Texas A&M University System est l'un des 6 systèmes d'enseignement supérieur de l'État, avec plus de 48 000 salariés et 152 000 étudiants répartis dans 20 institutions indépendantes. Basé à College Station, au Texas, le système de recherche public est composé de 11 universités, de 7 agences d'État, d'un bureau du système et d'une faculté de droit, chacun ayant ses propres services de direction financière, de direction des ressources humaines, de paie et de ressources humaines.
Texas A&M System subissait la pression de l'État pour mettre à jour sa technologie. Mark Stone, CIO de Texas A&M System, explique : « Le législateur a fait pression pour que toutes les entités du secteur public de l'État du Texas passent, d'abord et avant tout, des solutions sur site aux solutions dans le Cloud, des solutions maison aux solutions gérées par un tiers. Toutes les réglementations récentes, au cours des quatre dernières années, ont dit que nous devions considérer le Cloud en premier lieu. »
Texas A&M System ne pouvait pas se permettre de s'en tenir à long terme à ses systèmes de paie et de RH existants, tant du point de vue de la technologie que des ressources. D'importants composants des systèmes traditionnels étaient basés sur l'ordinateur central et construits sur un code vieux de 35 ans. Non seulement cette situation exposait l'entreprise à des risques, mais il devenait de plus en plus difficile de trouver des personnes ayant les compétences ou l'envie de coder ses anciennes applications.
Des systèmes fragmentés à une expérience unique
Texas A&M System avait besoin d'un système de paie souple. Chaque fois qu'un salarié était muté dans un État ou une autorité fiscale locale qui n'était pas pris en charge auparavant, le système de calcul de la paie (un programme COBOL de 35 000 lignes) devait être ouvert et modifié. « Cela nous exposait à des risques énormes, reconnaît Mark Stone. Avec Workday, les règles fiscales sont mises à jour pour nous, et le Texas A&M System n'a rien à faire. » De même, l'ajout d'un nouveau type de retenue dans l'ancien système de paie nécessitait un important effort de recodage. « Avec Workday, c'est juste de la configuration et de l'installation. »
Texas A&M System n'était pas seulement confronté au fardeau de systèmes vieillissants et hautement personnalisés ; il manquait de ressources pour maintenir leur fonctionnalité. Mark Schulz, architecte IT d'entreprise de Texas A&M System commente la situation : « Les compétences requises pour prendre en charge ce système traditionnel de paie disparaissent sur le marché et de nombreux membres de notre personnel approchent de la retraite. Nous pensions que, très bientôt, nous ne serions plus en mesure d'acquérir les ressources, ou que le coût d'acquisition des ressources pourrait augmenter de 20, 50, 100 % voire de 200 %. »
Pourquoi choisir Workday ?
Texas A&M System a rapidement compris que Workday offrait la normalisation, la flexibilité et la facilité d'utilisation dont il avait besoin. Comme l'explique Mark Schulz, « des pressions ont été exercées pour que nous passions à un système commun de gestion des RH, et cela n'avait aucun sens si nous ne mettions pas en place un système de gestion de la Paie. » Avec un seul système pour les fonctions RH et Paie, Workday aide le Texas A&M System à réduire les entrées manuelles et à obtenir une perspective globale de ses activités pour une meilleure prise de décision. Et comme Workday est un véritable système Cloud, Texas A&M System peut satisfaire aux exigences de l'État et libérer ses ressources IT de la maintenance des serveurs et des mises à jour manuelles.
Mais les énormes avancées technologiques ne sont pas la seule raison pour laquelle Texas A&M System a été attiré par Workday. L'entreprise a également reconnu que Workday s'engage à comprendre les défis spécifiques de l'enseignement supérieur et s'associe à des institutions de premier plan pour améliorer les processus utilisés par les éducateurs du monde entier. « Il existe un groupe d'utilisateurs de l'enseignement supérieur qui se réunit une fois par mois, ce qui nous a permis d'entrer en contact avec d'autres membres qui vivent des situations similaires. Nous n'avions pas du tout cette possibilité avec notre système précédent, donc ce réseau a été important pour nous, et il nous permet d'améliorer nos processus, » explique Brad Blair, HCM Project Manager chez Texas A&M System.
Un système plus simple, plus rapide et mobile
Texas A&M System a achevé le déploiement de Workday dans les délais et sans dépassement de budget, et a mis en service les 20 membres du système en même temps et dans un seul endroit. Tous les membres peuvent désormais travailler de la même manière et rationaliser les processus tout en conservant la liberté de fonctionner de manière autonome. Le résultat : une meilleure visibilité des données RH, une efficacité opérationnelle accrue et un accès aux informations clés partout et à tout moment.
« Le simple fait de pouvoir regrouper 50 000 employés, 20 membres, dans un seul et même endroit fait une énorme différence dans notre mode de fonctionnement, » se félicite Mark Schulz.
Et grâce à Workday Payroll, Texas A&M System a pu accélérer considérablement son processus de paie. Brad Blair explique : « Au cours des deux premières semaines d'exécution de la paie pour nous, cela prenait 10 à 12 heures. Maintenant, nous avons un calendrier de paiement à la fois bihebdomadaire et mensuel et nous l'exécutons en moins de trois heures. »
Les capacités mobiles ont également changé la donne pour l'entreprise. « Le mobile est une fonctionnalité sur laquelle nous avons reçu beaucoup de commentaires positifs, nous ne l'avions pas avant Workday, » raconte Mark Schulz. Texas A&M System a toujours eu du mal à faire approuver les temps par les responsables, mais la situation s'est complètement améliorée depuis qu'ils peuvent le faire à partir d'un appareil mobile. L'interface intuitive et mobile a également été très appréciée des salariés qui utilisent principalement Workday pour effectuer des tâches de base, comme la mise à jour d'adresses. Selon Mark Stone, « ces utilisateurs se sont adaptés à cette situation comme des poissons dans l'eau. C'est facile, c'est intuitif pour les utilisateurs ; ils aiment l'application mobile ».
Enfin, l'équipe IT de Texas A&M System n'est pas accaparée par les mises à niveau des systèmes et peut consacrer son temps à des projets à plus fort impact. Elle n'a plus à prendre de décisions concernant l'achat de matériel, ni à décider de la mise à jour ou non des logiciels. Il s'agissait de devenir moins dépendante des ressources internes, ce qui constituait un objectif stratégique majeur. Cela a permis à Texas A&M System de consacrer un pourcentage plus important de son argent et de ses ressources à des projets qui comptent vraiment, comme les initiatives de cybersécurité, pour protéger ses précieuses données.
Bien que tout ceci ait été un grand changement et un succès encore plus grand pour l'entreprise, ce n'est qu'un début. Mark Schulz confirme : « Nous l'avons fait avec la paie, nous l'avons fait avec les RH, et maintenant nous traçons notre route vers la Finance. »
