California College of the Arts (CCA) encourage les étudiants à façonner la culture et la société par la pratique et l'étude critique de l'art, de l'architecture et de la littérature. Cependant, lorsque CCA a examiné les systèmes administratifs dont il dépendait au quotidien, il a constaté que les normes de conception étaient plutôt faibles. « L'esthétisme des fiches de présence papier imprimées à partir de feuilles de calcul Microsoft Excel ne reflétait pas nos valeurs en tant qu'école supérieure d'art », explique Annemarie Haar, Director of Libraries.
L'établissement souhaitait offrir à ses usagers une meilleure expérience d'utilisation du système RH. « Nous nous appuyons sur un grand nombre de formateurs externes qui possèdent leur propre cabinet d'architecture ou de design, précise Mara Hancock, CIO and the Vice President for Technology au CCA. Et ils sont habitués à des normes de conception élevées. Nous voulions donc créer une expérience utilisateur très conviviale et moderne pour eux. »
CCA fonctionnait avec un ensemble de systèmes RH et Paie disparates, ainsi qu'avec des feuilles de calcul propices aux erreurs et des processus manuels fastidieux. Il était difficile de disposer de données précises sur les collaborateurs, et la connaissance des talents de l'établissement était limitée.
Des données obscures sur le personnel, le corps enseignant et les étudiants
« Nous rencontrions des difficultés à extraire des informations de nos systèmes, explique Laura Hazlett, Chief Financial Officer. Par exemple, les utilisateurs finaux n'avaient aucune visibilité sur les informations relatives au personnel. Si un responsable désirait consulter le salaire d'un collaborateur, il ne pouvait le faire sans passer par les équipes RH ou Paie. De plus, s'il s'adressait au service Paie pour obtenir des informations, celles-ci étaient parfois différentes de celles obtenues auprès des RH, car les données se trouvaient dans des systèmes différents. »
Selon Amy Flaherty, Director of Payroll and Benefits Administration, le manque de visibilité devenait encore plus problématique pendant la préparation budgétaire. « Nous étions débordés d'appels de responsables qui demandaient à connaître les salaires de leurs salariés actuels. Ils n'avaient même pas accès à ce niveau d'information. »
Avec les anciens systèmes, ne serait-ce que la génération d'un simple rapport, comme une liste de tous les directeurs, s'avérait complexe. « Vous deviez procéder à un grand nombre de recherches manuelles, et vous obteniez souvent des rapports incomplets ou inexacts, ajoute Laura Hazlett. Les responsables ne disposaient pas des données nécessaires à la prise de décisions pertinentes. »
L'école souhaitait connecter Workday HCM et Workday Payroll pour gagner en efficacité. L'amélioration des processus et l'acquisition d'une vision stratégique permettraient au CCA de supprimer les étapes inutiles qui réduisaient la productivité des principaux processus de gestion.
L'université a opté pour Workday. « Je crois fermement au pouvoir de la technologie, déclare Laura Hazlett. Il me semblait que nous étions mal équipés avec nos anciens systèmes. Et Workday semblait être à la pointe du progrès. »
Productivité et prise en charge améliorées
Après un déploiement réussi, CCA a rapidement pu constater de réels avantages. « Je peux accomplir en 15 minutes une tâche qui me prenait auparavant une heure, explique Annemarie Haar. Lorsque vous gérez une équipe, le gain de temps résultant de la suppression des processus manuels de saisie des chiffres et d'impression des feuilles de calcul pour la tenue des dossiers est considérable ».
Le feedback utilisateur a été positif. « Au moment de la mise en service, nous devions accorder une prime aux personnes qui avaient travaillé pendant les vacances d'hiver, se souvient Laura Hazlett. Le responsable a demandé à notre informaticien de lui montrer comment soumettre la demande dans Workday. L'opération a été réalisée en moins d'une minute et le responsable a déclaré : « Ouah ! Ça c'est du changement ». »
Laura Hazlett est également satisfaite de l'accompagnement dont a bénéficié CCA de la part de Workday depuis sa mise en service. « Souvent, on vous vend des promesses et tout va bien jusqu'au démarrage. Ensuite, le niveau de service client a tendance à se détériorer, voire à disparaître complètement. Mais chez Workday, c'est différent. Ils semblent sincèrement préoccupés par le fait que nous soyons satisfaits du système. »
Les RH, un partenaire stratégique
L'approche unifiée de Workday pour la gestion de multiples fonctions RH s'avère être un réel avantage. « Le fait que les collaborateurs et les étudiants puissent gérer leurs fiches de présence au même endroit constitue un gain de temps considérable et améliore nos workflows, déclare Amy Flaherty. Cela nous libère et nous permet de fournir un meilleur service client.
« Mais le plus intéressant est de pouvoir élaborer des rapports à partager avec les responsables à travers le campus. Grâce à cela, les responsables peuvent désormais déterminer s'ils atteignent les objectifs fixés et comprendre ce que font, ou ne font pas, leurs salariés. »
L'accès des responsables aux informations dont ils ont besoin a permis d'éliminer de nombreuses étapes intermédiaires et de conférer aux RH un rôle plus stratégique.
« Ce système offre une structure dans laquelle notre équipe RH peut élaborer des modèles de rémunération, des profils d'emploi et appliquer tous ces protocoles RH majeurs que nous n'utilisions pas auparavant, explique Mara Hancock. Il ouvre de nouvelles perspectives et améliore notre travail. »
Une expérience utilisateur de pointe
CCA est ravi que Workday offre l'esthétique visuelle et l'ergonomie d'une technologie de pointe populaire. « Le design constitue une amélioration considérable par rapport à ce qui existait auparavant, indique Annemarie Haar. C'est net, sobre, coloré et très intuitif. »
« C'est étonnant de constater à quel point tout est facile, ajoute Mara Hancock. Les attentes de notre corps enseignant, de notre personnel et de nos futurs étudiants sont élevées. Ce qu'ils veulent, c'est une solution beaucoup plus moderne et flexible. Et c'est ce qu'apporte Workday. »
Des mises à jour régulières
Le passage à une nouvelle version d'un logiciel n'est plus une initiative décourageante impliquant des interruptions de service, des coûts élevés et des développements spécifiques.
« Le fait que Workday propose deux versions par an fait une énorme différence, explique Mara Hancock. Le code de nos systèmes traditionnels datait des années 1980. Nous avons dû adapter le système à nos besoins et les coûts de maintenance étaient considérables. Avec une mise à jour Workday, il suffit de cliquer pour l'activer. Pour les membres du personnel qui se sont occupés des mises à niveau sur les systèmes traditionnels au fil des ans, c'est un changement radical. »
Étapes suivantes
À l'avenir, CCA s'attend à réaliser des bénéfices encore plus importants, car de plus en plus d'utilisateurs profitent des fonctionnalités mobiles de Workday.
« Je pense que nos étudiants apprécieront de pouvoir remplir leurs fiches de présence sur leurs appareils mobiles, vu le temps qu'ils passent dessus », déclare Amy Flaherty.
Des plans sont également prévus pour optimiser les processus obsolètes de recrutement des talents de l'établissement. « Le déploiement de Workday Recruiting transformera la façon dont nous organisons nos effectifs, explique Mara Hancock. Notre personnel sera en mesure de se concentrer davantage sur le développement des avantages sociaux et des relations avec la hiérarchie, ce qui était impossible auparavant. »
« Le passage à Workday a été une décision importante pour l'établissement. Je suis ravie que nous ayons eu le soutien de nos parties prenantes pour changer de système, et je suis certaine que Workday saura nous servir », conclut Laura Hazlett.