday a également mis en évidence des éléments flagrants qui étaient erronés dans nos données depuis des années. »

Un outil puissant d'analyse des données en cas de crise

En termes pratiques, Workday a permis à TSA de faire face à la pandémie de COVID-19 :

  • Identification des collaborateurs de plus de 65 ans en contact direct avec le public pour les affecter à d'autres fonctions.

  • Détermination du nombre de travailleurs occasionnels ayant plus de 12 mois d'ancienneté pour comprendre l'éligibilité aux paiements JobKeeper.

  • Ajout de nouvelles allocations pour gérer la distribution des paiements du gouvernement. 

  • Ajout de l'examen du vivier de redéploiement dans les processus de recrutement.

Au cours des prochaines années, Workday et The Salvation Army vont se développer ensemble. Jusqu'à présent, le partenariat avec Workday s'est avéré merveilleux, et nous sommes impatients de le voir se poursuivre.

HR Transformation Manager, The Salvation Army


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