Le Comté de Pierce, abritant le mont Rainier et le Puget Sound, est un lieu emblématique de l'État de Washington, qui s'étend sur 1 800 km², de la chaîne des Cascades à l'océan Pacifique. Sa beauté naturelle et son économie florissante inspirent la passion des collaborateurs du Comté.
Avec plusieurs entreprises figurant dans le classement Fortune 100, un port majeur du nord-ouest et la plus grande base militaire de la côte ouest des États-Unis, le gouvernement du Comté de Pierce fournit des centaines de services essentiels, allant de la gouvernance, de la sécurité publique et de la justice du Comté, à ses parcs et à son développement économique. Les collaborateurs du Comté ont à cœur de soutenir la communauté locale, de promouvoir une économie forte et de préserver la beauté naturelle de la région.
L'objectif du Comté de Pierce est de fournir des services technologiques gouvernementaux axés sur le consommateur afin d'améliorer la qualité de vie dans le Comté. Ils ont une mission d'excellence technologique, d'efficacité et d'économie.
Le Comté de Pierce s'est donc tourné vers Workday pour rationaliser la manière dont les services de paie, d'avantages sociaux, et de gestion des temps sont fournis.
Nous avons été impressionnés non seulement par les mises à jour programmées, mais aussi par les expériences des autres clients de Workday qui utilisent la même version à jour.
Director of Budget and Finance
Une vision à long terme
Avec plus de 3 000 salariés, le Comté de Pierce a les mêmes besoins et les mêmes défis que toute grande entreprise. En parallèle, les 27 départements du Comté ont tous des objectifs métiers et des besoins en RH très différents.
Auparavant, le Comté exploitait son système RH sur un ancien système centralisé, avec des feuilles de calcul électroniques et des enregistrements manuels sur papier pour la gestion des temps. L'ancien système était très manuel et entraînait souvent une saisie de données redondante et un suivi en double. Les responsables et les directeurs de l'entreprise avaient des difficultés à obtenir des informations en temps réel.
Après une étude de cas, le Comté a déterminé qu'il était plus judicieux de remplacer le système centralisé. Une équipe de projet a documenté les besoins, lancé un appel d'offres et évalué les fournisseurs potentiels. Lors de l'évaluation des systèmes de remplacement, l'équipe a cherché un système qui permettrait de réduire les coûts, d'accroître la productivité, d'améliorer la prestation de services et de réduire la consommation d'énergie et de papier. En bref, le Comté de Pierce avait besoin d'un système conçu pour durer.
« Nous avions un système ancien, explique Larry Gezelius, IT Software Development Manager. Nous avions également l'habitude de conserver nos systèmes pendant un certain temps. En cherchant à remplacer notre système central, nous savions que nous voulions une solution que nous pourrions utiliser pendant encore 15 à 20 ans. »
L'équipe était convaincue de trouver une telle solution dans le système SaaS (Software-as-a-Service) de Workday, qui servirait le Comté pendant de nombreuses années. Workday offre un seul système unifié pour toutes les saisies de données RH, de paie, d'avantages sociaux et de temps. Cette approche permet au Comté de rationaliser ses pratiques, de réduire les intégrations et d'offrir aux collaborateurs et aux gestionnaires des outils en libre-service. En tant que service Cloud, le coût de possession de Workday était nettement inférieur à celui de l'ancien système. « Workday est au début d'une longue tendance technologique, déclare Larry Gezelius. Il y a beaucoup d'autres systèmes qui sont à la fin de leur ère technique, et nous aurions dû changer à nouveau. »
Réaliser des économies, améliorer la productivité
Les précédents processus du Comté de Pierce étaient noyés dans le papier, avec une saisie de données redondante et des systèmes de suivi en double. L'unification de Workday Human Capital Management (HCM), Workday Payroll et Workday Time Tracking donne aux responsables et au personnel un plus grand contrôle et une meilleure visibilité des processus quotidiens. Elle permet au Comté de Pierce de remplacer les cartes de pointage papier par un self-service collaborateur, économisant du temps et du papier.
Le Comté de Pierce estime que Workday lui permettra d'économiser au moins 100 000 USD par an.
