Il peut être difficile de connecter le personnel sur un même système : celui-ci doit être accessible par tous et facile à utiliser. Ce même système doit également aider le service RH à gérer les processus et toutes les données relatives au personnel. Cela peut s'avérer difficile pour de nombreuses entreprises face à l'ampleur du travail à accomplir, et encore plus problématique lorsque l'entreprise a besoin d'un système accessible sur appareil mobile.
Tel était le principal défi RH de la compagnie aérienne Scoot, basée à Singapour, selon Theresa Tan, Vice President, Human Resources.
« La plupart de nos collaborateurs ne viennent même pas au bureau une fois par mois. Compte tenu des horaires de travail irréguliers du personnel navigant, le défi pour nous était de trouver un système qui stimulerait leur engagement et leur permettrait d'accéder aux processus d'entreprise nécessaires, tels que des applications de gestion des absences. Contrairement à la plupart des entreprises, les systèmes traditionnels ne sont pas adaptés à notre business model », explique Theresa Tan.
Et les défis augmentent à mesure que l'entreprise évolue. Keith Ng, Head of People Operations and IR, Human Resources, de chez Scoot, précise : « Nous n'avions pas seulement besoin d'un système RH. Nous avions besoin d'une solution suffisamment souple pour s'adapter à notre croissance et à l'évolution de nos processus de gestion, ainsi qu'aux défis qui en découlent. »
L'automatisation est un domaine dans lequel nous essayons toujours de nous améliorer. Et Workday nous aide en cela en mettant à jour leurs applications tous les six mois avec de nouvelles fonctionnalités pour encore plus d’avantages.
Head of People Operations - Asie-Pacifique
La recherche d'un système RH pérenne
Créée par Singapore Airlines en 2011, Scoot est la filiale low-cost de la compagnie aérienne pour les liaisons moyen et long courrier. Fondée à Singapour avec moins de 1 000 collaborateurs, elle en compte aujourd'hui près de 2 200, répartis sur 6 sites dans la région Asie-Pacifique.
En tant que start-up, la compagnie ne disposait pas d'un système traditionnel ; elle utilisait un système plutôt simple, davantage destiné à la Finance qu'aux RH, qui lui permettait uniquement de stocker des données sur les salariés et des informations RH de base. « Beaucoup d'autres processus, tels que les évaluations des performances ou des talents, devaient encore être effectués manuellement au moyen de feuilles de calcul Excel », explique Keith Ng.
La croissance constante de l'entreprise et du nombre de salariés a conduit Scoot à rechercher un autre système plus viable. Le self-service et la digitalisation étaient en tête de ses priorités pour permettre au personnel de trouver des informations, de demander des congés ou de gérer ses propres demandes de remboursement de frais sans passer par un tiers, le tout en un clic.
« Pour nous, l'autonomisation est très importante. C'est pourquoi nous voulions un système doté du self-service, explique Theresa Tan. Il est difficile de communiquer directement avec un personnel mobile, donc notre priorité était de lui donner facilement accès à l’ensemble des informations et des processus. »
Keith Ng ajoute : « Le passage au digital nous libère des processus de gestion des actifs ; quel que soit le système que nous utilisons, il doit être basé sur le Cloud. Le personnel peut alors accéder à l'interface et aux informations depuis pratiquement n'importe où, tout en bénéficiant d'un niveau de sécurité élevé. »
Un choix judicieux pour l'entreprise
Après presque deux mois de recherche, l'équipe de Scoot a finalement opté pour le système Workday en 2013 et ne l'a jamais regretté.
« Nous avons rencontré de nombreux fournisseurs dans notre recherche d’un système unique, explique Theresa Tan. Certains des principaux concurrents de Workday présentaient des avantages significatifs en termes de coûts. Mais ce qui a fait la différence pour nous, c'est la spécificité de nos processus de gestion et de nos besoins par rapport à la plupart des entreprises, ainsi que le coût des personnalisations proposées par Workday qui nous auraient coûté beaucoup plus cher ailleurs. »
À fonctions multiples, avantages multiples
Une fois la barrière de la personnalisation supprimée, Workday s'est avéré être exactement ce dont Scoot avait besoin.
Selon Keith Ng, « Le système Cloud pour les applications de gestion du capital humain répond à nos besoins en matière de self-service et nous offre la souplesse nécessaire pour en gérer les changements. De plus, son niveau élevé de configuration permet aux utilisateurs finaux de manipuler et de modifier les processus selon leurs préférences. »
« Nous pouvons également intégrer de nombreuses fonctionnalités auxquelles nos collaborateurs accèdent par le biais d'une authentification unique. Ils peuvent désormais accéder aux applications de gestion des congés, des absences et de la rémunération dans une seule et même suite, ce qui constitue un avantage majeur pour nous et pour eux. L'adoption de Workday a également permis à nos collaborateurs d'utiliser leur temps de travail de manière plus productive », déclare Keith Ng.
Et les collaborateurs sont satisfaits du système, attestent Keith Ng et Theresa Tan. Les avantages d'un tel système intuitif sont devenus encore plus évidents lors de la fusion de Tiger Airways avec Scoot en 2016.
« Les collaborateurs de Tiger Airways adorent le nouveau système. Ils apprécient l'interface utilisateur et la facilité avec laquelle ils peuvent naviguer dans le système pour trouver des informations », explique Keith Ng.
