Kansas City University accroît son efficacité en transformant ses services Finance et RH

« Nous avons été en mesure de développer l'université tout en ajoutant très peu de frais administratifs. » – CFO and Chief Operating Officer

50 %

de réduction du nombre de jours pour la clôture mensuelle et le traitement de la paie

416

heures économisées par an en supprimant la saisie de données pour un ETP.

37 %

de réduction des dépenses non gérées

90 %

d'augmentation des contrôles clés automatisés

Challenges

Les systèmes obsolètes de Kansas City University (KCU) ont laissé ses équipes Finance et RH en difficulté en raison de l'absence de fonctionnalités clés, notamment l'accès direct aux données, l'intégration avec les prestataires d'avantages sociaux et le système d'information des étudiants, le reporting en temps réel, etc. Et lorsque KCU s'est étendue à un second campus à Joplin, le besoin d'améliorer l'efficacité des processus sur les deux campus est devenu encore plus critique.

Pourquoi choisir Workday ?

KCU souhaitait réduire les tâches manuelles et la charge administrative, offrir un accès direct aux collaborateurs et aux managers, et améliorer le reporting et l'intégration des systèmes. Avec Workday, KCU bénéficie désormais d'une expérience utilisateur améliorée et, grâce à de meilleurs processus de contrôle des coûts de personnel et des coûts opérationnels et d'intégration, l'université a gagné en efficacité sur les deux campus.

Avantages et résultats

Automatisation et configuration des processus

La structure de processus de gestion et les capacités d'intégration de Workday permettent aux équipes Finance et RH de KCU d'allouer davantage de ressources et de temps aux activités importantes, générant de la valeur ajoutée. Les processus d'intégration, de paie, de clôture mensuelle, de suivi du temps et de gestion des frais sont désormais plus rationnels et efficaces.

50 %

de réduction du nombre de jours pour la clôture mensuelle et le traitement de la paie

416

heures économisées par an en supprimant la saisie de données pour un ETP.


Contrôles

L'absence antérieure de système d'achats de KCU a entraîné un traitement lent et incohérent avec des informations peu fiables. Désormais, les contrôles des dépenses sont renforcés par des contrats et un historique des achats facilement accessible. Les règles de validation, les étapes du processus et les approbations garantissent que les transactions sont correctement saisies et facilement suivies. Le contrôle des coûts du personnel est amélioré grâce à une meilleure gestion des avantages sociaux, une plus grande précision de la paie, une réduction des problèmes de saisie du temps et une meilleure visibilité du personnel externe.

37 %

de réduction des dépenses non gérées

90 %

d'augmentation des contrôles clés automatisés


Intégrité des données et audit

La réduction de la saisie manuelle et la structure des processus de gestion ont amélioré l'intégrité des données. Les services RH et Finance ont confiance dans les données et peuvent utiliser les capacités d'audit permanent de Workday pour identifier rapidement les problèmes. KCU a également rationalisé son processus d'audit externe en attribuant des autorisations de sécurité aux auditeurs.

30 %

de réduction du temps d'audit

60 %

d'augmentation de la précision des écritures comptables.


Aide à la décision

Grâce à Workday, KCU peut désormais générer des rapports qui fournissent un aperçu en temps réel des informations clés, notamment les budgets par rapport aux chiffres réels, les dépenses moyennes par service, le personnel externe, les données de paie, les congés/absences et la gestion du temps. Les informations sont plus facilement accessibles aux dirigeants, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapides et de meilleure qualité.

Amélioration de la visibilité et du contrôle des dépenses

Visibilité accrue des consultants externes


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