Non seulement Workday améliore considérablement la productivité, mais le système élimine également de nombreux coûts généralement associés aux logiciels sur site, notamment les mises à jour, les sauvegardes et l'assistance à la récupération.
« Avec Workday, nous n'avons pas eu à mettre en place l'infrastructure nécessaire au fonctionnement du système, explique Larry Gezelius. Cela aurait nécessité environ trois mois d'efforts juste pour assembler l'environnement avant toute formation, test ou utilisation. »
En choisissant Workday, le Comté a pu éviter les mises à jour coûteuses et fastidieuses de l'ancien système. « Nous avons été impressionnés non seulement par les mises à jour programmées, mais aussi par les expériences des autres clients de Workday qui utilisent la même version à jour », explique Gary Robinson, Director of Budget and Finance.
Les avantages d'une solution unifiée
La solution Workday unifiée offre au Comté de Pierce la flexibilité et le contrôle de la paie et des avantages sociaux. C'est quelque chose que l'ancien système de paie ne pouvait pas offrir.
« Nous sommes constamment impressionnés par l'architecture moderne de Workday Payroll, son interface utilisateur élégante et ses capacités de self-service collaborateur faciles à utiliser, déclare Garry Robinson. Par exemple, Workday permet au Comté de proposer aux collaborateurs une inscription aux avantages sociaux en self-service et que ces déductions se reflètent automatiquement sur les salaires. »
Lorsque le système a été présenté aux salariés des services RH et Finance qui gèrent la paie et les avantages sociaux, le groupe a été impressionné par la façon dont Workday automatise de nombreuses tâches administratives et libère le personnel pour qu'il se concentre sur des tâches plus importantes, comme l'analyse des données.
Lors de la démonstration de Workday Payroll, il y avait une cinquantaine d'utilisateurs dans la salle et tous ont été enthousiasmés par le changement dès qu'ils ont vu l'interface.
Le Comté de Pierce est impatient de tirer parti des capacités d'analyse de Workday. Les rapports issus de ses anciennes solutions n'étaient ni intuitifs ni intégrés. L'avantage des analyses exploitables de Workday était donc évident dès le début de notre processus de sélection. Les utilisateurs sont impatients d'obtenir des rapports détaillés qui leur permettent d'entrer dans le vif du sujet rapidement et sans peine.
La sécurité et la conformité sans tracas
Bien que l'équipe du Comté de Pierce soit à la recherche d'une application moderne, elle a soigneusement examiné les capacités de Workday en matière de sécurité et de conformité. Les collectivités locales ont des exigences strictes en matière de sécurité, et la gestion de documents publics peut être un défi. Workday avait toutes les bonnes réponses.
« Nous avions les inquiétudes habituelles concernant les fournisseurs de Cloud, admet Larry Gezelius. Leurs solutions sont-elles sécurisées ? Seront-ils suffisamment disponibles ? Est-ce que la performance sera au rendez-vous ? Workday avait d'excellentes réponses à toutes ces questions. »
Un meilleur service public
Doug Robinson estime que Workday offre le mélange idéal de standardisation et de configurabilité dont le Comté a besoin. « Nous voulions que nos exigences soient satisfaites, mais sans personnalisation, explique-t-il. Nous voyons vraiment Workday comme l'adoption d'un nouveau processus d'entreprise standard. »
« Nous nous dirigeons vers une plus grande standardisation, mais compte tenu de la diversité des fonctions présentes au sein du gouvernement du Comté, nous savons que nous avons des pratiques différentes de celles des organisations non gouvernementales, détaille Doug Robinson. Workday nous a permis de bénéficier d'une standardisation, mais aussi de la possibilité de la configurer de manière à répondre à nos besoins individuels. »
L'essentiel pour Doug Robinson ? Le public verra les avantages immédiatement, car les salariés du Comté pourront se consacrer aux services essentiels plutôt qu'aux tâches administratives.
Il prévoit que le Comté de Pierce sera beaucoup plus à l'écoute de ses usagers car, grâce à Workday, le personnel dispose désormais de capacités supplémentaires à consacrer à leur service.