Mais les collaborateurs ne sont pas les seuls à en profiter, les managers aussi. Workday HCM leur permet de réaliser un reporting en temps réel et de générer eux-mêmes des rapports à l'aide des tableaux de bord du système, ou des analyses pour du reporting prédictif.
Workday Talent Management permet aux managers de simplifier l'ensemble des rapports et des analyses pour les évaluations de performance et les plans de succession. « Avant, je devais faire tout cela dans Excel. Désormais, je peux tout voir sur un seul écran par simple glisser-déposer. C'est ce qui nous a décidé à passer à Workday », explique Keith Ng.
« Selon moi, en tant que professionnelle des RH, il s'agit du meilleur système pour gérer nos talents dans l'entreprise, où que nous nous trouvions dans la région », affirme Theresa Tan.
Un partenariat porteur d'avenir
Le déploiement simultané de Workday HCM et de Workday Expenses a été rapide, avec peu d'interruptions de service. Il n'a pris que trois mois environ. Il s'est déroulé en collaboration avec l'équipe Scoot qui a pu apprendre au cours du processus comment exécuter et gérer le système par la suite.
« Pour des améliorations plus avancées, nous avons toujours besoin de l'aide de Workday, et ils sont très réactifs. Mais pour les modifications mineures ou tout ce qui relève de notre compétence, notre équipe dispose désormais de l'expertise nécessaire pour s'en charger, explique Keith Ng. Nous partageons aussi régulièrement notre feedback sur les performances des applications avec Workday, et sur la manière dont elles pourraient être améliorées pour mieux soutenir nos processus de gestion. »
Workday répond également aux besoins métiers spécifiques de ses clients. Scoot proposait un service FlexiCredit avec des allocations flexibles pour son personnel. Or il n'existait pas d'application permettant d'en assurer le suivi au début du partenariat Scoot-Workday. Malgré tout, Workday a pu combiner Workday Expenses et Workday Compensation pour contourner ses limites.
« L'application Workday Compensation modifiée pour Scoot comporte désormais un élément de rémunération de type remboursement similaire à notre précédente solution FlexiCredit. Workday n'avait rien prévu de tel auparavant, et nous leur sommes reconnaissants de l'effort qu'ils ont fait », explique Theresa Tan.
Workday a également aidé Scoot à maîtriser la fonctionnalité de rémunération au mérite. Ayant manqué certains détails dans les notes de version du système, Scoot a rencontré des problèmes techniques qui l'empêchaient d'octroyer des augmentations de salaire aux employés. L'entreprise a alors fait remonter le problème via les canaux habituels de support client, mais sa résolution risquait d'être longue du fait du décalage horaire avec les sites d'assistance distants.
C'est là qu'est intervenue l'équipe d'assistance Workday dédiée. « Grâce à l'esprit de famille qui règne chez Workday, les gestionnaires de comptes, les consultants et les formateurs se sont impliqués, alors qu'ils n'étaient pas obligés de le faire, explique Theresa Tan. Nous avons pu résoudre ce problème assez rapidement, et les augmentations salariales ont été octroyées à nos employés sans trop de retard. »
Scoot est en train d'ajouter Workday Recruiting à son système. Auparavant, Workday ne disposait pas d'application de type système de suivi des candidatures. Cette fonctionnalité a été ajoutée et peut désormais prendre en charge la complexité des processus de Scoot. Elle permet aux responsables des RH de transférer les données personnelles des candidats potentiels tout au long du processus de recrutement, ce qui simplifie grandement leurs tâches administratives.
« Avec Workday, nous partageons le même état d'esprit et la même vision. Nous avons même récemment discuté de l'éventualité d'ajouter des chatbots et découvert qu'ils étaient en cours d'élaboration. Les chatbots sont encore relativement nouveaux dans le secteur ; nous allons examiner ceux de Workday pour décider si nous pouvons les utiliser bientôt », déclare Keith Ng.
Un partenaire qui grandit avec vous
Pour le prochain exercice financier, Scoot compte sur une dynamique ambitieuse avec Workday, et prévoit que la solution pourra aider le personnel de l'entreprise à gagner en efficacité. « Nous n'avons pas l'intention de réduire le nombre de collaborateurs, mais plutôt de faire en sorte que le système rende le rôle de chacun plus efficace qu'auparavant », précise Theresa Tan.
Les applications Workday évoluent à la vitesse de l'entreprise, ce qui offre de nouvelles possibilités à Scoot. « L'automatisation est un domaine dans lequel nous essayons toujours de nous améliorer, ajoute Keith Ng. C'est un processus continu. Et Workday nous aide en cela en mettant à jour leurs applications tous les six mois avec de nouvelles fonctionnalités pour encore plus d’avantages. »
« Nous apprécions également le côté très réaliste de Workday. Dès le départ, ils nous ont incités à être flexibles, car tous les processus de travail ne peuvent pas forcément être configurés dans le système Workday, explique Theresa Tan. De plus, ils font preuve d'honnêteté en nous disant si leurs applications peuvent répondre ou non à nos exigences. Véritable partenaire, ils ne se contentent pas de vendre leur système comme tel. Ils cherchent constamment à voir comment ils peuvent soutenir la croissance de notre entreprise. »