Flinders University optimise son agilité opérationnelle

Flinders University a déployé Workday pour remplacer ses systèmes traditionnels, gagner en efficacité opérationnelle et disposer d'une vision unique de ses informations.

Processus de gestion unifiés et rationalisés

Disposition d'un reporting intégré et d'informations exploitables

Passage des RH d'un rôle transactionnel à un rôle stratégique

Consolidation de la structure RH sur l'ensemble des campus

Flinders University disposait de systèmes traditionnels de gestion RH et Finance disparates, notamment un système de paie et plusieurs systèmes et applications rassemblés pour gérer les RH. Avec de nombreux processus complexes et manuels, l'élaboration de rapports était une tâche fastidieuse et chronophage, entraînant une expérience collaborateur négative. De plus, l'université ne disposait pas d'une vue d'ensemble de ses effectifs et présentait des problèmes d'intégrité et d'erreurs de données. Les responsables consacraient trop de temps aux tâches administratives. Il était urgent pour l'université de se doter d'un système RH moderne, dans le Cloud.

Workday repose sur des bases solides. Cette plateforme unique harmonise les processus. Elle vous permet d'utiliser vos outils de travail de la même façon qu'à la maison.

Chief Information Officer

Priorité à la satisfaction client et aux bonnes relations

Flinders a choisi Workday après avoir demandé aux fournisseurs présélectionnés de tester le produit dans un environnement type avec un groupe d'utilisateurs. « Il ne s'agissait pas uniquement d'un test du produit. Nous testions également les relations avec les fournisseurs. Nous voulions comprendre le type de comportement auquel nous pouvions nous attendre en plein projet. Nous avons constaté que Workday attache une grande importance à ses 98 % de satisfaction client. C'était manifeste, aussi bien dans l'environnement de test que lors des premiers contacts pendant l'intégration. Toute l'équipe s'est pliée en quatre pour nous aider et nous accompagner pendant cette période difficile », déclare Kerrie Campbell, Chief Information Officer.

Flinders a également apprécié que Workday soit un véritable service SaaS. « Certains prétendent proposer des SaaS alors qu'il s'agit en réalité d'un client lourd transformé en client léger. Alors que Workday est un véritable service dans le Cloud. »

Des processus de gestion universels et rationalisés

Flinders a profité de l'occasion pour rationaliser et automatiser ses processus de gestion, améliorant ainsi la convivialité, et supprimer les processus administratifs chronophages. « Sur nos 93 nouveaux processus de gestion, 90 ne nécessitent que deux clics. Les trois autres processus, qui nécessitent trois clics, sont des processus financiers. Nous avons donc vraiment allégé nos processus de gestion », explique Kerrie Campbell.

Le personnel de l'université avait l'habitude de procédures lourdes, où il fallait remplir des formulaires manuellement et les faxer au service compétent. Après la mise en œuvre de Workday, ces tâches fastidieuses sont devenues inutiles et 25 formulaires ont été supprimés. L'équipe projet a également désactivé 14 applications différentes autour du seul système de paie.

Workday va nous permettre de sécuriser, de gérer et d'utiliser plus efficacement les données relatives au personnel et de débloquer de nombreuses opportunités, notamment par le biais de changements technologiques dans les prochains mois.

Chief Information Officer

Les RH acquièrent un rôle plus stratégique

Pour Kerrie Campbell, la façon dont les collaborateurs occupent le temps ainsi gagné avec Workday constitue l'un des principaux avantages. « Les membres du personnel se rendent à un endroit et disposent d'une source d'information unique, ce qui facilite grandement leur travail. Le temps supplémentaire dont dispose les collaborateurs leur permet d'accomplir des tâches plus importantes. Ils interviennent à un niveau plus élevé de la chaîne de valeur, ce qui signifie qu'ils effectuent un travail plus intéressant pour l'entreprise au lieu de remplir et de transmettre des documents. »

Un personnel enthousiasmé par la transformation digitale

Kerrie Campbell est également ravie par l'accueil favorable réservé à la transformation digitale avec Workday par le personnel de l'université. « Le déploiement de Workday a vraiment changé l'état d'esprit des collaborateurs. Nous sommes passés d'un mode de fonctionnement traditionnel à une plateforme vraiment moderne, si bien que le personnel attend davantage de nos autres systèmes. On nous demande sans cesse : “Pourquoi ça ne fonctionnerait pas comme Workday ?”. C'est une bonne chose, car cela signifie qu'ils ont complètement adopté cette solution. Cela facilite la mise en œuvre d'autres nouveaux produits. »

Le déploiement de Workday représentait une transformation majeure pour Flinders, c'est pourquoi nous avons décidé d'implémenter cette solution malgré le contexte de crise.

Chief Information Officer


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