NTU Singapore figure parmi les meilleures universités du monde. C'est également la première université de recherche d'Asie. L'un de ses objectifs stratégiques est de favoriser la collaboration interdisciplinaire entre ses facultés, ses écoles et ses centres de recherche. Pour conserver ses excellentes performances, la NTU cherche à recruter certains des plus grands spécialistes du monde dans son corps professoral en offrant une expérience collaborateur exceptionnelle.
L'humain au centre de l'attention
L'exploitation des technologies avancées est essentielle pour concrétiser l'ambition de la NTU qui est de figurer parmi les meilleurs employeurs de Singapour. Dans le but de développer une culture centrée sur l'humain grâce à la technologie, NTU a commencé à remplacer dès 2018 son infrastructure obsolète par une plateforme Cloud moderne, axée sur la mobilité et les données, caractérisée par sa sécurité systématique. La NTU souhaitait une infrastructure intégrée, à la disposition des acteurs impliqués, qui profiterait à l'ensemble de l'université en fournissant des outils digitaux intuitifs et performants aux 6 000 enseignants et chercheurs et aux 3 000 membres du personnel administratif.
S'agissant des fonctions liées au personnel, Workday a été retenu pour son adéquation avec la roadmap digitale de NTU : une application Cloud native, mobile et SaaS. L'objectif de NTU était de faire de l'université un lieu idéal pour des personnalités exceptionnelles. Cela signifie que les membres du corps professoral et les autres devaient avoir accès à un ensemble commun de normes et de processus RH. NTU a trouvé chez Workday une plateforme technologique unique, facile à déployer et conviviale, qui répond aux exigences très strictes de l'université en matière de recrutement et de fidélisation des universitaires.
NTU est devenu le premier institut d'enseignement supérieur d'Asie à mettre en œuvre Workday, réunissant la planification RH, le recrutement, la nomination et la renomination des universitaires, la gestion des talents, la gestion de la performance, la formation et la rémunération. Aujourd'hui, 65 applications RH internes sont rationalisées en un seul système intégré dans lequel les collaborateurs peuvent accéder à des données RH en direct et intervenir partout, à tout moment, quel que soit l'appareil.
Workday nous a aidés à placer l'humain au cœur de notre activité et à le valoriser.
Chief Human Resource Officer
Améliorer l'expérience collaborateur
Si certains membres du corps enseignant et du personnel de NTU ont d'abord hésité à abandonner le système interne traditionnel, ils ont vite découvert que la nouvelle expérience collaborateur de Workday accompagne chaque membre dans son parcours individuel, en utilisant le Machine Learning pour fournir des informations clés, des recommandations et une assistance pertinentes à chaque étape. Workday a permis de changer radicalement la façon de travailler, de communiquer et d'interagir du corps enseignant et du personnel, en favorisant la collaboration interdépartementale.
La pandémie a conforté encore plus le choix de Workday. NTU a pu facilement payer ses professeurs et ses salariés pendant les deux mois de confinement en 2020. Workday a également aidé NTU à mettre en place des mécanismes de collaboration virtuelle, notamment pour l'évaluation et l'étalonnage des performances, et à diffuser des milliers de cours en ligne.
Workday est plus qu'un investissement technologique, c'est une nouvelle interface collaborateur qui répond à nos besoins en RH.
Chief Human Resource Officer
Un référentiel de données centralisé
Workday permet à l'ensemble du personnel d'accéder aux mêmes données en un seul emplacement. La possibilité de partager les dossiers des collaborateurs à partir d'un référentiel central a changé la façon dont le corps enseignant et le personnel de NTU travaillent, communiquent et collaborent.
En outre, les tableaux de bord de Workday, qui contiennent des informations exploitables et des données, stimulent et accélèrent la prise de décision. Par exemple, Workday Adaptive Planning intègre les données RH et Finance de NTU, ce qui permet aux deux services de travailler ensemble pour optimiser le coût des effectifs et être proactifs dans leur planification, et ainsi de contribuer aux objectifs de l'université.
Workday a transformé ma façon de travailler, en me fournissant un accès instantané aux informations concernant l'ensemble des collaborateurs.
Chief Information Officer
Amélioration de l'efficacité et de la productivité
NTU profite de la mise en place d'un référentiel central de documents RH, de processus rationalisés et d'une réduction des documents papier. L'interface conviviale de Workday favorise le self-service, libérant les RH des tâches administratives tout en améliorant l'expérience collaborateur. Désormais, les salariés ont accès à leur dossier personnel et peuvent mettre à jour leurs informations en quelques secondes, sans avoir à remplir un formulaire, ou demander un congé en s'adressant simplement à Workday Assistant.
L'efficacité du service RH a également progressé. L'administration de la paie des 600 universitaires à temps partiel de la NTU faisait auparavant l'objet d'un processus manuel sur deux à trois semaines qui reposait sur l'envoi de feuilles de présence par les différents établissements. Avec la saisie manuelle des données, l'exactitude était difficile à suivre et à vérifier, et tout retard dans le traitement des documents se traduisait par un décalage du cycle de paiement. Avec Workday, les universitaires à temps partiel peuvent envoyer leurs feuilles de présence en ligne 24h/24 et 7j/7 et suivre l'état de leur traitement. Dorénavant, ils sont toujours payés en temps utile.